我国目前民生档案工作的管理现状与对策

孙芳

(盐城市体育局 江苏 盐城 224000)

在人们的记忆中，档案只是政府部门冷冰冰的信息记录，而随着“以人为本”理念的深入，“服务民生”已成为档案工作的重要职能。民生问题是关系广大人民群众直接现实利益的重要问题，而档案在维护群众合法权益、化解矛盾纠纷，解决好人民群众最关心、最直接、最现实的就业、保障、教育、医疗、住房和安全等各类民生问题中，具有不可替代的记录和凭证作用。在新的形势和条件下，如何做好民生档案工作，维护好广大人民群众的切身利益，促进社会和谐稳定，是摆在档案人员面前的一个崭新课题。

一、我国民生档案工作发展的现状

民生档案是公民最关心、最直接、最现实的原始记录。因此，关注民生，做好民生档案工作，促进社会和谐，已成为档案同仁的共识。总的说来，这几年我国各级档案部门在一系列规范性、政策性文件的推动下在开展民生档案工作方面取得了一些突破性的进展。

1.民生档案管理机制进一步健全

全国各级各类单位大多数领导思想上都很重视民生档案工作，在明确分管民生档案工作领导、配备专兼职档案员、建立民生档案管理网络体系的基础上，把民生档案工作纳入到年度计划、总结及相关人员的岗位职责中，把有关民生档案工作的经费也纳入到单位预算中。同时，各级档案行政管理部门要与民生档案形成部门、单位相互协调、密切合作，共同研究制定相关办法，采取有力措施，将各类民生档案管理纳入档案基础业务建设范畴，建立民生档案归档范围、归档时间、归档要求等管理规范和制度，把民生档案建设逐步纳入依法管理、规范管理的轨道。

2.民生档案收集范围更加广泛

据不完全统计，民生档案的种类多达80余种，涉及20多个系统。近年来，除了传统的与群众切身利益相关的村级档案、家庭档案、社会保障档案、医疗保险档案、失业保险档案、外出务工培训档案、失业人员档案、婚姻档案、房地产档案、房屋拆迁档案、社会救济档案、农村养老保险档案、新型合作医疗档案、环境监测档案、学籍档案、残疾人档案、企业改制档案等外，一些产生的新型涉民档案，如工伤保险档案、生育保险档案、大病医疗救助档案、低收入劳模档案、志愿者档案、新型合作医疗档案、农产品质量安全档案、市民道德档案都得到及时收集、整理并向广大人民群众提供利用。各级民生档案形成单位中大部分单位的档案整理在档案行政管理部门的指导下也逐步达到规范化、标准化建设的要求。

3.档案保管条件得到有效改善

随着国家对民生档案工作的重视，档案管理的外环境建设得到很大改善。许多基层单位对民生档案工作非常重视，逐年增加档案工作经费，不断改善档案工作基础条件，档案库房的面积越来越大。特别是工商、税务、保险、医院、民政、社区等民生档案的来源部门更加重视档案的保管条件，购置了密集架、空调、去（增）湿机、消毒柜及防磁柜等现代化设备，确保民生档案的温、湿度等符合国家规定的有关要求。

二、我国民生档案工作中存在的主要问题

（一）民生档案馆藏质量不高

1.民生档案资源内容分散。民生档案内容涉及面广，主要来源于政府部门或大型企事业单位。很大一部分民生档案保存在基层单位，如社会保障类档案就会涉及到劳动保障部门、民政部门、医保中心、保险公司、社区、村委会等单位，这些单位形成的档案仅有劳动保障、民政等部门等单位的档案移交到国家档案馆集中保存，其他大部分档案都由各基层单位分散保管。同时，即使被移交到国家档案馆的民生档案，也是分散在不同的全宗内，因为这些档案如婚姻、公证、房产、拆迁、招工（转干）、独生子女等内容的档案分别形成于不同的立档单位。

2.民生档案部分内容信息失真。与其他档案一样，民生档案同样存在内容失真问题。如房产档案中的身份失真，人事档案中的年龄、工龄失真，医疗档案中的病历失真，工程档案中竣工图的作者失真等问题是档案中常见的现象。同时，因信息化技术与管理滞后导致的电子档案真实性问题更加突出。上述问题将会使民生档案资源的质量大打折扣。

（二）民生档案工作管理措施不力

1.民生档案法规制度不够完善。尽管国家和地方各级档案行政管理部门与各有关部门联合制定了一些有关社保、医保等民生方面的档案工作规范性文件，但从目前情况看，档案行政管理部门制定的民生档案管理规范性文件内容比较单一，执行缺乏力度。

2.民生档案管理的重视程度不均衡。这与档案行政管理部门的管理不到位有很大关系。一些单位对档案行政管理部门提出的库房选址、设备添置、人员培训、制度建设相关要求，视作“找麻烦”。有的部门借口经费紧张，无钱对档案投入，竟伸手向档案行政管理部门要经费、要设备，档案行政管理部门满足不了其要求，就成为其做不好档案工作的理由。个别档案行政管理部门对民生档案源头单位的检查流于形式，只是走马观花看看，并没有把民生档案的管理列入考评管理范围。

