国外机构仓储建设危机及对策研究

姜 颖 （北京师范大学管理学院 北京 100875)

孙 坦 （中国科学院国家科学图书馆 北京 100190)

肖 明 （北京师范大学管理学院 北京 100875)

黄国彬 （北京师范大学管理学院 北京 100875)

大学图书馆目前正处在学术交流界重大改革的交叉口。首先，网上可以搜索到的期刊论文数量正处在急速的增长当中，这种发展态势提升了迅速获取研究所需信息的简易程度。为了提高信息获取的便利性，图书馆往往需要增加投入，这将在很大程度上增加大部分大学图书馆的成本预算。其次，图书馆除了充当起信息的采集者、组织者、保护者和传播者的传统角色之外，目前正在从事着知识普及和方便资源获取的工作。在某种意义上讲，图书馆已逐步发展成为一个可以不受传统出版模式限制就能收集、组织、保存和广泛传播信息的机构。这种趋势即清楚地指向了数字出版业。作为数字出版业中的一种重要出版模式，开放存取的影响日益广泛、深入，其结果也推动了机构仓储的建设与发展，进一步方便公众获得和保存信息[1]。

学者Lynch C A强调机构仓储是数字世界中学术研究的基础设施。机构仓储已经成为数字图书馆建设进程中增长最快的元素之一[2]。由于机构仓储在改革现存学术交流系统和引领开放存取运动方面的巨大潜力，许多大学图书馆已经投资了人力和技术资源去建设这个能够通向精神、文化等多方面入口的强大的科技设施。尽管教师是机构仓储最主要的资源提供者，但是很多研究表明，真正参与其中并重视机构仓储发展的教师比例是相当低的。因此，一些研究也同时指出图书馆员不要陷入盲目追求机构仓储的梦境中。本文即针对机构仓储目前所处的以上现实情况进行深入剖析，希望有助于机构仓储事业的进一步发展和完善。

1 机构仓储的含义和工作流程

1.1 机构仓储的含义

很多专家学者都针对机构仓储给出了各种定义，由于本文主要是以大学为机构仓储的主要战地进行分析的，所以针对机构仓储的概念问题，我们采用Lynch C A对机构仓储的解释：“所谓机构仓储，即是指大学为了方便管理与促进交流，将本单位教员或其他单位教员所创建的学术成果以数字形式存储，并提供给教员获取的一系列服务的组合。”[2]

1.2 数字图书馆和机构仓储的区别

数字图书馆是为大学发展提供新服务的平台或框架。数字图书馆是一个可以以数字形式获取、存储和传播资源的虚拟实体，一般意义上的数字图书馆平台都会提供多种格式和涉及多个学科领域的资源[3]。其具体结构如图1所示。

机构仓储和数字图书馆的不同在于：数字图书馆通常将来自更大范围的不同用户作为服务对象。这里的用户，不仅包括大学内部的教员与学生，还包括校外的用户。由于服务对象的广泛性，数字图书馆服务的设计与实施都会涉及多方面的因素；相反，机构仓储的服务对象更加明确，比如，主要是面向本机构的内部人员提供开放获取，因此，在服务与设计方面需要权衡的因素相对单一。

1.3 机构仓储的工作流程

学者Lynch C A关于机构仓储的定义强调了服务的理念[2]。其研究成果指出，一个成功的机构仓储必须超出基本的数字图书馆模式的限制并向机构内的特定团体提供服务。例如，Lynch C A在关于机构仓储的调研中指出，提供电子论文服务是最受欢迎的服务之一[2]。其服务对象应该锁定为本机构内最需要这些服务的用户群，包括研究生院的管理员、在校学生等。尽管电子论文对研究生院的管理员和学生们非常有吸引力，但是整个服务对于教师们的价值却并不是特别明显。一个成功的机构仓储需要对整个用户群有一个清楚的认识并能够为这些团体提供独一无二的工作流程[4]（见图2）。

