现代档案编研工作与发展方向

2010-08-15王海鹏

黑龙江史志 2010年9期

王海鹏

（哈尔滨住房公积金管理中心黑龙江哈尔滨 150000）

一、档案编研工作的意义和作用

（一）档案编研是开发利用档案资源的有效方法。档案的提供利用，一般是采取利用者登门查阅的方式进行的。这种传统的提供利用方式，虽然利用者可以看到档案的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅不便，所以往往不能及时地利用，而且会使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难。档案编研工作则可以克服这种弊端，打破以往档案“养在深闺人不识”的局面。较好地适应利用者的要求。

（二）档案编研工作是科学研究的基础和条件。科学研究必须在有各种材料的基础上进行，特别是系统大规模的研究工作，更需要占有大量的资料。然而随着社会的前进，档案的数量越来越多，利用起来确有“望洋兴叹”之感。如果把这些档案按一定专题整理编研，就会大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

（三）档案编研工作是保存、积累、传播历史典籍的重要措施。档案是国家的宝贵财富。加强对档案的保护，最大限度地延长档案的寿命，是档案部门的重要职责，通过档案的编研，可以使许多重要的档案资料复制和流传。所以说，档案编研活动又是积累和传播知识的重要手段。

二、做好档案编研须重视的几项工作

（一）编制多种形式的检索工具，为编研工作提供利用创造条件。编制检索工具与开发利用工作的关系极大。搞档案编研，也需要摸清库存，了解家底，全面地掌握档案情况。在档案数量不断增多、类型多种多样、内容丰富的情况下，如果没有多种形式档案检索工具，不仅查找效率低，而且常常查不准，查不全。所以，应该像周恩来同志教导我们档案工作人员时指出的那样：“不仅要整理保管好文件，更重要的是熟悉业务，多做些索引、目录，使利用查找方便”。

（二）充分发挥档案工作人员的优势，积极开展档案加工利用。档案人员比较熟悉本单位库存档案的情况，要注意发挥这种优势，挖掘档案信息，搞好档案文献编研，为利用者提供系统的史料。过去档案工作侧重于对档案的整理和保管，对利用档案进行研究却不多。实际上，在这方面档案工作人员是近水楼台，得天独厚。他们开展档案编研工作，不但是档案工作的一项基本内容，也是科学研究的一支生力军。通过对档案的编研工作，还可以摸清档案的保管情况、改进管理，提出理论与实践的依据。

（三）积极采用现代技术，全面提高管理水平。以电子技术和信息处理技术为代表的现代办公技术，使人们的工作、生活方式发生重大变化。尽管现在预言告别纸和笔还为时过早，但档案工作将是受到影响最为显著的行业之一。人们对档案的利用需求是多方面的而且一次利用档案数量扩大，时效性、专题性、准确性要求提高，依靠传统的手工检索方式已不能满足社会的需要。如采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术，以及相应的服务方式，必将大大减轻档案管理人员的劳动，提高效率。只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间矛盾，更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。

三、现代档案编研工作的发展方向

1.理论结合实践，讲求研究效果。理论联系实际是我们倡导的优良学风，也是开展档案编研的必由之路。而且，档案编研本身具有实践性很强的性质，档案编研不能只在书斋里进行，是一定要与档案紧密联系的。档案编研对综合性研究具有很强的要求，而一个好的档案编研成果更须有较高的对档案原始资料的研究和把握。从事档案编研的研究也不例外。所以，我们的研究者只有深入编研工作实践，到实践中去体认编研工作，才能更深入地了解、把握和创新编研理论。如果脱离编研工作实际，势必导致档案编研言而无物的结果，或陷入无所作为的尴尬境地。

2.编研工作要贴近时代的脉搏。一要找准与利用者的对接点，促进档案利用向高层次发展。必须紧紧围绕中心工作及当前需求、社会热点来选题，只有找准普遍关注的热点、焦点来组织档案资料，为人们提供利用，才能实现“一石激起千重浪”的效应，带来好的社会效益或经济效益。二是注重时效性，充当“及时雨”和“雪中炭”。这就要求档案工作者必须具备社会责任感和观察事件的敏感性，能主动配合中心工作和党政大事，决不放过一次展示档案工作及档案部门自身价值的机会，及时把握各个时期的关注点，并把这个关注点作为档案信息编研开发的着力点，使档案信息在中心工作中真正用得上、见实效。三要突出典型性。要选取本地区具有典型性的材料进行编研，提供利用，以显示特色，做到人无我有，人有我优。因为典型性的选题容易搞出特色，并引起社会各界的关注与重视。

3.利用现代传媒，拓宽编研领域，全方位地开发档案信息资源。现代传媒和通讯技术的迅猛发展，为提高档案编研质量，加快编研速度，拓宽编研领域，提供了更为广阔的空间。传统的档案编研工作必须改变以往封闭式管理格局，编研模式必须逐步向多载体、全方位、深层次地开发档案信息资源上转换，走进充满活力的网络世界。一要加强档案资源建设。加强档案信息资源数据库是加快档案基础资源建设的关键所在，是加强档案馆馆藏数字化的重要步骤；数据库必须按照不同的要求组织好各类档案信息，使之形成有序的信息群，最大限度地向用户提供其所需要的信息。二是突出档案服务特色。开展网上档案服务，必须提高服务质量，把注意力更多地放在利用充实详尽的档案信息资源开展有特色的利用服务上。将建设的重点放在突出馆藏特色，突出对社会档案信息资源的贡献与补充上，融入社会档案信息总资源的体系之中，实现档案资源的合理布局，且服务于社会。三要加速网络编研人才的培养。所谓编研人才是指具有档案和计算机两方面的知识与技能的编研工作人员。他们应对网页制作、网站维护比较精通，还要有一定的编辑和审美能力。这是网站建设向编研人员提出的新的更高的要求。

4.发挥团体优势，协同开展编研。要加强档案编研的组织领导。通过充分发挥行政及档案学会等在档案科研和开发中的领导作用，加强档案编研的力量。同时，注重在各级各类档案馆与地方志、党史办、大专院校等有关部门之间建立更加紧密的联系，协作开展课题开发、立项和研究工作。这样既可以解决档案馆编研力量不足的矛盾，又可结合实际有效开发利用档案资源，收到双赢的效果。

5.坚持编研探索，提升研究水平。档案编研是一项清苦的工作，档案编研也同样来不得浮躁。因此，我们的研究者还需要沉下心来，耐得住寂寞。只有坚持探索和科研实践，才能取得好成果。