充分利用档案信息资源更好地为经济建设服务

王艳梅

（七台河市规划勘测设计院 黑龙江 七台河 154600）

信息时代，档案作为社会实践活动的真实记录，是一种宝贵的信息资源。现阶段经济建设飞速发展，档案工作应适调整方向，适应经济体制变革的要求，主动参与到经济建设中去，不断改进工作的方式，开阔工作视野，调整工作内容，充分利用档案信息资源，通过信息系统加工和计算机网络的传输，使档案资源合理配置的与有效的开发利用，实现档案信息资源的社会共享。更好地为经济建设服务。

一、更新观念，牢固树立为经济建设服务的思想

一是要把“死档案”变为“活信息”。档案管理者不能仅仅局限于对档案资料的整理和保管，而是要侧重于对档案信息资源的发掘，要有积极的信息转化意识和档案使用的效率意识，我们应当意识到，收集和整理档案的最终目的是利用档案。从中提取有价值的信息并通过现代化信息手段和渠道，使其为经济建设服务。逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

二是要深入挖掘、突出重点，提供决策依据。必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。要通过对档案资料的整理和深入分析，找出与经济和社会发展方向相对应的规律性，为提供决策依据，使档案资料真正成为促进经济和社会事业发展的参数。

三是要转变作风变被动为主动。要改变传统的“等客上门，你查我找”的被动服务方式，积极走向社会了解市场需求，主动提供服务。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性；要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案的创新服务。

二、加强档案基础工作，为开发利用档案信息资源创造前提条件

档案的基础工作包括收集、整理、鉴定、保管，编研、统计等环节.收集是档案工作的前提，整理、分类、鉴定、保管是实质性工作.检索是利用的拐杖与向导，编研是利用的手段和方式。档案基础工作是开发利用档案信息的前提和必要条件，基础工作做不好，开发利用工作也很难取得成效，过去由于在档案基础工作方面存在着馆藏档案不合理、检索工具单一、编研工作薄弱等问题，在很大程度上影响了档案信息资源的开发利用。因而，要更好地开发利用档案资源，为经济建设服务，就必须做好档案的基础工作，特别要在以下几个环节上加大工作力度。

一要加大收集力度。把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理，为档案的收集、整理工作奠定基础。明确接收档案的范围、内容、标准及要求，及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等，以确保馆藏档案更加丰富、具有特色。同时，要扩大档案征集范围，主动向社会征集有价值的档案。要围绕经济建设，注重科技资料、新经济领域档案资料的收集，做到齐全完整，改善馆藏资料结构，丰富馆藏量。达到为利用者提供完整服务的目的。

二要加强档案现代化管理，提高科学管理水平。实现档案资源信息化、档案保护现代化、档案管理手段现代化、档案管理标准化。在资料的形成过程中，要同有关部门密切协作，严把材料制作质量关，做到资料的规范化、标准化，在资料的保管上要采取相应的保护措施，确保其安全完整，不丢失、不损坏，并及时做好档案的鉴定和解密工作，按要求适时开放。

三要完善检索系统。档案检索工具在档案管理中具有桥梁作用、交流作用和管理作用，各种检索工具，是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段。档案检索系统是记录、报道和查找档案的工具。利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。使用它才可以打开档案信息宝库之门，满足特定的需求。我们要紧紧围绕经济建设这个中心，根据不同需要，编制不同的检索工具，力求检索工具多样化，保证从不同角度检索，不断提高查全率、查准率和和快速查阅率，以适应利用工作的需要。

四要加大编研工作力度。档案编研工作是将馆内静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程。档案编研的选题只有贴近政府的工作中心，贴近人民群众，才能有效地为经济建设、社会发展服务。让档案编研成果满足社会各界及人民群众的需要，是档案编研工作的出发点和归缩。因此在编研题材上，要根据经济建设和社会各方面的需求，力争丰富多样。特别是对经济领域、科技领域的档案资料，要深入研究，多编辑一些综合性或专题性的史料汇集，从而使分散的档案资料系统化、条理化，提高为经济建设服务的层次。

三、及时了解社会需求，做好档案利用信息预测

随着经济建设的飞速发展，人民群众的民主意识和法制意识逐步增强，人们对档案信息的利用需求不断发生变化，这就要求档案工作者必须走向社会深入实际，加强调查研究，及时掌握人们对档案信息的利用需求，并根据形势的发展，对未来社会的档案信息需求做出预测，这是做好档案开发利用的超前性工作，通过预测，详细了解和掌握每个时期的中心任务及社会各行各业对档案信息的需求，通过分析研究，区分主次，掌握轻重缓急，有计划、有针对性地安排好档案资源的开发利用工作。

要做好档案信息的需求预测工作，首先要求档案工作者必须树立主动服务思想，变守门待客为上门服务，主动征求信息需求者的意见，了解社会对档案信息的需求动向。其次要求档案工作者必须树立深入实际的工作作风，积极深入经济建设第一线，准确把握经济发展的趋势，并通过对这种趋势的研究分析，了解经济发展过程中对档案信息的需求动向。再次，要求档案工作者根据社会对档案信息的需求动向，有的放矢的收集整理和编研各方面的档案资料，为经济建设提供全方位的服务。

四、依据信息反馈，提高档案信息资源开发利用水平

档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息，是档案信息资源为经济建设服务的重要组成部分，档案信息资源的开发利用效果如何，档案部门所提供的信息满足需求者的程度高低，档案部门对经济建设提供服务的好坏，利用者对档案部门有何意见和要求等，这些都是档案信息资源的开发利用所必须了解和掌握的，也是档案部门及时了解社会对档案信息的需求，分析掌握档案信息利用动态，不断改进与加强档案信息服务工作及时了解社会对档案信息的需求。档案人员要不断拓宽知识领域，学习哲学、经济、法律、历史和现代科技等相关知识及反映当代世界政治、经济、文化新发展的各种新知识、新技能，同时要学会运用现代化工具和手段进行档案管理，提高工作效率和经济效益。通过信息反馈使档案部门了解在档案信息资源的利用上，哪些方面是做得好的或比较好的，哪些方面还做得不够，从而有针对性的改进工作，提高水平和服务质量，同时，通过信息反馈，进一步了解利用者的利用和新的要求，进一步掌握档案信息需求的变化和发展趋势，以便更好地收集、整理和研究新的档案资料，为利用者储备更准确、更系统、更科学的信息资源。同时还要加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性，积极配合档案部门做好这一工作，使档案信息资源的开发利用取得更大的社会效益和经济效益。