加强高校电子文件的归档管理

陈小芝

（湘南学院 湖南 郴州 423000）

随着信息技术和网络技术在高校应用的日益广泛，在高校各级行政管理、业务管理和教学、科研活动中，产生了大量的电子文件，而且随着校园网的建成和运行逐步增多。但是，加强电子文件在网络环境下的归档管理问题，在许多高校还没有得到足够的重视，这是一个亟待解决的问题。

一、高校电子文件归档管理的内容

1、确定电子文件的归档范围。这是归档工作的首要任务，是保证高校电子档案质量的关键环节，凡是反映高校及其所属各部门的主要工作，具有查考利用价值的电子文件都应纳入归档范围。

2、确定电子文件的归档时间。这要视归档的具体情况而定，电子文件的归档管理逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。这种归档方式应随办随归，经归档后的信息可供利用者通过网络检索利用，逻辑归档的随时办理可及时甚至实时地实现档案资源共享；物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程，原则上参照纸质文件归档时间，在一个工作年度完成后进行，这种归档方式便于实现电子文件的集中管理，有利于保证档案数据的安全。

3、明确电子文件归档的要求。（1）电子文件形成部门随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，填写《归档电子文件登记表》。（2）归档电子文件按照“件”进行管理，逐件编目。（3）档案室对归档电子文件进行原始性、真实性、有效性和完整性鉴定及检测。由于电子文件的易更改性加上文件从形成到归档之间有一段较长时间，所以鉴别归档的电子文件是否是当初形成时的原始中真实的有效文件是至关重要的。此外，由于电子文件是由文件信息内容、内容记录载体以及电子文件内容所依赖的计算机软、硬件系统组合而成的，所以归档前还必须要检测文件信息模式、记录载体有无病毒感染、有无损坏以及软件与硬件平台技术条件是否一致等，这样才能实现归档后的电子文件内容在保管期限内正常存在、被显示、被利用的可能。

二、高校电子文件归档管理面临的问题

1、缺乏归档管理制度。目前，许多高校电子文件的产生实际上是无序的，许多有价值的党政管理、教学、科研方面的电子数据资料散落在校内各部门中，并没有得到及时的归档处理，甚至有些文件就在平时的文字和图表处理中被随意地覆盖、删除掉了。而这些问题的存在往往是由于高校内部缺乏完善的电子档案规章制度，未明确电子文件的全程管理原则、原则工作流程以及各部门的岗位职责，从而导致电子文件的形成部门或承办部门对电子文档的重要性认识不够，保存电子文档的意识薄弱，未将电子文件的收集和归档纳入本部门的文档管理范围内。

2、电子文件收集难度大。归档工作是由文件管理转换为档案管理的转折环节，电子文件归档工作的质量关系到整个电子档案管理水平。而在高校实际管理工作中，从电子文件的形成到归档往往要跨越多个部门，影响电子文件归档的原因：（1）由于学校各职能部门（即电子文件的形成或承办部门）的工作环节有时又是互有交错的，所以职责难以界定；（2）由于这些电子文件形成部门或承办部门对电子文件的收集积累和归档的步骤及要求不甚明了，难以达到归档前的规范整理；（3）办公自动化系统不属于档案管理部门内部的工作，导致电子文件管理与电子档案管理往往不能形成一个有机的整体，出现关系不顺，相互推诿，甚至与归档相脱节。

3、电子文件真实性难以保证。“档案是历史的原始记录”，是档案发挥凭证和参考作用的基础。传统文件的原始性与真实性，以一种直观的形式，即通过内容与载体的结合，以一种固定的结构反映出来。而电子文件内容与载体经常发生结合形式的变化，如拷贝后的复制件与原件完全一致，有时也会因为载体或读写技术的不稳定性造成文件内容的和丢失和变异，也可在传输或转存过程中被改动而不留痕迹，所以电子文件原始性和真实性的鉴定成为首需要解决的问题，在高校工作中，许多电子文件如学生成绩记载等，原始性是保证其凭证价值的关键。如何对虚拟的、无实体的电子文件进行原始性、真实性的鉴定是我们在实际工作中遇到的最大难题。

4、电子档案管理人员整体素质有待提高。。电子文件的信息内容是数字化形式，电子文件的归档管理也与纸质文档有着截然不同的区别，要求档案管理人员既要具备档案管理基础知识和基本方法，又要熟悉计算机软硬件技术及数字通信技术。而大多数高校的档案管理人员还停留在原先的知识水平和管理水平上；没能及时地学习新技术、补充新知识，对于电子文件归档管理中出现的一些新情况不能独立地处理和应对，导致电子文档的管理出现被动、滞后的局面。

三、加强高校电子文件归档管理的对策

1、建立健全电子文件的规章制度。要做好高校的电子文件归档管理工作，首先就要建立健全电子文件的归档办法，可以根据国家有关电子文档管理的专门标准，结合本校电子文档管理的自身特点和存在问题，提出具体可行的规范措施和管理规则，形成一套行之有效的高校电子文件归档制度，使得各工作部门进行归档工作时有章可循。此外，鉴于电子文件产生时所采用的软硬件平台的不同所导致的问题，也应提出统一的规范和标准，规定各种类型电子文件，需采用规定的管理通用格式，以保证归档电子文件的有效识读和利用。

2、高校档案部门与电子文件形成部门协调工作，杜绝电子文件形成和归档工作的脱节。电子文件与传统纸质文件相比，在归档工作中所涉及的问题更加广泛，受制约的因素更多，仅仅依靠一个档案部门是很难完成的，必须搞好与电子文件形成部门、承办部门的协调配合工作。高校电子文件的形成是贯穿于高校的党政、教学、科研等工作始终的，如行政职能部门产生的文件、规定、章程等，教学管理部门形成的教学计划、教学大纲、毕业设计等，科研工作中产生的项目申请、研究成果等。这些电子文件的形成部门与承办部门是最熟悉本部门的工作管理业务，了解电子文件的内容、形成规律和电子文件之间的有机联系的，由他们来收集、整理、归档，才能保证电子档案的质量。而档案部门最了解全校的情况，掌握归档的原则和方法，按照全程管理原则，应该发挥把关和统筹作用，参与到电子文件管理活动的全过程管理中去，对电子文件形成部门归档前的收集和整理工作进行指导和协助，帮助这些部门将归档工作纳入部门管理制度、纳入相关人员的职责范围，并按计划进行检查和考核。

3、建立记录制度、完善技术手段，保证电子文件的原始凭证性。电子文件从形成到被开发利用要经过很多环节，要为每一份文件建立记录制度，使电子文件在形成、整理、保管、利用过程中，都有真实的相关记录信息跟随，以证实其文件内容的原始真实性。可以在网络上设有记录信息系统，鉴定时与记录系统记载的形成、修改时间等方面进行对照就可以鉴定原始性和真实性。

4、培养适应现代化管理的人才。高校必须重视电子文档管理人员的培养，加强对高校各部门的专兼职文书档案工作人员在应用电子档案管理新技术、新设施方面的培养，为他们补充计算机技术、数字通信技术以及网络系统方面的知识。

国家已经将档案信息化纳入到国家信息化建设的总格局中，这种指导思想对高校档案工作具有很强的启示作用。高校的电子文件是高校进行行政管理和教学管理的重要资源，要让这些重要的信息资源得到很好的开发利用，就必须先从归档环节上把好质量关，从而促进高校各项事业的发展。

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