关于院志资料搜集工作的几点体会

郑才 孟薇 李佳雯

（黑龙江农业经济职业学院 黑龙江 牡丹江 157041）

一、资料搜集工作的重要性

资料搜集工作是编好院志的基础，是写好院志的基本要素之一。在编修志书中的所谓把好三关即把好政治关、史实关、文字关。其中把好史实关就是做好资料搜集工作。马克思曾经说过：“研究必须搜集丰富的材料”，常言道，“巧妇难为无米之炊”，上述二者都是告诉我们写好院志缺少不了资料，否则就等于无源之水，无本之木。

院志是记述学校各项工作的院情书，要写好它必须有大量有关院情资料，所以有人称为院志为学校资料大全。它是通过资料反映学校历史和现实。资料是院志的生命，没有资料，院志就无法写成，所以对有关学院的资料要广征博采，力求全面详实准确。在编写十年院志的实践中，使我深刻体会到资料占有的多少和深度直接影响院志质量的高低，关系着院志的实际使用价值和存在价值，因此写志首先要重视资料搜集工作。

二、关于资料搜集的几点做法

2009年3月，我院院志向全院教职员工公开征求意见，许多教职员工读后首先提出一个问题就是这一百多万字的资料是从那里来的？在搜集资料中曾经发生许多感人的故事，至今历历在目，难以忘记。在搜集资料过程中，主要抓了如下几点：

（一）首先把资料搜集工作放在校内

为什么要把资料搜集工作首先放在校内，因为院志的资料来源主要在校内，所以搜集资料先从校内开始。在校内搜集资料主要从三个方面着手，首先把学院档案室作为资料搜集工作的重中之重。把它当作资料搜集工作的第一个目标。因为在这里存放建院几十年来方方面面的资料，诸如学院的沿革、人事升迁调转、重大事件、历年学院主要活动、历年各种会议记录、各个历史时期基本统计数字、学生资料等等。从我院档案室存档情况看有三个特点，一、量大，据2009年统计学院档案室存有文书、教学、科研、党群等各类档案12688卷，此外，还有照片、录像等方面档案，对这么大量的档案要全面查彻底查，有的还要反复查，这都要花费大量的时间。可以这样说，我这近十年来很大部分时间都在档案室度过的，包括寒暑假甚至旧历年大年三十、初一。二、学院在1963年以前并没有统一的档案室，档案只是分散存放在各部门，更不用说有什么档案管理制度了，而且数量很少，以后又经十年文化大革命的破坏，存下来的档案也不多。三、用电脑排版打字清晰的档案只是最近几年的事，此前的很多档案都是手写的，而且不少是字迹潦草，很难辨认，还有的档案使用复写纸复写的，事经多年已模糊不清，这都增加档案阅读的难度。在阅读学院档案室档案的同时，还分别阅读了校办药厂和子弟校两个分档案室的档案。资料搜集的第二个目标是院内各个部门：院长办公室、教务处、党办、工会、学工处、总务处、各系等部门，甚至子弟校、托儿所。各个部门都存放一些他们形成的资料，如教务处是在院长领导下，指挥全校教学的职能部门，在那里存放有学院历年的课程设置、教学制度、教师的配备、各项教学计划，教学工作总结、典型人物、典型事例，成功的经验，失败的教训等等。第三是学院教职工个人资料的搜集，如对教授、副教授、各类典型学生和已逝世典型人物如金京秀、武道斌、李近英等人遗属的访谈和已逝世典型人物各种荣誉证书的搜集。第四把校园网上所有资料下载下来，在这方面党办的高秀杰老师做了大量工作，从中选取有用的资料。

