基于实证分析的“采编外包”质量控制

●蔡迎春（上海师范大学 图书馆，上海 2000234）

早在20世纪七八十年代，美国、日本等国家的图书馆就开始将编目业务部分外包。在国内，随着国家联合编目中心、CALLS、各地区采编中心的建立，以及书商外包模式的出现和成熟，从90年代开始，各图书馆借鉴国外经验纷纷效尤，对采访或编目加工业务实行外包。但是采编外包是否真正解决了图书馆目前存在的各种问题，是否达到了图书馆的要求，是否能保证图书采购的质量，却是值得思考的问题。

1 采编外包的质量危机

1.1 采访外包

通常图书采访外包的主要形式是纲目选书，即图书馆根据本校的学科设置、采集方针和任务确定选书的范围，并制定纲目委托给书商按纲目自动配书或者发送采访书目数据。从表面上看，这种外包方式节省了图书馆的采访人员的时间，提高了工作效率，但是通过实证调研发现，实践工作中采访图书质量却难以保障。

（1） 自动配书给图书采购带来的质量问题。自动配书，就是书商根据合约、图书经费预算和图书馆采购图书纲目范围（如学科、主题、出版社等），自行选择图书并主动配送到图书馆，然后由采购人员进行验收，退回不需要的图书。面对着国内出版市场的纷繁复杂，二渠道或合作出版比例越来越高，由于利益趋使，难免有些书商会在提供的图书中加塞一些过时、质量差但价格高的图书，或者粗制滥造的二渠道书、盗版书。采购人员即使是对到馆图书进行验收，由于验收任务艰巨，工作量大，在这么短的时间面对着大量的到馆新书，无法真正实现对图书质量的有效判断，或者对图书的真伪情况进行甄别，而对到馆图书的学科结构也不能完全掌控，不可避免地产生采购图书学科比例失衡，大量学术图书漏采，图书质量低等严重问题。

（2）书商书目给图书采购带来的质量问题。为了考查图书馆采取书商书目的采购模式是否能真正保证图书采购质量，本文选取国内5家高校图书馆的经济类藏书，通过实证分析对其藏书质量进行评价，并将评价结果与书商书目的利用情况进行对比。

评价方式：①通过Google Scholar查证2002—2005年国内出版的经济类图书的被引次数，从而获得某一时段经济类“核心书目”；②利用“书目核对法”，对5家图书馆的经济类“馆藏核心比”，即“馆藏核心种数”占“学科馆藏总量”的比例进行对比；③对各馆2002—2005年期间的采购模式以及书商书目的利用情况进行调研。

对比结果如表1所示：①随着与书商合作力度的加大，利用书商书目进行采选，5家图书馆经济类图书采购质量却呈逐年下降趋势；②采访书目比较稳定，利用书商书目进行采购较迟的B馆和D馆，采购质量却最为稳定；③采访书目变化较大，利用书商书目采购量较大的A馆，质量下降幅度也最为明显。

表1 5家高校图书馆2002—2005年经济类馆藏质量以及与书商合作情况

因此，本文认为图书的采购质量，与采访书目的稳定性以及书商书目有着一定的联系。

为了证实上述结论，本文对教图、人天、三新3家书商2007年书目品种、出版社合作范围及折扣率较低的高教出版社书目总量进行统计（见表2）发现：①教图、三新与出版社合作的范围比较广，几乎接近全国出版社总量，但是图书供全率与人天相比，却具有比较大的差异，尤其是教图与人天的书目总量相差近3万个品种；②3家书商提供的高教出版社的书目总量差异也比较大，最高的与最低的相差近4倍左右。

表2 3家书商书目统计

由此可见，虽然书商书目打着为图书馆提供更多的可供书目和提供更优质的服务的旗号，赢得了高校图书馆的青睐，但是面对图书出版量激增、出版市场混乱等情况，如果书商书目提供的书目品种不全，与出版社合作的范围不广，对折扣率较低的学术性图书提供不全，在提供书目信息时没有真正从图书馆对学术性、专业性较高的图书需求角度考虑的话，势必就会增加了采购图书的盲目性，影响图书的采全率、采准率，最终给图书的采购质量带来潜在隐患。

1.2 编目加工外包

分编、加工外包是国内图书馆实施最广的一种外包形式，主要有两种类型：一是编目加工业务，统一外包给一家专业数据加工公司，由专业公司到馆加工，图书馆回溯建库时大多采取这种方式；二是书商提供的一种增值服务方式，目前图书馆新书分编加工大多采取这种方式，即图书馆新书的编目与加工工作由书商外包人员到馆或异地进行全部或部分加工。