2 机构仓储的地位研究

Jantz R C和Wilson M C等学者在以美国研究型图书馆联盟中的所有成员图书馆为研究对象的在线研究结果中表明，有56%的图书馆在自己的网站上与其机构仓储进行了链接[5]。相比之下这个比例还是相当低的，也就是说有近一半的图书馆并没有链接，严重缺乏对机构仓储在图书馆资源建设中重要地位的认识。另外，在有链接的图书馆网站中，链接到机构仓储的方式也是多种多样的，例如，有的是从图书馆主页或者其他相对明显的位置例如“关于”页面链接到机构仓储；也有的是从“学术交流”、“新闻大事记”、“数字项目”、“信息服务”、“关于图书馆”、“电子资源”、“全体教员”、“查询信息”等栏目中链接到机构仓储。观察发现，其中有2/3的机构是通过以上这9个主要途径链接到机构仓储的页面中，也就是说，1/3的机构并没有或者通过其他方式完成从图书馆网站到机构仓储的链接。可见，各大图书馆不仅对于机构仓储的关注力度存在很大差异，对于机构仓储的定位也有很大不同，进而导致了其经营管理模式也呈现出多样的景象。鉴于目前很多研究结果表明机构仓储在市场营销方面十分薄弱，有效的营销手段必然会提高教师们对于机构仓储的关注度，甚至可以说直接影响着教师们向机构仓储存储论文的数量[6]。 从上面的调查结果中我们可以看到，在图书馆网站上建立与机构仓储的有效链接其实也是一种很好的推销手段。

3 机构仓储库面临的危机及其应对策略

3.1 存储内容目前是机构仓储面临的最大障碍

学者Ware M B从世界各地挑选了45个比较有代表性的机构仓储网站进行研究，结果发现每个机构仓储库的平均资源数目仅仅为1 256个，并且大部分是论文和灰色文献（技术报告和工作底稿）[7]。Shearer K通过调研指出，在加拿大图书馆联盟的7家机构仓储中，有5家机构存储的数据量少于200项[8]。可见，在各大图书馆中，内容的补充仍旧是机构仓储实施的最大障碍。通过对美国研究型图书馆联盟认可的数家机构仓储所收集的5 140项资源的学科领域进行分析，结果表明，有约67% 的资源内容属于自然科学，约27% 的资源内容属于社会科学，只有约5% 的资源内容属于人文科学[3]。从这些统计数据中可以明显看出，机构仓储存储的资源数量依据学科不同有较大差别，其中人文科学的教师存储数量最少。 这主要是由于人文科学的研究人员未能意识到机构仓储的学术交流价值，同时也是由于图书馆对机构仓储的宣传力度不够等原因造成的。学者Daly R 与Organ M甚至发现用户对于人文资源的利用恰恰是最多的[9]。 Mark T和Shearer K对康奈尔大学的机构仓储也作了类似的调查，分析结果指出康奈尔大学的机构仓储几乎未被本校教师所了解和使用，其所收集的论文数量非常少，有些院系的机构仓储甚至没有任何实质内容。多数教师还是习惯于使用机构仓储的代替品，比如个人网页和自认为比本校机构仓储更具有学术价值和更高认知度的学科存储库。通过调研，Mark T和Shearer K概括出教师们不愿意使用机构仓储的部分原因，如机构仓储的信息传播模式与其他信息传播模式雷同；机构仓储在版权保护政策上过于模糊，从而使版权作品面临被剽窃的风险；提交给机构仓储的论文往往未经同行评议，因此学术价值难以有效体现[10]等。

3.2 针对存储内容方面的危机解决策略

从上面的分析我们可以看到机构仓储在内容方面所面临的严重危机。要解决这些危机，重点是要制订能够有效提升机构仓储知名度和利用率的策略[11]。调查发现，教师们对于机构仓储的关注程度存在一定的差别，正如日常中所使用的很多商品一样，如果用户喜欢使用那自然无需赘言；但是如果用户不喜欢、不习惯使用该商品，则需要花费相当大的精力来说服他，而且仍然会出现不尽如人意的结果。一个相对完善的机构仓储库内容管理模式应该包含以下几个方面：

首先是掌握从资源提供者手中获取所需要资源的方法、技巧[12]。当然，解决这个问题的前提是机构仓储的管理者需要和学者们进行密切沟通，在这里我们可以具体化为图书馆和教师们要保持良好的沟通。这种沟通包括：学者们能够提供何种数字资源给机构仓储、希望机构仓储建设者以何种方式来组织与提供基于机构仓储的信息、机构仓储建设者希望学者们以何种方式将较为有利于促进学术交流的数字资源提供给机构仓储。比如，机构存储建设者事先把存储内容分门别类（如可以按照学科性质分类，也可以按照教师姓名分类），以使工作更加清晰明了。

其次是具有控制和剔除非学术型资源的政策和能力。首先要在资源的上传和提交过程中加强控制。目前的提交方式有直接提交和间接提交两种。直接提交更适合具有大量资源提供者的机构创建机构仓储，其优点是缩减了资源提供者与第三方交涉的环节，但是这种方式涉及到版权问题，康奈尔大学的研究员们在针对来自不同学科领域的11名教师的深入访谈中发现，教师对于机构仓储中的版权问题还是相当关注的，甚至于有些过度谨慎。没有一定的法律约束，确实会让机构仓储的资源提供者对此产生质疑，因此为了避免法律上和道德上的双重困扰，有些机构只能选择推迟资源上传时间来确保版权问题。相比之下，间接的提交方式将会排除这方面的困扰，能够有效地保证资源上传时间和内容的控制[13]。

