浅谈提高医院档案管理水平之作法

曾玉和

（广东省惠州市中心人民医院 广东 惠州 516001）

医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的信息材料，它们都真实地反映着医院工作的历史和现状，是医院的宝贵财富。医院档案记载了医院历史发展的全过程，是医院管理工作中的重要组成部分，它不仅涉及医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众健康和医疗事业的发展，因此，医院档案工作在医院管理中有着非常重要的意义。下面就如何提高医院档案管理水平谈谈自己的看法。

一、明确责任，加强考核，保证医院档案管理的规范化

医院领导对档案工作的认知程度和重视程度是医院档案工作顺利开展的基础保证，医院领导要高度重视医院档案工作，切实加强领导，建立完善的档案组织机构，明确分管档案工作的领导、负责档案工作的责任部门及各相关职能科室的兼职档案工作人员，形成有主管领导主抓、职能部门领导负责、基层专兼职档案管理人员工作的管理网络；把医院档案工作纳入医院整体建设发展规划和管理体系，健全档案工作制度，规范档案管理，明确工作职责，完善档案的收集、归档、整理、开发利用、保密、鉴定、统计、安全防护等规章制度；建立相应的考核制度，将医院档案工作纳入职能部门管理责任书，实行绩效挂钩，明确相关人员对档案工作的职责任务，抓好归档材料的收集整理，促进档案管理的规范。

二、充分认识医院档案的重要作用，保证档案内容的真实性和完整性

医院档案的真实准确，直接影响医院本身的形象和荣誉，档案记载的内容直接关系档案的利用效果，医院档案本身具有专业性强的特点，不容有虚假成分，否则对查阅、利用档案的人来说会产生不良后果和影响。完整性是指归档的文件材料能够完整地反映医院各项活动的发展过程和结果，其中每份文件都是这个整体中不可缺少的组成部分，相互存有必然的内在联系，需要完整保存。为保证医院档案内容的完整性，要采取经办人员立卷制度，各科室明确兼职档案管理人员，负责督促检查日常档案资料形成、积累和整理，为日后的归档工作打好基础，使医院的历史能在档案中得到全面涵盖。加强对病历档案的收集力度，病历档案是医院临床工作的原始资料，是总结临床经验的可靠依据，是医学教学和科研工作的基础。它客观、完整、连续地记录了病人的病情变化和诊疗实践的全过程，对医疗工作的发展起着重要的作用。医院病历档案管理工作专业性、技术性很强，直接关系着广大人民群众的疾病防治和身体健康。病历档案资料信息的利用率高、时间性和实用性强，这就要求必须在短时间内做好收集、组卷、登记、分类、编目、编码、排号、贮存和档案的检索、编号等工作，把病案中大量的医疗信息资料进行全面系统地收集分析，及时准确向医院领导、科室医务人员提供有价值的医疗信息，为医院领导加强业务建设、提高医务人员医疗技术水平提供依据。保证病历档案书写的标准化、规范化，病案填写要按统一的要求，力求准确，做到有项必填、不缺、不漏，保证病历档案的完整性。

三、加大投入，提高配备，实现医院档案管理的现代化

加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容。另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个单位的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的占地空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富档案管理经验，使医院档案管理现代化、自动化。

四、加强医院档案管理人员素质的培养

档案管理是专业性较强的学科，管好用好档案需要有一定专业知识的人才，档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院档案管理人员是整个医院档案管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，这就要求培养高素质的档案管理人员，不但要对医院档案从业人员进行档案管理现代化的知识培养，了解医院档案管理现代化的具体内容，而且要提高医院社会群体的档案意识和法制观念，对他们进行档案工作的基本法律宣教，使他们遵守档案工作的法律、法规和方针政策，认识到医院档案的潜在价值及其所带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理与利用。

五、加强医院档案管理工作服务的创新，保证档案资源开发的深入利用

服务是档案工作的主要职责,也是实现档案价值的基本途径，医院档案工作的目的是要更好地为医院各项工作服务，医院档案部门必须树立明确的服务观念，根据医院档案利用工作的特点，在了解掌握医院工作信息需求的基础上，加大医院档案资源的开发力度，进而提高档案的利用水平。要大力开展档案的编研工作，减少原始档案、文件的直接利用，缓解保存与利用之间的矛盾；根据本单位的使用需要，编写医院发展史、全宗介绍、大事记、组织沿革、发文汇编、医院基础数字汇编、干部任免职汇编、技术人员技术职务晋升汇编、先进集体与个人汇编等；建立全引目录、案卷目录、案卷目录索引及分类索引，做到迅速为利用者提供服务；在不涉及单位机密、个人隐私前提下，尽量向本单位甚至社会开放更多档案资料，实现更多档案资源共享。医院档案管理工作只有按照现代管理的理念，拓宽服务领域，扩大服务范围，搭建服务平台和创新服务方式，才能有效挖掘档案资源潜在的经济价值和社会价值，从而更好地为医院、患者及社会公众服务。

总之，只有全体医务工作者深刻认识档案资源在医院管理中的重要地位和作用，清楚了解我院档案管理的现状，从思想、观念和行动上重视档案管理，不断提升医院档案管理水平，才能使医院档案管理工作更好地为医疗卫生改革和医院事业发展服务，为利用者提供更加全面、快捷、方便的服务，促进医院的可持续发展。

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