1.2.1 编目质量问题

原则上，图书馆要求书商提供国图或CALIS数据进行直接套录，但对于一些新近出版的图书，对应的编目数据国家图书馆和CALIS无法查到，书商外包人员就需要自行编制编目数据，书目数据的质量难以保证。

（1）分类标引。分类错误或分类不当是编目外包中最常见，也最难以控制的质量问题之一，造成分类标引质量问题的原因很多，主要是因为：首先，可能是书商提供的编目数据中的分类号，不是通过对图书的内容进行判别，翻阅分类法查到的，而是依据图书在版编目上的分类号进行标引。为了证实这一判断，本文将220条书商编目数据中的690字段，与实际到馆图书在版编目中的分类号进行比对，重合度高达100%。书商的外包人员通过套录其公司的编目对图书馆图书进行分类标引，在编目过程中，由于业务素质及编目效率问题，一般很少对690字段分类号的正确性进行判断。其次，各个图书馆对本馆采用的分类号，会根据本馆历史沿革、藏书情况和读者检索需要，对某些类目的应运情况进行适当调整。最后，学科间的交叉，以及新学科的兴起，使得一种图书可以按不同的要求分在不同的类目，在分类时就需要考虑到本校的专业特点、服务对象等实际情况，给出比较适当的选择。但是，这些方面的业务技能也不是书商外包人员很快能熟练掌握的，不可避免会造成分类标引的不一致。

（2）主题标引。一般来说，和分类标引一样，书商提供的编目数据大多采用图书在版编目上的主题词进行标引，书商外包人员在编目过程中，即不会通过分类标引去查主题标引是否准确，也不会对主题词选取是否规范进行判断，因此，主题标引的错误与主题词选取不规范情况甚为严重。［1］

（3）图书著录。为了查证书商外包人员在图书著录方面的主要问题，本文选取220种书商到书的外包编目数据与实际到书进行逐一审校，著录问题主要集中在以下几个方面：①著者号的选取。本馆采取著者的繁体四角号码作为同类书区分号，而对于所选用的繁体字又有特殊规定，如果取号错误，则不利于同一著者同类图书的集中排架，影响读者利用。但是，在审校中发现，这种错误情况最为严重，占到3%。②书名或其他字段著录有误。主要表现为多字、少字或打错字，尤其是在300内容提要字段会出现语言不通、不知所云的情况，这类错误对读者利用造成的影响非常大。③著录不规范。主要表现为题名不规范，副题名、交替题名或并列题名著录不当，外国人名著录不够规范。④著录的详细级次比较简单。主要表现在3字段的著录，缺少对内容或其他项目必要的揭示，丛书项字段，有的根本就没有著录，或者是对其他题名信息没有做必要的检索点；⑤905字段与馆藏信息中的索书号不一致，或者是缺少905字段。本馆采用的是江苏汇文系统，905字段是在馆藏信息窗口添加索书号后点击“确认”键，自动反弹的。如果在馆藏信息窗口添加了索书号信息后没有点击“确认”键，或在馆藏信息窗口对索书号进行修改后忘记再次“确认”的话，就会造成此类错误，从而影响读者对图书的有效获取。⑥多卷书分散著录。对于不同时间到馆的多卷书，书商外包人员经常会将其分散著录，甚至于给出不同的分类号，造成此类图书的分散排架。

1.2.2 加工质量问题

图书加工外包主要有贴条码号、粘磁条、盖馆藏章、贴书标和胶带、整书包封等。这些工作看似简单，但在实际外包加工过程中，还是经常会出现技术加工层次偏低等问题。如本馆对磁条及条码等采取书商馆外加工模式，在实际验收中虽然没有检验到磁条漏贴或贴得不隐蔽的情况，但是对于条码号的粘贴，却经常出现不符合要求本馆的情况，几乎每批到书都有发生，给财产收登人员的工作造成不必要的麻烦，有时甚至要验收人员重新粘贴。而对于整书包封的外包情况，则经常会出现外包人员偷工减料，造成封皮过小，封边过窄的情况，从而影响到实际的包封效果以及图书的美观。