（二）把资料搜集工作扩大到校外

正如一个再好的医生不能医好所有的病一样，校内资料再多也满足不了编写院志方方面面的需求，为此必须开辟校外查找院志资料途径。第一，把与学校有关的省市档案馆或有关单位档案室作为查找资料的重要途径如在佳木斯市档案馆查找到了校史开端的资料，解决了多年校史开端不清的问题；在牡丹江的农研所档案室查找到了现校址建校前的历史材料。在这次写院志中共涉及到省市单位档案室馆二十余个。第二，充分利用有关史志资料，例如通过牡丹江市志、宁安市志查到了学院建院前后的气象资料和自然灾害资料。第三利用有关学院的报道资料，从中搜集对院志编写有用的资料，涉及的报纸有二十多种，报纸主要是牡丹江日报，牡丹江晨报；刊物主要有《中国雪城》《园艺》等二十余种。第四，利用广播电视主要有：中国教育电视台、黑龙江电视台、牡丹江电视台等。第五，函调如对原副校长何强等人，第六，对校友材料的搜集主要通过历年任过班任的教师提供；利用学生一些班级来校集会机会；利用在某一市某一条战线任领导的校友请他把他那条战线的校友搜集来，就是利用这种方法分别搜集了工作在齐市经管管理战线校友；牡丹江市畜牧战线校友；绥化市科级以上干部校友；宁安市校友。第七，查找东温春村个别农民家谱，进一步了解现院址建院前情况。第八，到附近农村拜访农民了解学院附近流传的民间传说，民谚等历史资料。第九，对重要线索亲自前往调查，如2008年冬对校友黑大博士生导师周东坡的调查。

三、几点体会

（一）院志资料搜集工作是一项系统工程，绝不是仅靠一二个人所能完成的，所以必须借助各个方面的力量

如2007年为取得我院前身佳木斯农经校校舍的照片（佳木斯农经校校址现为佳木斯市委党校）。在去佳木斯市委党校的路上，我想了许多，我想和人家素不相识，想来想去感到唯一的办法就是在人家允许拍照情况下，我去请市里某家照相馆来给拍照。我一到佳木斯市委党校办公室，他们的主任对我这位七十多岁的人还能出来搞外调感到很惊奇，他们问我有没有相机，会不会拍照我一一作了回答，我没有相机，也不会拍照。我再三向他们说明这个照片的意义，办校史馆、五十周年校庆，写院志都要用到它，请他们在百忙之中帮忙。结果感动了“上帝”，他们把原佳木斯农经校教学楼、宿舍楼的照片全送给了我，并且还领我参观了他们的党校。还招待一顿，三位主任全部出席，真使我感动万分。2006年到牡丹江市委组织部去搜集我院原副院长郝弼等人材料，按规定在世人不能查档，更不能把材料拿到市委大院外复印，经我再三说明编志的意义，结果感动了她们工作人员，她不但允许我查档，并允许我把材料拿到市委大院外复印，在她们看到我年老眼花，摘抄档案很费劲，档案员高原同志亲自帮我抄，让我十分感动。

（二）为完成组织交给的任务碰到再大的困难也要想法把它完成

为办校史馆，编写校庆五十周年画册，编写院志都需要学院历任主要领导人的照片，当党办主任曹伦把这一任务交给我时，一再说孙院长说：“把这个事交给你一定能完成”。其他领导的照片或档案材料查找有的虽然也很费劲，但最难的是查原校长兼党委副书记孙玉恩的材料了，到省农委人事处档案室，省畜牧局人事处档案室均查不到，省畜牧局人事处的同志热情的通过电话请孙工作过的省畜牧研究所，双城畜牧职业学院人事部门帮助查询均找不到，我又找他的亲属，找他儿子去世了，找他儿媳、孙女下落不明，这真难坏了我，男儿有泪不轻弹，否则，我非在哈尔滨痛哭一场不可。本来到省档案局查档已结束了，已经向人家告辞了，没办法只得厚着脸皮到省档案局再查一遍，并说明此份材料的重要性，说来也巧，我所需要的材料找到了，我不但顺利的记录了孙玉恩的档案有关材料，并把他的照片通过电脑传回了学校。回校后，看到非常清晰的孙校长照片，我真是高兴万分。