第三是努力实现机构仓储的共享。共享的很多优势是显而易见的，不仅可以提高各子机构资源的购买能力，还可以促进各机构多种资源的融合。通过两个或者更多机构的联合建设，必然可以增加机构仓储的建库资金投入，并在技术、人员等宝贵资源上实现共享，提高机构仓储的建设效率[14]。另外，采取定期邮件提问和访谈等形式密切关注机构仓储内容提供者和用户的意见反馈[15]、在内容中增加与文献作者和参考文献的链接、设置一些如“精选资源”的板块、提高本机构的机构仓储网页在Google竞价排名中的位置等手段，都是增加机构仓储知名度和利用率的有效措施。

4 机构仓储建设存在缺失的根本原因和补救措施

4.1 机构仓储库建设存在缺失的根本原因分析

显而易见，教师们对于机构仓储缺乏兴趣的原因主要是其没有意识到机构仓储对于他们学术研究成果所体现出的巨大价值。当然，究其原因，首先是机构仓储平台的不成熟性，其次就是机构仓储与学术交流两者之间的内在关联存在很大的缺失[16]。

机构仓储平台的缺失是双重的：内容上的不充足和没有提供支持学科分类的服务。正如Lynch C A所给的定义中指出的，在21世纪，目前的重点是提供支持学术资源的服务。学术资源正在逐步地被数字化，图书馆员们也应该意识到学术资源正在由纸质资源向数字化资源转变的过程中所面临的风险。数字化资源的生命周期比较短暂，并且还存在很多不利于数字化资源存储的条件，如硬件设备过时导致存储于其中的数字资源无法被读取。许多学科领域的研究方法和工具均有较强的学科性，甚至与机构仓储的资源组织和服务提供形式有着本质的不同，但是数字对象只要存储于机构仓储之中，图书馆就可以提供完善的归档和保存服务。尽管对于该领域的探讨和研究层出不穷，至今在保护数字对象方面还是缺乏完善的政策和措施[9]。另外，还可能存在一些服务形式，主要包括与环境部门的合作，获得各方面的支持还有元数据的创新方面。如果这些基本服务项目到位的话，数字资源内容还是很有可能被延续下去的。

在学术交流领域发展进程中图书馆员的角色定位和机构仓储的价值二者的整合方面也存在着一定缺失。Budd T曾在其著作中深入分析了信息专业人士及时掌握新技术的必要性。他指出我们不仅仅需要掌握新的技术，更要明白新技术能起到多大的改革力度。确实，图书馆员们在对机构仓储的态度方面是具有一定的矛盾性，他们可以提供从图书馆网站到机构仓储的链接，也可能会完全忽略机构仓储的存在[17]。因此，图书馆就需要探究一种使得机构仓储能够最有效促进学术资源发展的可靠方式。教职员工们也经常是把机构仓储仅仅视为一个存储的地方而没有看到它能够提供全面服务的潜质。对此，有效处理这个问题的首要步骤就是让教职员工们在理念上将机构仓储和学术资源建立关联，让其一提到机构仓储就能够联系到学术资源。

4.2 机构仓储库建设存在缺失的补救措施

4.2.1 真正明确机构仓储的含义

开放存取作为一种新颖高效的中介工具，很迅速地在学术界赢得了信任和支持[18]。但是，正如之前所指出的，在目前的大学机构仓储的建设中，教师们以个人名义参与进来的比例相当低甚至可以说基本是不存在的。在目前的机构仓储所保存的数字资源中，不同学科领域的资源量并不均匀，尤其是在人文科学领域占据的比例更低。并且，由于缺乏大学图书馆和机构仓储之间正式的链接途径，也使很多人并不清楚机构仓储到底代表什么。Lynch C A把机构仓储定义为一个服务的集合[2]，Johnson I M研究发现很多学术图书馆把机构仓储看作是自己扩展数字资源的一部分[19]。因此对于机构建立和完善而言，给予机构仓储一个确切的定义是非常必要和重要的。图书馆员们对于机构仓储本质的理解直接决定了机构仓储的发展和对全体教职员工的推广。