2 产生质量危机的原因［2］

2.1 运作机制

目前图书馆采编外包不是图书馆根据自身需求而产生的，更主要的是由于书商的激烈竞争所导致的，是书商为了开拓图书馆业务而提供的增值服务，这种服务方式还不是很完善，运行机制也不成熟，缺少统一可行的操作模式。图书馆不但在与书商的外包服务过程中存在信息不对称，极容易出现“逆向选择”风险和“道德风险”。所谓“逆向选择”是指书商可能会向图书馆提供不充分或不真实的信息，使图书馆难以作出科学的决策；“道德风险”是指在合同履行中，图书馆无法观察到书商的某些行为或者外部环境的变化，而书商可能采取不利于图书馆的一些机会主义行为，不诚实地追求自身利益最大化，比如不遵守合约承诺，降低外包服务质量等。而且，图书馆在实际图书采编工作中面对的是多个书商，每个书商承担的业务并不具有统一性，资质和优势也不相同，提供的外包加工质量也会不尽相同。因此，图书馆在外包合作过程中不可避免地会产生各种问题。

2.2 管理模式

书商在外包服务中对外包加工人员大多采用量化管理模式，外包人员的待遇与工作量是直接挂钩的，在实际服务过程中不可避免地会“重数量轻质量”。如我馆的到馆编目外包人员平均每天套录编目有200余种，集中到书阶段可以达到300余种，即使是原始编目，也可以做近100种，而本馆的原编工作量仅是其原编量的1/4。

2.3 人员因素

书商外包人员的学历比较低，在实际工作中也没有经过严格的专业技能训练，只是经过简单培训就上机操作，对著录规则与分类、标引并无深刻认识，他们眼中的编目只是一项对号录入工作，填满各个字段即完成编目。例如，我馆的到馆外包人员的学历基本都是高中，在分编工作中，他们很少翻分类法，查主题词表，或查外国著者的规范名称，只是依据图书在版编目或套录数据就完成了对图书的分类标引、主题标引和著录，然而目前国内在版编目制度还不完善，导致分类或者主题标引错误。

3 采编外包中的质量控制

采编外包中的质量问题，如果不采取积极有效的控制措施，则可能对图书馆工作产生严重的后果：长期编目外包，数据质量达不到要求，图书馆的书目数据质量就会直线下降，影响读者对馆藏图书的检索和利用；采访外包控制不当，甚至可以影响馆藏建设的连续性和完整性。

3.1 采访外包的质量控制

（1）采购模式或采访策略的调整。首先，不但要加强自身采购队伍的建设，而且要寻求各学院专业负责人的帮助，建立“文献资源建设委员会”。其次，在纲目订书方面，图书馆不能只靠书商提供的书目进行图书的圈选，而应采取多种采购方式：①加强对文献出版、发行市场的调研分析，加强与“核心出版社”的直接合作。现在，许多出版社，尤其是出版量比较大的专业出版社或权威出版社，都在寻求与图书馆之间的直接合作途径。因此，图书馆如果对本校重点学科文献出版情况进行深入分析，从而确定出版规范、出版学术质量高的“核心出版社”，［3］通过直接向其索取最新书目信息，并加强与其之间的直接合作，或者主动向书商提供核心出版社的书目订单，就可以避免仅通过书商自编书目造成部分学术价值高的图书采购不到的情况；②在书商招标工作中，更要看重书商书目的范围、品种以及到书情况，而不是折扣等其他方面的因素。图书馆要通过试合作，对拟合作书商书目进行分析，找出各自的优势和不足；对未到书反馈清单和到书情况进行对比，查找图书未到原因，督促书商提高新书的订到率，这样可以避免图书馆订购的部分高质量的图书因书商的原因使得本馆不能收藏；③在图书采购环节中，不能忽略“访”的重要性。除了与书商进行合作外，还需要经常“走访”地方新华书店和一些专业书店、学术书店，一是可以对馆藏图书进行查缺补漏，二是可以不断加强对书的感觉，增加对学术文献的鉴别能力。最后，就是加强现采图书方面的质量控制：一是现采图书的查重必须严格；二是在多人同时分头选书时要分工，不可造成现场重复；三是选书有图书销售人员在场时，要经得起他们的营销攻关，坚持采购原则。［4］

