谈新形势下现代企业档案工作建设

张荣珠 张继红

（1.齐齐哈尔市道路运输管理处 黑龙江 齐齐哈尔 161000；2.齐齐哈尔市房地产产权市场管理处 黑龙江 齐齐哈尔 161000）

经过30多年的改革开放，我国原有的计划经济模式已被打破，单一的“公有制”经济模式不复存在，各种经济模式的企业风起云涌，市场经济正在逐步完善和发展，建立与完善现代企业档案工作已成为必然。

一、现代企业档案工作的法制条件

《中华人民共和国档案法》第三条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《宪法》、《公司法》、《会计法》、《统计法》、《著作权法》等法律都有档案工作的相应条款规定。《档案法实施办法》、《民法通则》、《企业档案管理规定》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设项目（工程）档案验收办法》、《会计档案管理办法》、《企业职工档案管理规定》等法规规章也都有具体的要求。原则上说这些规定同样适用于现代企业，特别是由国有企业改组为股份制企业的。国家档案局、体改委、经贸委、国资局等四部委制定的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》作出过明确具体的规定。《档案法》颁布以后我国档案工作逐步走上了“依法治档”的轨道，日益形成了以《档案法》为核心，由档案行政法规、规章组成的相互联系、相互协调的有机体系。同时，对于档案法规的研究也日益深化。

现代企业档案是企业各方股东共同拥有的资产和产权真实可靠的原始凭证，也是国家档案的重要组成部分。依法管理现代企业档案，是维护股东资产与权益的重要保障。对于保护企业商业秘密、知识产权和国家秘密是至关重要的。在政治、经济体制改革不断深化的进程中，全社会的档案法制观念还比较薄弱，特别是企业高级管理层监督管理企业工作的政府部门、应聘的中介机构等人员的档案法制观念与企业改革发展的要求还存在着一定的差距。一些股份制企业涂改伪造损毁档案的现象亟待依法规范和解决。

二、现代企业当前档案工作的基本情况

依照档案法律法规和档案行政管理部门对档案工作的要求，当前大多数企业存在以下主要问题。

（一）绝大多数企业没有独立或明确的档案管理机构和体系，没有明确的档案工作分管领导。企业设立后其档案往往由大股东的档案机构继续管理，既不在公司层面设立机构、配备人员、分立全宗，也没有办理委托大股东管理的协议手续。由于是两家法人单位，大股东的档案机构在对股份公司档案的收集整理提供利用上缺少法律依据，对档案工作的进度、质量要求、经费保障和管理手段等往往难以控制。股份制企业二级单位的专兼职档案人员配备力量不足，素质和能力的提高也缺少途径。如果以大股东的身份将股份公司纳入到监督检查、指导的范围，存在工作程序和相互关系上分不清义务和责任。

（二）国有企业改组为股份制企业的公司，没有按照规定处置档案。国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上应分类进行：基建技改档案、设备仪器档案随其实体归属。产品、科技（其中含专利、商标、专有技术等档案）按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理。会计档案按《会计档案管理办法》执行。生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定：“国有企业以其全部资产改组为股份制企业的改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。国有企业以部分资产改组为股份制企业的，进入股份制企业的部分，其改组前后的档案分立全宗，由股份制企业管理；未进入股份制企业的部分，其档案由原企业自行管理。”实际上股份制企业档案管理秩序混乱的状况与大股东直接相关，很多问题是大股东造成的。

（三）大股东控股的股份制企业都没有设立规范的档案全宗。根据《档案工作基本术语》（DA／TI—2000）关于全宗的定义：“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体”来评估，大多数企业的行政管理档案由大股东档案机构代为收集，单独进行整理、保管、统计和提供利用的工作；但与企业生产经营、建设技术改造等直接相关的科技档案并没有从大股东的原档案中分离独立出来，相关档案不仅在改制重组上市时未能确定档案的归属和流向。而且，在上市之后也不另立全宗，建立全字卷。若要统计一个股份公司到底有多少档案，是一笔糊涂账。

（四）一些股份制企业的档案在没有约束机制状态下移交接收困难重重，档案门类不完整、收集不齐全、程序不规范。股份公司档案的形成积累移交放任自流，归档范围、期限无明确规定，即使有规定也是一纸对付检查的空文。

（五）很多股份制企业没有符合建设标准的档案库房。大股东和股份公司的档案往往集中放置于同一个库房，这些企业一般由大股东代为管理股份制企业的档案，如果没有协议，一旦企业经营困难或出现危机，这些涉及企业商业秘密、专利、专有技术、知识产权的档案信息资源与企业资产实体就有可能涉及纠纷或诉讼，对大股东和股份制企业都会带来不利影响。

三、依法管理，切实加强现代企业档案工作

（一）进一步加强和完善企业档案法制建设。现代企业是我国经济的重要生力军之一，股份制企业特别是国有控股企业的档案是国家档案的重要组成部分，国家档案行政管理部门应制定有针对性的现代企业档案管理规定和归档办法，堵塞一些企业寻找种种借口，拒绝执行档案工作的法规、规章，维护档案法规、规章的严肃性。

（二）档案行政管理部门要加大对企业档案工作监督检查和指导的力度。积极争取人大法制部门的支持,进行企业档案工作认证和执法检查,从保障企业历史记录的真实性完整性入手维护企业的合法权益，避免企业经营风险的滋生，保护投资者的合法利益。

（三）企业监管部门和中介机构要确认企业档案信息来源的合法渠道。企业特别是上市公司、拟上市公司聘请的会计师事务所、律师事务所等中介机构的审计、审查和监管部门的检查，要通过企业档案管理部门实地查证股东大会、董事会和监事会的会议记录、决议，董事长签名的中报年报，公司会计档案等重要归档文件材料，防范一些公司董事会秘书和相关人员长期拒不移交，甚至私自藏匿应当归档保存的企业档案，防止一些公司为申报项目、应对检查或贷款、发债、发股等目的而任意伪造、篡改公司文件材料。

（四）国有改制企业的大股东要严格按照档案法规和行政规章的规定，主动为股份制企业创造良好的档案工作环境和条件。在企业改制重组时要切实按照《国有企业资产与产仅变动档案处置暂行办社》的规定，确定档案的归属和流向，该移交的移交，该分立全宗的分立全宗，该办理委托管理的办理委托管理。同时要以大股东的身份提议、督促股份制企业自觉按照国家档案工作法律、法规建立健全档案工作体制，保障企业档案信息资源的安全和有效利用。

（五）积极完善和规范档案事务所、档案代理保管中心等档案中介服务机构。针对股份制企业档案管理机构缺失、档案专业技术人员缺乏、档案保管条件落后等实际情况，通过企业与中介机构的双向选择，由企业委托中介机构或者由中介机构派出技术力量，为企业档案管理提供优质服务。在保障股份制企业政治秘密、商业秘密和知识产权的基础上代理保管企业档案。股东作为企业的出资者，有权通过档案查阅企业除涉及商业秘密之外的档案信息，为股东是否持续进行投资提供合法的帮助。同时也是防止公司内部人控制或一股独大吸引股东长期投资、维护公司稳定经营和持续发展的重要措施和手段。