论电子公文的档案管理

王 玥高 峰

(1.齐齐哈尔市房地产产权市场管理处;2.齐齐哈尔市军队离休退休干部第二休养所 黑龙江 齐齐哈尔 161000)

对于档案管理工作来说，电子公文归档已经成为档案工作的必然方向，承担起电子公文的归档管理工作，档案部门责无旁贷。电子公文的管理给传统的档案管理模式带来了深刻的震撼与变革。

一、电子公文流程

电子公文流程是电子公文从起草到归档，并按照标准的、统一的公文交换与共享机制和定义好的规则，在各部门之间逐级审批、传递，从而完成办理目标并归档保存的流转过程。对于电子政务来说，电子公文流程是整个公文的办理过程，其质量和效果直接关系到电子政务系统的运转效率和效能。在电子公文流程的设计和实现过程中,对于流程上每个环节的工作状态、工作时间、工作方法等运用应用统计分析、数据挖掘分析、多维查询功能、知识推理等知识管理技术等进行分析。诊断出流程中的低效率环节，实现流程的动态优化，制定流程的优化和重组方案，可以实现电子公文的网络流转，缩短文件流转时间，提高电子政务工作效率。

对于档案管理来说，电子公文流程是文件的整个生命周期过程，对其进行监控与管理，可以清晰地记录和反映电子公文形成和处理的全部动态过程，可以监管网络中的电子公文是否丢失损毁、内容是否正确、文件能否正常打开。通过电子公文流程的实现，档案机构的管理由事后管理变为适时管理．甚至是超前管理。记录电子公文从形成到归档成为档案的一切活动过程和处理情况，最大程度地保证电子文件的原始性、真实性、可靠性、完整性和准确性。

电子公文流程包括4大要素:同一个业务目标、多人参与、按照一定的顺序和规则传递、每个参与者通过事件操作完成自己的任务。对电子公文流程进行合理、准确的分析和设计可以有效地完成电子公文办理和档案管理双重任务，既提高电子政务系统的运转效率，又提高档案管理质量。

二、电子公文工作存在的问题

我国目前电子政务建设过程中，存在把信息化这一电子政务的手段作为目的、定位不明的问题，不少政府机关认为将政府事务搬到网络上就是电子政务。其工作方式完全按照传统的各部门行政职能划分和传统的工作流程进行，只是将信息传递的方式由传统方式变成电子方式，电子公文流程亦是如此。许多办公自动化系统、电子政务系统多数是将传统公文管理原则和流转过程原封不动地搬到网络上，形成电子化的传统流程。目前存在的主要不足:一是没有根据信息技术的特点从根本上优化整合原有业务过程；二是缺乏相应标准，每个单位都根据本单位以往处理公文经验，开发公文管理系统，流程不规范；三是在系统设计与实现时根据机构经验考虑本部门实际情况多，实现的往往是公文流程中某一段的功能，没有从文件整个生命周期的整体上、宏观上把握公文流程，尤其是忽略了档案管理与电子文件管理的要求。这些都与电子政务建设的要求有一定的距离。

三、电子公文归档管理

(一)要进一步明确电子公文流程与传统公文流程的区别。传统的公文流程受地理位置和人力资源分配影响被分割在多个部门，流程从一个部门转到另一个部门。增加了交接环节和复杂程度。各部门只对自己的工作负责，无人对整体流程负责。这些特点造成公文流转效率低下、反映迟缓，整体机能趋于退化。而且，传统公文流程随意性强，规范程度较低．增加了公众办事的难度。

在传统公文的档案管理方面，由于文件管理与档案管理业务主体不同，造成对公文的关注点不同。文件形成、使用和管理部门注重文件的现行目的和现行作用，关心文件的内容、办理过程及处理结果，对公文留存价值判定以部门为取向。档案部门注重文件反映历史活动及过程事实的凭证价值和参考(情报)价值，留存价值取向不仅要反映部门在事件过程中的地位和作用，更注重再现历史的考证价值。两种价值观的差异，表现在公文归档上，就是因人而异、因部门而异，因认同标准而异。

电子政务环境对传统公文流程提出了变革需求。传统公文流程中有很多人为的、硬性的工作方式，在电子政务中可以变革和修正。如某一流程第一个步骤未完成之前，无法开始下一个步骤，但实际上这并非总是必要的。在电子政务建设中，可以借助信息技术，增强公文流程的并行化程度和同步化程度，加快工作速度。

电子公文流程是在对传统公文流程进行分析、精简、优化、整合、重组后实现的，它可以改变原有流程中需要多道转手、耗费交接时间、占用过多人力，文档管理分离的环节，在计算机网络和信息技术支持下完成原来的工作。突破传统公文流程中时间、空间和部门分隔的制约，提高信息共享程度，提高流程效率。

(二)要充分考虑档案管理与电子文件管理需求。当前电子政务系统中许多功能源自以往的办公自动化系统，其中对公文一般都是简单的归档，没有考虑档案管理中的电子文件管理需求。电子公文的流程设计必须具备对电子政务环境中的公文、档案进行全程管理的宏观战略和协调策略，深层次分析电子公文管理过程中的关键问题、技术难点、实施障碍等主要问题，充分考虑档案管理与电子文件管理需求。

通过标准化、规范化的电子公文流程设计，完成电子公文的撰写、签发、编号、登记、发放、接收、归档、著录、检索、借阅、编研等生命周期管理的全过程，并在这个过程中充分考虑档案管理需求与电子文件管理需求，将档案管理需求有机地嵌入其间。结合流程每个环节的特点阐明该环节的文件管理需求与档案管理需求，设计如何适当地添加满足电子文件管理需要的相关背景信息和元数据，形成既满足公文高效流转又满足文档一体化管理要求的流程。做到归档前后标准统一，分类体系相同，信息共享。使公文处理与档案管理紧密结合起来。

标准规范的电子公文流程，可以实现公文流转的电子化和文档管理一体化，突破传统公文流程中时间、空间和部门分隔的制约。可以使档案部门定期或实时地接收公文，完成档案的归档和交换手续。各部门的机关工作人员同时通过网络实现对这些档案信息资源的共享。

(三)要认清电子公文流程的动态适应性。动态适应性是指对已制定的公文流程。可以将其根据功能进行分解为若干步骤。在电子公文管理系统的流程表中，可增加步骤，也可减少步骤，可以定义各个流程，并记录下该流程所有信息，如:流程名称、流程步骤、流程形成的文件信息、错误处理信息等。电子公文管理系统的使用人员通过选择要流转的流程名称就可以在收、发文办理中调用该流程，文件就会按照所选择的流程进行流转。在流转过程若发生流转错误，系统自动根据流程定义时的错误处理信息进行处理，或返回给错误处理人员进行下一步的处理。

当机构重组导致公文流程发生改变时，只要通知系统管理员对公文流程的各个步骤进行修改，使其满足当前业务流程的需要，此后公文会自动根据修改后的流程进行流转．不用进行另外的系统开发。

(四)电子公文流程要实现标准化。在目前的电子政务建设中，关于电子公文管理存在办公自动化管理软件、公文管理软件、档案管理软件、文档一体化管理软件等各类软件。这些软件没有参照一定的模型，没有遵循统一的标准，重复建设，难以兼容。这种局面迫切需要加强标准化建设。

在电子公文流程实现过程中所需的各种信息编码、信息交换、文件格式标准、认证标准等都必须实现标准化。有关部门要对这些内容制定标准，电子公文流程模型要遵守这些标准，有关实践部门必须了解和应用这些标准。另外，对于电子公文流程要有相应的评价标准，用以对当前各地区、行业系统的电子公文流程进行评价。