（2）加强图书验收质量控制。图书馆加强验收质量控制，对于采取到馆加工模式的图书馆，新书的验收有本馆业务人员参与，新书的加工由本馆工作人员实时指导，因此到书质量和分编加工质量都可以得到有效控制。对于采取异地加工模式的图书馆，图书馆业务人员无法参与新书的验收工作，就需要采取一定的措施进行有效控制。①为防止误选或书商有意无意地夹带非选订或非现场采选的书进入加工流程，图书馆应要求书商在每批图书加工前提供一份清单，这份清单必须与图书馆掌握的数据核对确认；②为防止图书磁条或条码加工中的偷工减料，图书馆除在招标文件和合同中明确指定加工材料和供应商，以及具体贴、夹部位外，尤其要做好磁条的检测工作，以免对图书馆的其他工作造成影响。

3.2 编目外包的质量控制

从采访角度来说，多家书商参与合作是上策，更有利于书商之间的优势互补，增加采选图书的途径。但是对于编目外包来说，多家书商参与会使得图书馆陷于两难境地，编目质量不但难以控制，而且在书商集中到书期间，书商外包人员难以及时到位，极大影响图书馆新书加工的进度。因此，本文建议图书馆编目外包服务的最佳选择是一家外包商进行到馆加工，这样可以使外包人员相对固定，便于对其进行培训，更便于对外包质量进行控制。

（1）正确选择外包服务商。不同的图书馆对书商的服务水平要求不尽相同，通过对我馆编目外包的实践比较结果看，书商规模越大服务越规范，外包服务水平也相对越高。书商的外包服务水平主要看专业服务深度，诸如像贴磁条、贴条码、贴书标等工作，一般书商都能做到，而且都能做得很好，但这并不能代表书商的服务实力。图书分类查重的准确率、编目数据中的分类标引和主题标引等才是衡量书商水平的重要标准。因此，图书馆在评估书商的外包服务水平时，要拿出具体的可操作的评价方案，将书商提供的用户服务信息对照本馆的各项具体要求进行真实性和服务质量深度的核实，或通过实地参观考察，对书商的综合实力作出理性的、切实的判断。

（2）制定并签署有效的合同。因为图书馆与外包商之间的合作是以利益为基础的非行政隶属关系，所以必须加强管理，严格按正常程序签订外包合同，用具有法律效力的外包合同约束双方，以保证各自的利益。图书馆要制定条款清晰、内容明确、涵盖全面的外包合同。因为各馆的加工要求不一样，所以要把图书馆要求的部分加工或全加工的细则形成书面文件，作为合同的一部分。例如：磁条的厂家、长度、材质；馆藏章、条码、书标的样式、字体、加工位置；对到馆外包人员的要求；编目数据来源、著录方面的要求；编目数据中9XX字段的规定，以及有本馆特色的分类等方面要求都要做到尽可能详尽。

（3）加强图书编目质量控制。图书馆对图书分编质量要进行严格的控制，首先就是加强图书馆专业人员对书目数据审核，在对书目数据进行审校过程中，要高质量、严要求，不但著录格式和项目要与本馆一致，还须认真与已有的馆藏数据查重，避免索书号不当，或同类图书分散排架。其次就是加强对书商外包人员的培训工作，主要有两个方面：一是对书商的外包人员进行培训，熟悉本馆的分类细则和书目数据著录细则，包括本馆所执行的编目标准级次和一些特殊要求。二是关于索书号的问题。索书号一般有分类号加流水号或种次号的，也有分类号加年代号或著者号的，不管是哪一种取号组合，都必须要求书商掌握取号规则。

3.3 做好信息的反馈工作

图书馆采编业务外包之后，并不代表图书馆无事可做，而是需要花费更多的时间与书商进行采访和编目数据著录标准、图书质量、数据转换格式要求、馆藏和书目查重等问题的详细沟通。［4］一方面可随时了解和监督外包业务的工作进度和工作质量，加深对加工细则的理解，建立良好的合作关系。另一方面，尽管事先做了大量的准备工作，但在实际合作过程中还会出现一些意外的因素，这里包括书商外包人员的问题，也包括图书馆因工作需要对加工要求的改动等，就要求图书馆能及时与外包服务商沟通，发现问题后及时提出，并有效解决。

［1］吴志荣.人类信息交流的变革和社会文明的变迁［J］.上海师范大学学报 （哲学社会科学版），2009（6）：67－75.

［2］徐贵军.图书馆核心能力之构建：基于管理学观点的整合［J］.中国图书馆学报，2005（1）：21－24.

［3］蔡迎春.基于综合分析法的“核心书目”和“核心出版社”的测定［J］.图书馆杂志，2009（1）：3－6.

［4］党洪莉，彭泽华.湖南省高校图书馆业务外包情况调查及分析［J］.图书馆理论与实践，2009（4）：58－60.