浅析《建设电子文件与电子档案管理规范》

阚跃凤 袁丽娟

（大庆市规划局 黑龙江 大庆 163316）

随着信息技术、通讯技术、网络技术、数字技术的飞速发展及其在城市建设领域的广泛应用，城市规划、建设、管理与服务的数字化建设正在成为我国城市现代化发展战略的重要组成部分,建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用，如何保证信息时代城乡建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用，已成为各地建设部门，特别是城建档案管理部门、建设系统各业务管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位所面临的一项紧迫而艰巨的任务。《建设电子文件与电子档案管理规范》的编制和发布，对于保证建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，具有重要的意义。《规范》是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。下面我谈一下自已对本《规范》关键问题的分析和理解。

一、建设电子文件和电子档案的原始性、真实性和准确性

影响电子文件的真实性、完整性、准确性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2、真实性问题。电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存在着认定上的困难。信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

3、完整性问题。电子文件经常处于流动状态，如不按时收集整理，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

加强电子文件和电子档案建设，应采取如下措施：

1、加强建设电子文件归档的组织领导。从电子文件的形成到归档，跨跃了多个部门。这些部门往往通过电子计算机网络联成一个有机的整体，有时工作互有交错，职责界限难以区分清楚。因此，指定专门机构或专人负责电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作。形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。因为电子文件的形成、收集积累贯穿于公务、科技等工作的始终，只有电子文件的形成者或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系，由他们收集积累并整理归档，才能保证电子档案的质量。收集积累、整理归档又是档案工作的基础和首要环节，需要由档案部门进行指导和参与管理。对归档后形成电子档案的管理应由档案部门负责，电子文件形成部门要协助支持。《建设电子文件与电子档案管理规范》规定，建设单位作为电子文件形成单位负责建设工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交，在这过程中它组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作，收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；所以对城建档案管理机构来说加强对建设单位加强前端控制，实行全过程的管理与监控，加强建设电子文件归档的组织领导，是保证管理工作的连续性，保证电子文件与电子档案的质量的关键。

2、采取措施，保证电子文件归档质量。归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理水平，因此必须有质量控制措施，以保证这项工作的正常进行。城建档案管理机构和电子文件形成单位即建设单位要协调，使电子文件管理和电子档案管理形成一个有机的整体，避免相互推诿扯皮。建设单位把归档工作“纳入有关管理制度”、“纳入有关人员的职责范围”，明确责任岗位，指定专人管理，要有明确的规章制度、标准和具体的规定，建设单位明确电子文件归档的具体工作内容和要求，如制定电子文件归档的工作步骤、归档制度和归档计划，明确电子文件形成、收集积累的质量要求。从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性要采取专门技术措施。电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不出现错误。整理归档时，将电子文件改为“只读性”文件，将其变成不可更改的文件，以确保电子文件的原始性、真实性和准确性。

3、电子档案的长期可读性问题电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他地区档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议：

建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的城建档案整理著录软件推广城建档案整理著录软件，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。

二、电子档案的有效保存与维护

电子文件本身有不稳定性，表现为三个方面。一是所依赖的系统的不稳定性，现在计算机软、硬件系统更新换代的速度迅猛，尤其是软件系统的更新换代，都会产生电子文件存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换的问题。二是载体的不稳定性，用以存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短，不易长久保存。三是电子文件具有可变性，其真实可靠性远不如纸质档案，随时面临被修改、盗窃、丢失、甚至销毁危险。

由于电子文件档案的不稳定性，怎样保证档案信息的完整、真实、安全，做好电子文件档案的维护和保管工作，显得非常重要。

1、建设电子档案的保管单位应配备必要的计算机及软、硬件系统，实现建设电子档案的在线管理与集成管理。并将建设电子档案的转存和迁移结合起来，定期将在线建设电子档案按要求转存为一套脱机保管的建设电子档案，以保障建设电子档案的安全保存。

2、.搞好电子档案载体的存放环境。电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内，环境温度可控制在17～20℃之内，湿度保持在35%～45%之间；同时注意防尘、防火、防有害气体等库房“七防”工作。

3.建设电子档案保管单位应每年对电子档案读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与薪设备的兼容性，如不兼容，必须进行载体转换。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测及抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施。

4、做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下二个方面的备份：一方面要建立多套备份，一式两份或一式三份，并分开保管，以免电子档案载体意外损坏。另一方面针对电子档案载体寿命短的特点，最好每隔3年进行一次保护性复制。

《建设电子文件与电子档案管理规范》使我们进一步明确了当前电子文件管理工作的发展方向，那就是对电子文件管理实行规范化、法制化，建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地为城市建设、规划、管理服务。