（三）为找到一份有价值的材料，再麻烦也要坚持查下去

比如为查1973年我院经管专业毕业生留美博士吴伟东的材料，为查到他在美国的地址费了很多波折不说，就是往美国他工作单位打个电话也费了很大劲，因为时差关系所以给他打电话必须在晚上12点以后，而且美国邮电局他们说的都是英语，所以还得请英语老师赵明做翻译。因为在学院办公室打电话，所以办公室的刘焕霞、白煜也得陪着。虽然大家都很辛苦，但材料还是搜集到了。再如为了查到我院1974年畜牧专业学生杨达教授在美的地址，我校1962年本科毕业生现工作在天津的李士富同学，不知跑了多少路才把他的地址找到。

（四）在资料搜集过程中一定注意材料的真伪，要使我们的院志成为一块绿洲，杜绝假材料进入

在我编院志一开始就有一位离休老干部语重心长的说：“你写志可不能把瞎忽悠的材料弄进去。”作为史志资料，必须真实可信，不能有一点假，瞎编乱造的材料不但一个钱不值，而且有害，不但害了我们这一代，还害了我们的子孙后代。十年编志始终坚持一条原则，弄不清楚的问题，认可空着也不瞎编。对职工职务以批件为准，不能拔高。

（五）在资料搜集过程中尽力做到节约

能托办的就不用派人去查，例如，根据我校原副校长80高龄的胡玉武旅居大连期间，就请他到大连市政协查已故大连市政协主席我院原院长任国栋的档案。此外，现在到档案馆去查档案是要收费的，每当他们要收费的时候就和人家尽力说我们学校经费有限，尽量少收或者不收，另外则是找关系特别是利用有校友在档案室工作的关系，请他们向领导为我们说情，不收或少收费用。例如就是利用这个关系我们到宁安气象局档案馆虽查了不少资料，但我们一分钱也没花；再如到牡丹江档案馆就利用我院74年农学专业毕业生宋宝霞的关系，为我们省了许多钱。

（六）取得领导的支持是做好资料搜集工作的关键

我院所有领导对院志资料搜集工作始终是支持的，如院长孙绍年多次向我表示，写院志不容易很辛苦，我为搜集院志资料曾四次去哈，二次去佳木斯，都是他亲自批准。更主要的是在我十年写志过程中，领导给我创造一个宽松的写作环境。另外在写志过程中尽力做到经常向领导汇报院志编写进度，碰到问题及时取得领导指导，请领导帮助解决需要解决的问题也是很重要的。

（七）对学院对院志的热爱是做好院志资料搜集工作的基础

我是1958年学院成立就来院工作的。五十多年来，我和学院一同走过同前，我亲眼目睹了它的成长历程，它所经历的风风雨雨，我为它取得一点点成就而骄傲，而欢欣鼓舞；也为它哪怕一点点挫折而忧虑。正因为如此，虽然我已退休多年，但我还深深的热爱我们的学院，热爱它的一草一木，一砖一瓦。正因为热爱它，热爱我从事的院志写作工作，所以才肯在档案室一坐就是一天，反复翻看那些枯燥无味，有很多还是字迹潦草模糊不清难以辨认的资料。正因为我热爱学院和我所从事的院志写作工作才肯花大力气到学院办公室仓库乱纸堆中寻找我所需要的有用资料，今日院志中有些资料就是在这里找到的，如院志中“准备炸桥、我院药厂为哈尔滨亚麻厂大爆炸中受伤职工驱车600里送药”的事迹，都是这样得来的。

（八）搞好人际关系是资料搜集工作成败的重要环节

我们为搜集院志资料要到学院内各部门和省内各单位，都要和各式各样的人物打交道。我们所办的事都是求人的事，给人家添麻烦的事，人家都有人家的任务，都很忙，可以这样说，人家给你提供材料是人家额外负担，也不是人家的义务，在这种情况下，要想把所要资料顺利取回来，首先自己要有得体的衣着服饰，优雅的言行举止，尊重对方讲求礼节，要以小学生向人求教的态度和人家办事，以请求的方式向人家搜取材料，只有如此才能路路通。另外称呼得体也是很重要的。比如说到省志办事，虽然他们都比我小十几岁但我一律称他们为老师。只有如此才能顺利完成我想办的事，只有如此才能有宁安市志办主编把他们编写的新宁安志大样二十来本给我，也只有如此2009年9月省教育科学院的同志才能翻箱倒柜去找我们需要的材料。