谈科研档案工作信息化建设

刘 玫 王 莉

（1.齐齐哈尔市住房公积金管理中心；2.齐齐哈尔市房地产产权市场管理处 黑龙江 齐齐哈尔 161000）

一、科研院所档案信息化建设现状及存在问题

以黑龙江省为例，一些科研院所档案信息化工作起步较早，目前绝大部分院所已使用了计算机管理档案目录，完成或开始了文件级的档案录入，变“案卷级管理”为“文件级管理”。有相当一批院所建立使用了“OA’系统。各院所档案馆还加强了档案信息化的制度建设，有的院所网站也陆续建立并开通。尽管一些科研院所档案信息化建设有了一定的发展，但档案信息化建设总体上远滞后于全国信息化建设的整体水平，而省内科研院所档案信息化建设发展水平也很不平衡，部属科研单位、省属科研单位及各类民办科研单位之间的档案信息化水平参差不齐，前二者档案信息化水平较高，而大部分小规模、民间科研单位则尚未建立档案目录数据库；有的虽然配备了计算机但未配置档案管理软件，只能实现单机下的档案检索；还有一些院所档案馆（室）甚至连计算机、扫描仪等基础设施都不配置。总体上看，存在以下问题。一是科研单位档案信息化建设还处于初级阶段，与机关、银行等部门的档案信息化建设水平相比还存在着很大差距。二是档案信息化建设意识淡薄，思想观念跟不上形势发展的需要，缺乏统一的档案信息化建设标准规范。三是信息化基础设施建设薄弱，经费和技术保障还不够有力。四是信息化安全保障体系建设不完善，档案信息化人才队伍建设需进一步加强。

二、加强科研单位档案工作档案信息化建设的建议

科研档案信息化建设是科研单位信息化建设的组成部分，建设过程中要把握以下原则：一是全局性原则。档案信息化建设必须纳入本单位信息化建设整体规划，与学校信息化同步发展。二是标准化原则。加强各大标准的制定，以有效实现信息互通资源共享。三是经济性原则。建设标准要与本单位的具体情况相结合，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原则。采取必要措施，确保信息安全、数字档案可靠和内存的真实。

(一)加强基础设施建设为科研档案信息化建设打牢基础

档案信息化建设必须建立在一整套现代化软硬件设备基础上。此外，实现信息资源的共享，还需要特定技术环境，即高速的数字通信网络。它主要通过二个层次来建设。一是科研院所档案馆室范围内的档案局域网式的自动化集成管理，面向档案馆室内的整理、编目、利用等主要业务工作环节，使档案馆室业务管理在自动化的基础上形成一个整体并向来馆室的利用者提供检索和查询等项联机服务。二是通过院所网站面向院所各科研、管理和服务部门提供服务，利用者可在各自办公室甚至住宅内的网络工作站上对馆藏档案进行网上利用等服务。档案馆室还可通过各种网络应用系统，实现对电子文件的收集、归档。三是通过连接互联网，开展合作业务，实现科研档案资源共享。对此，科研院所应当设立专项经费，保障档案信息化建设与本单位信息化建设同步进行。

（二）完善制度建设，健全工作体系，为科研档案信息化建设提供保障

档案信息化建设目前还缺乏统一标准，原有的档案管理规章制度已不适应档案信息化需要，各科研院所应根据自身的特点，注意吸收相关行业的管理标准和经验，制定完善的符合实际需要的标准和制度，以保障档案信息化建设工作安全有序地开展。此外，档案的收集、保管、利用等各个工作环节都需要进行重新设置。首先是数字化档案的收集。收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于一些科研院所的科研网建设已属成熟阶段，科研各部门均已接通，所以数字化文件归档将是一种很便捷的方式，只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后，通过本单位科研网再转发一份到档案管理部门即可。一般应在完成逻辑归档（即电了文件的原存储位置不变）后，把需要归档的电子文件集中下载到档案管理部门可脱机保存的存储介质上，完成物理归档。其次是数字化档案的保管。由于数字档案载体的特殊性，档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器存储，保管的重点是保证数字档案的可读性和可利用性，同时防止信息丢失、被非法更改等。最后是数字化档案的利用。文件制作与档案管理采用同一系统软件，在文件制作的工作平台上将文件内容已包含的检索字节加文号、题名密级、作者、时间等用一定的格式固定下来，再加上档案管理的部分编号如档号等，做到文件制作与编制检索工具基本同步。

（三）建设功能齐全的档案信息数据库是科研档案信息化的关键

档案信息数据库是一个有组织、系统化的数字大集合，目前科研院所要建设档案信息数据库，其信息一方面来源于现有的馆藏档案，利用数字化技术将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息，通过手工著录、扫描等形式，转化为数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中，完成现有馆藏档案信息向数字化的转化。另一方面，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理，转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。根据科研工作的特点所建成的档案信息数据库，至少要包括以下内容：一是要建立数字化馆藏档案基本目录数据库。根据科研工作档案基本情况，通过著录标引，建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库，即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化，且能通过计算机检索与编目。二是要建立各类专题数据库。根据科研工作现代化管理与发展要求，建立一系列专题数据库，从目录到档案全文内容齐全。三是要建立档案全文原貌的数据库。把科研工作馆藏珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等类原件或实物，通过扫描或数码相机摄录等方式，把档案原件以图形方式存储在计算机中，并为其编制题名、责任者、关键词等索引，建立相应数据库，实现档案全文原貌的管现封

（四）加强安全措施建设，确保科研档案信息化建设系统安全

档案实行信息化管理具有快捷、优质、高效的特点，但也存在安全问题。一方面采用必要的技术手段加以防范。当前各种技术防范手段不断推出升级更新，包括加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和访问权限控制技术等，都是有效的手段，应该充分综合运用，提高安全性。另一方面，通过建立完善的安全管理制度加以防范。档案工作部门应建立一整套科学合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行全过程管理，从每一个环节解决信息失真的隐患。