3.数字化档案管理缺乏统一标准。由于各单位大多是办公自动化与档案管理两套系统，而这两套系统的设计单位各不相同，且它们软件的形成目前尚无统一标准，造成两系统间形成的数据难以对接。另外，民生档案专题数据库缺乏统一标准，描述数字档案资源的格式没有统一规范。除少数已开展数字档案馆建设的省市级档案馆外，大多数档案馆建立的民生档案专题数据库只能满足一些局部或特定的用户需求，还没有建立起全面的、系统的、面向公众查档需求的目录中心和全文数据库。

（三）民生档案利用服务手段不新

民生档案网络利用服务方式完全可以借鉴网络环境下的其他信息服务方式，如网站服务、开设电子阅览室、利用电子触摸屏技术、利用移动网络通信技术等。但由于观念、经费、人员等各种因素导致各档案馆提供利用的方式迥异，即使有的档案馆尝试使用新的服务手段，由于条件制约，不能完全到位；绝大部分基层涉民单位和部门，在民生档案的利用上仍是采用传统的坐等上门服务形式。

三、改进民生档案工作的对策和建议

国家档案局局长杨冬权指出：“服务民生成为档案工作服务大局的一个新亮点，也成为档案工作出现重大变化的一个新拐点”。民生档案工作事关构建和谐社会大局，做好民生档案工作是档案部门围绕中心、服务大局的重要内容，各级档案部门责无旁贷。同时，针对民生档案工作中出现的问题，应切实加强民生档案工作。

（一）加强领导，建立健全民生档案资源体系

一是要抓好民生档案的建档工作。民生档案的形成部门多，材料门类繁杂，工作难度较大。各级档案行政管理部门要根据本地区实际，采取有效的措施，统筹规划，确定工作范围和职能，实行有力的指导和监督，帮助各部门抓好民生档案的建立，确保各个行业、部门形成的民生档案及时建档和有效利用。各行业和部门要积极与档案部门联系，抓紧建立民生档案归档制度，设置分类方案和保管期限表，完善档案整理、检索目录编制、档案鉴定销毁移交进馆等业务标准。民生档案的保管期限，国家有规定的按国家规定执行。

二是要突出民生档案建设重点。切实抓好与群众自身利益密切相关的社会保险档案、就业人员档案、工资福利档案、城乡最低生活保障档案、失业人员档案、婚姻档案、房地产档案、城市拆迁档案、环境监测档案、学籍档案和企业职工档案等重点民生档案的建设，明确责任，规范管理。抓好农业农村档案，将计划生育档案、土地（山林）承包（延包）合同档案、土地流转合同档案、宅基地档案、农村养老保险档案、新型合作医疗保险档案、失地农民档案和农村换届选举档案等列为管理重点。抓好社区档案，进一步完善社区人口管理档案、困难家庭和低保对象档案、再就业档案、居民健康保健档案、特殊群体档案及社会救助等方面的档案管理。对其他方面的民生档案，有关部门也要抓紧抓好。

（二）强化服务，建立健全民生档案利用体系

一是要进一步规范民生档案利用制度。各级各类档案部门要从实际出发，对涉及民生的各类档案，优先进行整理、编目、划控和数字化工作，确保民生档案及时服务社会。要按照谁主管、谁负责的原则，认真做好民生档案鉴定开放和利用工作。除国家有明确规定不能公开的，涉及公民自身权益的民生档案均应列入主动公开或依申请公开的范围，其中凡是涉及个人隐私的应列入依申请公开的范围。对不宜个人查阅的职工档案等，应依据本人申请，由档案保管单位代为查阅，提供应公开信息，出具相应证明。国家规定不宜开放的民生档案，档案部门不得擅自向社会开放。

二是要挖掘馆藏民生档案。各级国家综合档案馆要依据馆藏档案目录，对照档案实体，迅速摸清馆藏民生档案的家底，做好民生档案的种类和数量统计，结合民生档案利用工作的实际情况，本着先用先整、突出重点的原则，加快馆藏民生档案的审查整理及开放步伐。运用现代化手段，优先建立婚姻档案、公证档案、职称档案、知青档案、土地房产档案等专门数据库。

（三）注重整合，建立民生档案信息资源的新平台

各级档案馆作为保存党和国家重要档案的基地，应在收藏民生档案资源方面发挥主渠道作用，不断拓展档案资源新领域。一方面，要积极调整馆藏收集范围，可以通过运用传统的档案收集和网络信息采集与核对的“双管齐下”的方法，采集、传递、处理各类民生档案的信息资源，使其内容得到丰富和拓展。还要加快馆藏民生档案整理、审查及开放步伐，使所有民生相关档案能够更快地提供给广大人民群众利用。另一方面，要优先完成民生档案数字化任务，逐步建立起区域性、多层次、分布式、规范化的各类民生档案数据库群，并通过内部信息网络平台将不同行业、部门的相关民生档案信息进行集中整合，实现民生档案信息资源共享。

总之，民生档案工作事关人民群众的切身利益，是档案工作中不可缺少的组成部分，搞好民生档案工作，对推动本地区社会经济发展，维护社会稳定将起到重要的作用，因此，档案部门要主动介入解决民生问题的工作行列，自觉、主动地参与解决民生问题，把事关群众现实利益问题和关系人民群众生产生活的档案纳入到民生档案管理范畴，把加强民生档案管理作为档案工作的重要任务，积极探索民生档案管理和利用的最佳方式和有效途径，不断总结经验，提高服务水平，更好地为社会主义和谐社会建设服务。

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