4.2.2 加强高校教师们的参与度

让教师们接受把机构仓储作为存储研究成果的主要途径自然还需要一个过程。首先，在机构仓储的建设与推广过程中，建设者应亲身体会教师们的研究过程，而不是如当前这样，等到机构仓储建设完成后再考虑教师的需求。通过嵌入教师的研究过程，才会知道他们真正缺少什么，真正需要什么。同样，体会不同学科体系的学术文化也很重要。其次，图书馆员们需要应用市场细分理论提供定向服务，像退休教师或者早期应用机构仓储的人员有可能成为支持这种改进的直接推动者，在机构仓储的发展中起着举足轻重的作用。图书馆员应该认识到他们的价值并充分加以利用。第三，强制性措施在有些时候也是必要的，虽然“强制”二字与教师研究的独立自主性原则相悖。 Harnad S在最近的研究中指出，只有当强制管理实施到位时，建构机构仓储的技术改革才有可能得以顺利实施，否则，机构仓储将永远都不会成功[20]。但是，在大学中缺乏激励机制的强制性要求对于教师们而言是完全没有效果的，他们根本不可能按照机构仓储库的要求去存储他们的文章。当然，如果这种思路被接受，那么，对处于大学行政机构和教师之间的图书馆员而言，要更好地吸引教师们向机构仓储提供个人研究成果，依然需要付出更大的努力。

4.2.3 加强资金投入，扩大资金来源。

对于学术研究型机构仓储而言，要想从根本上繁荣起来，最快捷的方式莫过于与营利性的投资商们合作并且大量引进各种资源入库[21]。在资金允许的情况下，这种方法完全可以使学术图书馆的存储量迅速达到惊人数量。英国信息研究情报网的最新研究数据表明，人们所利用的发现信息资源的工具其实除了大家较为熟悉的Google之外，其他工具虽然也有很多，但是被利用的次数很少[21]。正如Anderson C所说，虽然其他工具数量上真的很多，但是如果人们不去使用它，它同样也是没有任何价值的废品[3]。因此，机构仓储只有在各大机构的学术资源输出方式中流行起来，才能真正发挥作用。 Neal J指出，学术研究的未来必然紧密围绕在全球网络周围，学术图书馆必然也是重新定义信息价值链的主要参与者。机构仓储可以为科研人员、高校学者等信息产品生产者提供一种获取信息与知识产品的崭新且至关重要的渠道[22]。

5 机构仓储建设的意义和启示

从上面的讨论中我们可以看到机构仓储建设和实施过程中面临的众多潜在危机和巨大难度，但是正如任何事物的发展过程一样，前途是光明的，道路却是曲折的。机构仓储也必然要经历这样一个过程。当然，每一次成功并不是一次结束，而是另一个开始，每一个机构仓储的建立都意义重大[23]。

首先，在项目实施方面——这里重点指的是时间和预算两方面。一个相对完善的机构仓储计划的成功实施，其时间框架的建构将会是接下来同类项目实施的模板，工程的成本估计和预算也是很值得同类工程借鉴的，从而达到节省人力、物力、时间及充分提高效率的目的，可以说是一个一本万利之举。

其次，在学习经验方面——这里重点指的是建库知识的获取方面[23]。在机构仓储的建设过程中，工作流程中的每一个细节都会被详细记录下来，包括建设中的亮点和所有的难点问题。这对于以后机构仓储项目的建立和实施都是一笔巨大的财富，同时也可以起到很好的延续作用，工程的亮点问题可以保持下去，同时还可以激励接下来的研究者们对难点问题提出更好的解决方案。

第三，在大众的接受程度方面——这里主要指的是市场营销和反馈两个方面。众所周知，在目前，机构仓储的资源很大一部分来源于教职员工和在校学生。针对这个群体的有效的知识推广（也就是所谓的机构仓储市场的营销）是非常急迫的。如何做好图书馆与这些主要资源撰稿人之间的沟通活动，将是拓宽机构仓储普及程度的重要环节，也是目前比较薄弱的环节，我们需要在每一个机构仓储的建设实施过程中积累经验，厚积薄发。

第四，建立机构仓储库可以带动相关领域的研究，丰富学术研究成果。虽然机构存储有利于推动开放存储的建设与研究，但机构仓储并不可等同于开放获取，这种相异性也为研究人员提供了更为宽阔的研究视野。另一方面是关于如何决定本身就是数字化形式的条目和数字化条目之间的比率问题，针对这个问题的研究对于研究机构仓储未来的服务需求是非常有帮助的。再者，当机构仓储作为教师们存储的主要阵地时，对于存储在机构仓储中资源的影响力的研究也是未来研究很重要的一部分。

6 结 语

从以上对机构仓储的研究中可以看出，国外的机构仓储建设尚处于发展的初级阶段，还存在很多亟待解决的问题[24]，但是发现问题并不是坏事，这可以帮助更快地解决建设中存在的问题，更快地完善机构仓储的架构，而由此引发更多、更深入的研究，丰富整个研究的理论体系。

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