档案管理现代化存在的问题与对策

孟庆霞 王秀文

（黑龙江林业职业技术学院 黑龙江 牡丹江 157011）

档案工作反映的是一个单位历史面貌，为今后该单位的工作查考、科学研究和印证历史有着深远的意义和影响。那么，如何做好档案的管理工作和实现档案管理工作的现代化就显得尤为重要。目前，档案管理现代化仅仅还处于基础建设、硬件投入、技术筹备和人才培养阶段，特别是与计算机在档案管理中的应用还存在一些问题，本文就目前存在的一些不足及今后的对策谈点粗浅看法。

1.档案现代化管理存在的问题

1.1 档案管理现代化的意识不强

当前，由于社会上对“档案”工作的概念和作用，识之者甚少，档案管理意识相当淡薄，甚至有一些领导对加强档案工作的现代化建设认识不足，不予重视。许多单位的档案工作仍然采取传统的工作方法，严重影响了档案管理的现代化进程。

1.2 档案管理现代化的人才不足

在信息化社会的今天，档案管理人员不再是单纯的档案保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。实现档案管理现代化，要求档案管理人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时具有先进的管理技能。从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，未能从知识结构上及时学习和掌握科技化手段，缺少现代管理的基础知识，没有掌握现代设备的操作技能，阻碍和制约了档案网络化的进程，进而阻碍和制约了档案信息资源的开发力度。

1.3 档案管理的基础业务不扎实

主要表现为档案收集范围面狭窄，收集内容不够丰富。比如文书档案接收多，科技档案、专门档案接收少；政治领域方面的档案接收多，教学科研领域方面的档案接收少；宏观方面的档案接收多而微观方面的档案接收少；只注意接收纸质档案，而放松特殊载体的富有地方特色的档案的收集；只注意接收移交来的档案，而放松了征集档案；只注意档案的接收，而放松了与档案有关的史志、内部资料的收集；只注意档案的接收，不注意档案前期材料的形成和积累；档案的纸质载体多，机读文件少。

1.4 档案标准化、规范化有待提高

档案管理现代化的理论研究有待进一步增强，档案管理现代化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念、通力合作、与时俱进。

1.5 档案信息储备量不足

种类齐全，结构合理，质量优化的馆藏体系，是开发档案信息资源的重要条件。有的门类档案资料收集不全，达不到齐全、完整，使档案信息资源转化为现实生产力受到一定影响，信息的传递是保证档案发挥重要作用的有效途径，信息不畅，就会造成生产低下、投资失误、重复建设等。

2.主要解决措施

针对目前存在的问题以及对知识经济背景下档案管理现代化应具有的前瞻性意识，提出以下的解决思路和途径：

2.1 增强档案管理现代化意识

首先，要充分认识档案工作的意义，充分认识档案管理现代化对档案工作的发展进程的重要性。在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，应主动争取领导的重视，加大投入。档案工作人员要更新与我国现代化目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其是更新依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案管理轻利用、封闭保守的思想观念，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。

2.2 重视档案管理人才的培养

档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案管理人员的素质的提高。档案管理人员不仅要有较高的政治思想素质、知识素质，还要有很强的信息素质，要有利用信息工具及主要信息解决问题的技能与技术，从信息的角度看待档案和档案工作，才能具有对档案信息需求的敏感性，才能提供主动服务。档案管理人员的再深造、再学习是档案事业蓬勃发展的重要保证，我们应采取多种方法对档案管理人员加强理论和技能的培训，使档案管理人员不断充电，不断更新知识，更好的掌握运用专业知识，只有掌握了信息技能，掌握了确定、获取、组织、评价、创造信息的能力，才能更有效地做好档案工作，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

2.3 加强档案管理的基础业务工作

信息化的发展，必然导致大量电子文件的产生。以纸质、实物、磁带等为载体的档案材料仍是主要形成或载体，并且许多档案的收藏与利用价值也会增值。不断拓展档案资源，不仅收集文件、奖牌、证书，还要收集字画、名人档案材料等，打破原始意义上的档案范围束缚，丰富档案内涵。馆藏档案价值的高低，决定了档案利用的效益，同时也是保持档案工作生命力与可持续发展。

2.4 重视档案管理工作的标准化、规范化

档案工作标准化、规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节，搞好硬件建设是实现档案工作规范化、标准化的重要基础。档案管理现代化首先要实现档案工作标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中，需要在专业内取得一致的认识，为总结、提高和发展创造有利的条件和机会，同时档案标准化的制定，必须汲取相关科学知识，以充实和发展档案管理学。实现档案管理现代化不可能一蹴而就，需要一个过程，在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的，因此我们既要积极引进现代化新技术，也要重视传统技术的研究和改造，使传统技术与现代化技术有机结合起来。

2.5 扩大档案信息储备，丰富档案储藏机构

在当今信息时代，各种信息存取技术、新型文献载体、大容量数据库以及国际互联网的出现及广泛应用，为档案信息的社会利用提供了技术支持和有利条件。我们要及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪等现代化办公设备，要充分利用现代科技、利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。抓住机遇，加强联系，互相交流，扩大信息源，增加信息量，互相学习，取长补短，共同发展。一方面要确保其社会利用价值创造良好的物质条件，开拓档案输入渠道，不断增加档案信息的储存量，并适时更新档案资料的内容，提高档案信息利用率；另一方面要加紧档案信息检索工具的编制工作，强化开发档案信息的手段，加强信息储存和检索向“高效、高速、完整”目标迈进，最终实现信息资源共享。

3.小结

综上所述，由于档案管理现代化是一个循序渐进的过程，而各级档案部门接收、保管的档案数量、质量、种类、管理水平也各有不同，经济条件、人员素质、环境条件等都存在着差异。因此，在档案管理现代化方面不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，并注重总结经验，注重开发适合我国档案信息存贮系统的新技术、新产品，并且面对21世纪高科技和信息技术革命带来的机遇和挑战，与时俱进，我们相信档案管理现代化的实现是指日可待的。

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