管理时间五大法则

张汉宜

每天超时工作，却总是无法好好处理最重要的事?在不同会议间疲于奔命，还得忙着应付下属的问题?管理便利包教你掌握五大法则，让你轻松处理工作，变身聪明主管!

别再忙得像无头苍蝇!许多主管常抱怨，自己每天超时工作、忙得要命，但重要的工作事项却没什么进度，不晓得时间究竟都花到哪里去。

管理大师彼得·杜拉克曾说：“时间是最匮乏的资源，若无法管理时间，就绝对无法管理其他任何事。”

要懂得管理时间，首先必须了解自己的做事习惯与行为模式。有些人做事随性，没有规划；有些人有规划，但规划不切实际；有些人有切乎实际的规划和时间表，但从来做不到。修练以下五项法则，从内到外做好时间管理和有效利用时间。

法则一分辨紧急和重要

许多人常觉得自己忙得晕头转向，但一段时间下来检讨进度，却落得个“无事忙”的结论，因为大部分的时间，都奉献给了紧急却不重要的事情。

生活和工作上的大小事，其实都可以以“紧急”为经，“重要”为纬，分为4个象限：一、重要且紧急，二、重要但不紧急，三、紧急但不重要，四、不重要也不紧急。

仔细思考上述4类事情对你的意义，来安排工作的优先顺序。这4个象限，正应该是时间和精力分配的优先顺序。

1，列一张表。将年度、季度及每月的工作目标列出。

2，订出上述工作目标的进度。

3，根据重要工作目标的进度。分配每天的工作，将大部分的时间分配给“重要且紧急”和“重要但不紧急”的事。

4，用零碎时间和出外用餐时间。处理“紧急但不重要”的事。

5，尽量不要去做“不重要也不紧急”的事。

法则二管理“被打扰”

一名媒体视觉总监外号叫“丁董”，他既不姓丁，也非“董”字辈，而是他因应“被打扰”定下每天下午3点，有事找他的人，可以到他办公室外按“叮咚”，其余时间，除非既紧急又重要，否则一律“不准打扰我”。“叮咚”，于是成了他的外号。

“被打扰”是主管的天职，每一天，每个做主管的人，不管你多忙，都会面临部属找你请示、讨论、求救。和部属协调出一套模式，一样按照“重要”与“紧急”的分类，请部属运用不同的工具和时间和你互动，比方重要又紧急的事，当然最好当下、当面沟通；重要但不紧急，则用电子邮件或固定例会沟通。

1，预留“被扰”时间，让其他人知道什么时候可以去找你谈事情。

2，要求部属按事情的轻重缓急，搭配使用不同的工具和时间来“打扰”你。

3，训练部属把问题一次问完，让你可以一次回答所有的问题。

法则三在同一空间和时间尽量做愈多事愈好

常看到有些人经常在不同空间之间跑来跑去，浪费很多时间移动。训练自己，要移动到下一个空间前，先想一想，有没有什么事情，是可以一并处理的?有哪些事情，是要用到同一空间、同一工具，这些事情，最好集中处理。

譬如设定每天某个时段来统一处理回复电子邮件，或一次把该打的电话全部打完。

检视一天的工作表，看看自己除了在办公室之外，是否还必须到其他单位接洽或开会。是否有些需要沟通的人与事正好在同一个地方，可以顺便一次解决，省下再跑一趟的时间。

1，以“同一时间可处理”、“同一地点可处理”将工作分类。

2，明确掌握在那段时间内要处理多少事，将时间妥善分配运用。

3，打破“完美主义”迷思，别固执在某件事上。必要时加快速度。

法则四记录管理整合时间

先从整体的角度来了解你的时间都用在哪里：从一天、一周、一个月不同的层次来检视，你的时间是如何用掉的。

而后抓出浪费时间的魔鬼：量化比较之后，你会惊讶地发现，原来自己竟然在某一件不重要的事情上花了那么多的时间。找出浪费时间的症结，就能思考如何改进。

最后了解你的“生理时钟”：熟悉自己精力与脑办的巅峰时段。决定把这些不同层级的精力花在哪里，在工作效率最佳的时段做最重要的事，把低潮时段用来做较不重要的事。人不可能整天发狂似地高速工作。

1，把时间列表管理，弄清楚平常都把时间用在哪些地方。

2，把零碎时间整合为完整时间。

3，哪些工作今天应做完而未完成。列入明天的工作计划中。

4，每周固定留一点不被打扰的时间、空间给“思考”。

法则五重要事项设冻结点

100分的决策，但时机延误，比不上80分的决策，但及时决断。很多主管断事拖拖拉拉，又喜欢部属凡事请示。小事授权，大事设决策冻结点，也就是订定最后决策的期限，期限一到，便不可再推翻原来的决策。

1，依事情的轻重缓急，订定授权部属自决的界线。

2，重要事项必须设定下决定的最后期限。