加强医院档案管理的探讨

张淑娟 张玉颖

（1.大庆市中医医院 黑龙江 大庆 163111；2.哈报集团 黑龙江 哈尔滨 150001）

医院档案是指医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的信息材料。医院档案的种类有:文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、科研档案、声像档案、病历档案等。虽然随着经济和社会的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，但是作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。因此，研究医院档案管理具有重要的理论意义和现实意义。

1医院档案管理中存在的问题

1.1 档案管理意识淡薄

医院的中心工作是医疗，在医院管理中重视医疗工作、轻视档案管理工作的现状较为普遍。医院中大都存在档案意识淡薄、认为档案管理工作可有可无的观念，导致医院的档案资料零星不全，不能真实准确地反映历史。

1.2 档案管理制度不健全，缺乏统一的管理

在医院管理中，各家医院一般都按照卫生管理部门要求制定适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，未有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也将档案管理纳入目标考核。因此医院档案还未有统一的管理制度和方法，管理格局混乱，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。

1.3 档案管理人员素质参差不齐

目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为档案专业出身的人员较少，而且专业知识老化，知识面较窄，结构不合理，这些情况已不适应新形势下的档案事业发展。档案管理是专业性较强的学科，管好用好档案需要有一定专业知识的人才，特别是在长期管理过程中所积累的知识与经验，这对档案管理很重要。而在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和教育，对档案管理人员素质的提高和教育未纳入计划和要求，导致许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力。

1.4 档案门类分散，载体单一

目前，医院档案基本上分为文书、科研、基建、财会、设备、医疗(病志)六部分。这六部分的门类又多分散在几个业务部门管理，加之档案载体复杂，业务部门无法长久保管。而且在档案室保管的大多是文书档案，其他载体的档案较少。由于对《档案法》认识和执行不够，未能认清档案管理在医疗事业发展建设中举足轻重的作用，一些部门单纯强调工作特殊性，不考虑完整归档的长远意义，因而妨碍了档案尽快地统一到院档案室管理。还有一些部门或个别人员未真正认识到:一些重大会议的照片、录音、录像等史料，形象、客观、真实地反映出全院当时的历史面貌和历史活动，具有极重要的认证和参考作用。这种现状如不解决，其对考察历史造成的损失将无法估量。

1.5 档案的利用不充分

主要是由于档案室工作人员不能积极主动为部门、科室提供服务。加之一些部门未意识到在科研实践中利用档案进行研究、分析、总结经验教训，有助于加快各项工作进程，取得事半功倍的效果。使得档案资源得不到充分利用，不能很好地为临床医疗、科研和教学服务。

2对加强医院档案管理的几点设想

2.1 加强对《档案法》学习与宣传，增强档案法规观念

当前，全国各级档案部门都在根据《档案法》的规定，积极推行档案的综合管理，并将其作为企业升级的一项重要指标。医院也应加强对《档案法》的学习与宣传，除档案工作者加强宣传教育外，还需要领导重视，尤其要求各业务部门负责人增强法律观念，使人们认识到文件材料归档，也是各科室的职责范围是执行国家法规的需要从而增强依法治档的积极性使各部门在抓档案工作中，顾全大局，为档案室的综合管理提供资料，为丰富档案室藏创造条件。

2.2 制订合理的档案管理制度，综合管理医院档案

档案集中统一综合管理是国家档案管理工作的制度和基本原则，也是《档案法》以法律形式所确定的内容。但是医院档案工作内容繁多复杂，部门众多而又分散，专业性、技术性强，档案管理要求及机密程度要求差异悬殊。因此应建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中不断完善。首先，建立与科技的发展、档案管理手段的更新、管理水平的提高相适应的科学的档案管理体系及健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。明确职责，并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理、统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价、同步发展。其次，要建立有效的激励机制，将档案建设作为各科专、兼职档案员的年度考核内容之一，以激励他们的工作热情，促进档案事业的完善发展。

2.3 转变观念，提高档案管理人员素质

首先，档案管理人员要解放思想，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去“重管轻用”的陈旧管理方式。由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，将档案工作同医院的社会效益和经济效益联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，适应外部环境和内部变革的需要。其次，档案管理人员要刻苦学习专业知识，掌握信息处理、计算机操作等现代化管理技术，以适应档案管理现代化的需要。另一方面，医院应将档案管理人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等继续教育途径，提高业务水平，建立档案管理人才梯队，以适应档案业务发展的需要，推动档案管理水平的提高。

2.4 开发档案资源，为医院工作服务

档案资源的的开发利用是档案管理的主要目的，通过档案深层次开发，可以提高档案的使用价值，为医院业务、科研、教学、医院管理及患者提供更好的服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益。医院档案管理人员要增强创新意识，强化服务观念，不断完善档案检索工具，以满足医院各部门及医护人员对档案利用的需求，通过提供热情、细致、快捷、简便的档案服务，树立医院档案部门良好的服务形象，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。

2.5 加快档案信息化建设，提高医院档案管理工作效率

医院档案科学化管理，不是各门类档案简单集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、科学化、现代化的高标准系统工程。医院要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，实现档案管理网络化。目前，计算机是现代化管理手段不可缺少的工具，具有检索快捷、方便、高效等优点。针对医院档案门类较多，须保留大量的业务归档材料，医院应从实际情况出发，创造条件，使档案信息在现代化机器设备中准确、方便地再现，使档案信息的处理传输获得前所未有的积极效果，实现档案管理的自动化、网络化、现代化。

总之，在现代社会信息化快节奏的今天，对档案管理的要求越来越高，为适应发展迅速的形势，应切实提高档案管理水平。同时，医院要加强开发档案信息资源，提高档案的使用价值，推动档案工作发展，利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，必须并重视医院档案管理人员的培养，力争实现医院档案管理的规范化、标准化、科学化、现代化。

[1]章文，田晓琼.浅谈医院档案管理的思路[J].医学信息，2008，21.

[2]王伟国，李清.浅析如何实现医院档案管理现代化[J].黑龙江档案，2007，28.

[3]王小菁.医院档案管理工作中存在的问题和改革思路[J].中国现代医生，2008，46.