浅谈文件传阅工作的过程管理

赵伟霞，张春妍

（1.绥化市农业技术推广总站；2.绥化市水政水资源管理委员会办公室 黑龙江 绥化 152000）

文件传阅是秘书科的一项重要职责，也是为领导、基层提供优质服务的具体体现，必须严格要求，精益求精。

文件传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。属于传阅文件之列的主要包括：上级机关的指导性文件或重要会议文件；需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

传阅文件应当注意的问题：1.传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅；3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。（《文件传阅单》和《阅读通知》。

结合多年来文秘工作实际，笔者认为做好文件传阅工作应做到以下几点。

一、文件传阅必须坚持的基本原则

1．文件传阅夹要做到专夹专用。为了方便领导和查找，按中央、省（市）政府、批办文三个文件夹的文件要分别存放，不可混同。

2．遵循合理的传阅顺序。传阅文件一般按站长、常务副站长、业务副站长顺序进行。遇有领导外出，可顺延下位领导传阅，回来后及时补阅。为了提高传阅周转速度，防止文件积压，要做到“勤送、勤取、勤催”,做到文件不横传、不积压。

3．严格履行登记手续。对于领导批示的文件要进行严格的登记，以准确掌握文件的行踪。同时，作为文秘人员，有责任也有义务时刻提醒领导不要将传阅件从文件夹中抽出、留存，以便杜绝文件失控或下落不明的情况发生。

4．确保领导批示的落实。凡领导在传阅文件上作了批示的，要在登记后及时通知有关单位。特别是批转有关单位办理的文件，文秘人员要做好登记，及时通知有关单位阅办，并向交办领导报告办理结果，切实做到“件件有回音，事事有着落”。

5．不断改进提高。在实际工作中，不能要求领导来适应我们，而应该我们去主动适应领导。作为一名称职的文秘人员，要经常与领导沟通，了解领导在阅文方面的需求，根据领导意见不断改进传文的方式、方法，切实提高文件传阅效率

二、严格遵守保密纪律

秘书科每天收发大量不同密级的文件，这就要求我们必须以安全保密为前提，以迅速准确为标准，以没有失误为目标，严格按照保密法、保密规章制度和文件传阅制度的规定，加强机要文件和涉密事项的保密工作，增强保密意识，切实做好重点单位和重要部位的保密防范工作；对阅办完毕的文件要及时回收特别是上级重要文件要按时回收，防止遗失。对收回的文件要分类存放，以备查寻。同时，文秘人员每天数次到领导办公室传送文件，可能会恰逢领导研究、讨论秘密事项，这就要求文秘人员必须严格遵守保密纪律，切实做到不该说的不说，不该听的不听，不该问的不问，不该看的不看。

三、熟悉、掌握领导分工和职责范围

只有熟悉和掌握领导分工和职责范围才能根据文件的内容，才能确定来文应该送谁批，送谁阅，由哪个部门办，谁主办，谁协助、谁协调，同时还要掌握本机关各项工作的办事程序和公文处理方面的一些习惯做法。才能让上级文件、领导的指示精神，及时、准确的传递到位，真正做到快捷、高效、无误。

四、提高收发效率是做好文件传阅的基础

文秘人员在做好文件的收发、分类、编号、登记工作后，应贴好文件传阅单，盖好存档、收文章后及时送领导传阅。在传递过程中，要严格控制传阅范围，按规定的范围组织传阅，不允许私自扩大阅读范围，更不允许携带机要文件离开办公室。同时，即便每天收的文件再多，都应做到对收到的每一份文件，要仔细阅读一遍后，再根据文件内容确定发文范围，这样既避免报错领导，又防止漏掉与文件有关的单位。此外，为了确保上级指示、精神及时、准确上传下达，还要做到文件登记不过夜，急件急办；对一些需报结果的文件，为了引起领导注意，用红笔在文件上给做明显标记，特急件及时与领导本人联系，直至得到落实为止。

五、文秘人员应具备素质

秘书人员素质的高低直接关系到工作质量与效率的高低。一方面，当前我国秘书队伍的现状决定秘书素质亟待提高，另一方面，经济社会的持续快速发展和知识经济的到来，对秘书人员的素质赋予了更高的要求，在新形势下研究和探讨秘书工作的基本特征，从而寻求秘书工作的规律，具有很强的现实意义。现阶段秘书人员必须具备过硬的思想政治素质、较高的职业道德素质和健康的心理素质和扎实的工作能力素质才能符合竞争日趋激烈的社会的需要。因此作为一名合格的文秘工作者应具备：

（一）基本素质

1身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的文秘人员，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

（二）政治素质

文秘工作是一项政治性很强的工作。加强政治修养、提高思想政治素质是每个文秘工作者应具备的品德。政治素质包涵政治方向、政治立场和政治纪律。政治方向是指文秘工作者应当坚持为社会主义建设积极服务的方向，坚持为人民服务的方针，做好自己的本职工作。政治立场是指文秘工作者必须坚持正确的立场，树立正确的世界观、人生观和价值观。政治纪律是指文秘工作者要有严明的政治纪律、政治鉴别力和高度的政治敏锐性。无论是国家机关，还是企事业单位的档案室，其保存的档案资料都是党和国家的宝贵财富，丰富的室藏档案是政治、经济、文化、科技等最原始的记录，具有鲜明的政治性。因此，作为文秘工作者必须具备过硬的政治素质。

（三）业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括公文处理、外语以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注新时期各行业的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是开会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（四）文化素质

首先，要从基础下功夫，比如，从文字的认知到理解、从知识的广度到深度、从文章的写作和论述等等。其次，要掌握当代的新文化、新知识、新事物和新观点，了解社会科学、自然科学。只有具备坚实的文化基础，才能更胜任和做好文秘工作。第三，掌握计算机技术、以适应现代化文秘工作的需要，目前，计算机技术应用已经普及，现代的工作人员已从低效率的手工操作方式中解脱出来。因此，掌握和提高计算机应用能力，对文秘工作者来说是势在必行，只有充分掌握和利用计算机技术，才能使自己的工作得新应手。

此外，学会一些有益的技能，如开车，琴棋书画等，也是很有好处的。俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在哪一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

今后，为了更好的做好文件传阅工作，我们不断学习、总结办文经验，随时与领导沟通，征求他们的意见，根据领导意见不断改进传文的方式、方法，切实提高文件传阅效率。