企业档案工作发展动向及思考

宫政 刘玲

（哈尔滨哈投投资股份有限公司供热公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

随着市场经济改革的深化，企业改组、兼并、出售、转让已成为日常经济生活中的常态，特别是国有股从非战略性领域的逐步退出，企业的组织结构、产权结构，所有制结构发生了深刻变化，而这种变化亦呈现出日趋频繁和激烈的趋势。在这一变革过程中，企业档案就成为相互交替过程中维系管理的延续性，杜绝资产流失，保护技术资源的重要信息来源。可以说，一个高度完整性的企业档案资源，是维护股东、企业和员工利益的金钥匙，具有无可替代的作用。

一、当前企业面临的新形势

（一）企业产权更替频繁

随着中国加入WTO，受世界经济的强化资源优势、技术优势、资本优势、竞争优势的经济结构战略性大调整的影响，特别是中央确立国有经济改革方向、国民经济和社会发展“十一五”计划纲要确立了国有资本的退出精神，中国企业进入了大兼并、大重组的时代。

（二）企业资产呈现多元化

现代企业为增强企业对市场的抗风险能力，适应市场经济的多元化发展，企业走一业为主多元化经营已成为一种普遍现象。如通过合资联营、参股控股跨行业、跨地区经营，投资房地产业，因经营需要而投资的办公经营用房、店面等，具有点多、面广、分散等特点。

（三）科技人员流动性增强

随着国有企业改革的深化，所有制形式向多元化和民营、私企过渡的趋势日趋明显，市场经济规律已成为左右人才走向的基本规律，择业的多元性和社会提供的机会，使企业科技人员有了更加宽裕的选择发展的机会，“跳槽”也就成为科技人员不断追求完善自我价值的选择，科技人员流动性的增强也就成为当今一种社会现象。

（四）目前企业档案管理存在的问题

新形势下，档案管理工作在企业经济生活中被赋予了新的内涵，其经济价值日益突出，特别是在明晰产权、维护企业资产的完整性和企业生产技术的延续性能力上，具有巨大的经济价值和社会价值。但长期以来，档案工作服务经济的作用被忽视，功能被弱化，体现在人们对档案工作的作用缺乏经济意识和效益意识。结果造成在具体工作中，忽视企业在改组、兼并、产权变更中对企业档案管理的投入的强化，为企业的产权纠纷、财产纠纷和技术流失埋下伏笔。因此，企业档案管理应自觉肩负起档案管理在企业经济生活中的重要角色，强化档案管理的新的功能。

二、思考和建议

（一）强化企业档案服务经济建设的功能

1.发挥档案在企业改制过程中法律凭证作用。在现代经济生活中，无论是重组、兼并还是国有股转让，抑或是新经济联合体的参股、控股，都离不开资产核算、资产评估、产权厘定的基础环节，他们是各权益方履行职责、义务和权力的法律依据。企业档案工作在此期间，应全面、完整地收集、保管各环节的文件、合同和凭证，为改革后权益各方履行自身权益提供原始证据和证明，减少争议和纠纷。

2.发挥档案在维护企业资产完整性的作用。企业的资产包括有形的和无形的，如企业的资金、设备、厂房、土地等有形资产，企业的商标权、专利权、注册权等无形资产，要强化上述企业有形和无形资产的管理，保管好其证据和证明。特别是随着企业经营的多元化和投资的多元化，企业投资具有点多、面广、分散等特点，企业档案管理及时对新增有形资产和无形资产的证据、凭证进行收集保管，是杜绝隐瞒、转移企业资产违规行为的有力保障。

3.发挥企业档案对企业生产经营管理延续性的保障作用。企业无论产权结构怎样变，无论是重新改组还是被兼并，无论管理机制和经营机制怎样改，都要在企业原有的经营管理基础上进行，都是在对原有人事用工、分配制度，对原有规章制度、劳动纪律的扬弃上进行的。要强化企业档案管理对各项规章制度和各部门、岗位职责的管理和保存，为经营者提供准确完整的信息供决策参考，如企业人员构成信息、经营网络、企业各项管理的条规条款等。

4.加强科技档案管理。科技档案的收集整理是关系企业竞争力的大事，特别在科技人员流动性日增的今天，加强企业科技档案管理显得尤其重要。要谨防走掉一名科技人员，企业丧失一种科技能力的消极后果，甚至拖垮一个企业现象的发生。科技档案的管理要从项目立项、技术引进、设备调试及企业内部的攻关、消化、提高等各个环节入手，做好相关技术指标、工艺流程、调控办法等一系列技术档案的收集、归档工作，要制定规章制度和保障措施，确保科技档案能按“四同时”的要求完成，杜绝科技人员把企业的科技成果视同“私人财产”和“跳槽资本”，维护企业的利益。

（二）采取措施确保企业档案管理的有效运行

企业档案在企业经济生活中的重要性和经济价值是无可代替的，其系统性、完整性是企业强化管理、完善改革、维护权益的重要信息来源。那么，在新形势下加强企业档案管理的必要性也就理在其中，必须在以下几个方面加以保障。

1.加强对档案工作的领导。要充分发挥企业档案在企业生产经营管理过程中的重要作用，离不开各级领导的关心和支持。必须强化对档案管理工作的领导，要选配政治强、业务精的业务骨干充实档案机构领导岗位，充实档案专业管理人员。

2.保证档案机构健全。企业所有制形式、产权形式无论如何变、档案机构的设置不能变，档案管理的必要硬件投入不能减。一个企业保持一个健全完整的档案机构，是保证档案资料保持完整、全面、准确的基础。

3.保持档案工作队伍的稳定。为确保企业档案管理工作的质量水平，首先，要建设一支稳定的档案工作队伍，使他们能专心致志地工作，使他们能尽职尽力地完成企业各个时期的各项档案管理工作，而不能说起来重要，做起来次要，改革起来首先被列为精简对象。其次，在档案人员中树立敬业爱岗甘于奉献的精神。档案工作是一项清贫的工作，因此，要建立一种良好的激励机制，激发他们的工作热情，树立为档案事业献身的信念。

4.完善档案管理制度。无规矩不成方圆，要建立健全档案收集、分类、归档过程中的规章制度和奖惩措施，用制度规范各部门、各单位和个人与档案管理部门的关系，同时将各部门、各单位归档材料的及时性、准确性、完整性与工作绩效挂钩考核，将档案管理纳入企业的日常管理中，确保档案管理的规范、有序进行。

5.加强档案管理宣传工作。档案宣传工作，是档案管理的一个有机组成部分。要加强企业档案管理对企业生产经营的作用、价值、地位的宣传，让企业各阶层都对档案工作有一个较充分的认识和理解，使他们主动、自觉地支持、配合档案工作。