如何做好疾控档案管理工作浅谈

刘义美

（莱芜市疾病预防控制中心 山东 莱芜 271100）

疾病预防控制档案是疾病预防机构在从事疾病预防卫生检测、健康教育、科研、教学、卫生行政等工作形成的具有保存价值的各种数据，包括文字、图表、声像等形式的档案总和。随着医疗制度改革的不断深入和发展，疾控档案管理工作已经成为疾病预防机构管理的重要组成部分，重视依法管理疾控档案工作，对疾病预防机构依法行医、依法管理将起着重要的作用。

一、疾控档案管理存在的问题

长期以来，疾病防治机构以疾病预防控制服务为根本任务，档案管理由于受到人、设施、经费等方面的限制，一直处于相对落后的状态，与疾病控制技术的迅猛发展不相适应，存在档案管理理念落后、档案收集不集中、档案利用率低等问题。

1.重视不够。疾病预防机构领导对档案管理重视不够，不重视档案的综合管理，缺乏严格的考核，存在档案管理可有可无的模糊认识，没考虑将档案管理人员纳入机构人才培养计划，使档案管理人员思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求。

2.素质不高。档案管理人员的素质不高，业务不规范，法制观念淡薄，缺乏依法归档的自觉性，档案信息收集分散、滞后，人为将档案与信息分割开来，严重影响到档案管理。

3.标准不一。疾病预防机构档案管理体制不统一，缺乏科学的管理制度和严格的质量标准，各门类档案分散管理，档案管理标准不一，凭经验进行档案管理。这些问题，造成了档案管理资源的浪费和管理效能的低下。

4.开发不足。疾病预防机构档案信息资源开发不足，档案信息利用方式单一、利用率低下、服务半径小，信息管理和档案管理严重脱节，利用时间、区域跨度不大，档案信息利用后反馈渠道不畅通。

二、疾控档案管理的有效途径

疾控档案管理目标是档案收集及时化、档案管理标准化、档案存储数字化、档案利用网络化。因此，人员、制度、模式、开发、利用等是疾病预防机构档案管理的关键环节和有效途径。

（一）提高疾病预防机构档案管理人员素质

着力宣传档案管理的重要性，提高疾病预防机构领导干部的档案管理意识，采用多种途径培训档案管理人员，提高档案管理业务和知识水平，增强档案职业的荣誉感和责任感，以各项法律、法规指导疾病预防机构档案管理工作。创造严格执法、依法工作的良好氛围，提高医务人员的法律意识，加强病案质量监控和病案书写规范化培训，落实病案书写规章制度，使更多的医务人员自觉参与到档案现代化管理工作中来，重视对诊疗过程中能够证明医疗行为必要性、合理性、安全性档案资料的收集，保存好使用器械、药品的说明书、质保书、安全性资料，分类存档，以便取证特别是重视收集视听资料的证据，将诊疗过程中所形成的视听资料与其他病案资料一起同时归档，增强自我维权的功能。

（二）加强疾病预防机构档案规范化建设

成立疾病预防机构综合档案管理机构，制定科学、完整、系统的管理制度、质量标准和工作程序，统一档案管理标准，改进档案管理的方法，完善疾病预防机构档案管理制度。对疾病预防控制产生的全部档案实行档案集中管理，对医疗安全和病历安全有较大影响的诊疗护理方法、制度和措施进行修改、补充、完善，制订实施细则和具体的操作程序、规程等，保证档案的完整准确、系统和安全。从思想、组织、人员、设备等方面保证档案的综合管理，促进档案管理系统化、规范化和现代化，充分发挥档案的整体功能。建立疾病预防机构档案管理的监督机构，由专人负责疾病预防机构档案管理工作的监督，明确监督的职责，规范依法监督的程序和方法，切实做到有法可依、执法必严、违法必究。

（三）建立档案管理的新模式

先进科技手段的广泛应用，对疾病预防机构档案管理提出了新的内涵。疾病预防机构职能部门、科室基本配备计算机，具备疾病预防机构档案现代化管理的硬件。充分利用网络技术，进一步完善创化疾病预防机构档案信息网络化系统，已成为疾病预防机构档案信息管理工作适应宏形势、加快发展的关键。因此，要依托计算机信息管理技术与网络技术，坚持以掌握新时期计算机信息管理与传统档案管理知识相结合遵循符合档案管理相关标准、具备一定灵活性、能够满足新的需求、提供灵活的检索途径和方式、档案数据便于掌握和易于操作的原则，选择准确的疾病预防机构档案管理软件，充分利用计算机、互联网等先进的手段，实现疾病预防机构档案管理向网络化、数字化转变，不断提高疾病预防机构管理现代化水平。

（四）重视档案开发利用工作

疾病预防机构管理过程中形成的文件、方案、决议、实施效果，或招标方法、标书、协议、合同等，真实地反映疾病预防机构的建设发展，是很有价值的归档材料。坚持要求档案管理人员树立强烈的服务意识，拓展归档范围，多途径、多渠道地开发档案信息资源，特别是做好疾病预防机构档案的鉴定工作，甄别档案的保存价值，挑选有价值的档案继续保存，剔除已经失去保存价值的档案子以销毁，积极为疾病预防与控制工作服务。切实加强与疾病预防机构职能部门和科室之间的联系，重视有关疾控政策法规文件的收集归档，及时汇编成册，保证快速准确的利用。在疾病预防机构网站上公布档案信息，提供多层面的信息，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，提高档案的利用率。

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