档案工作中的知识管理分析

张兰月

(郑州交通职业学院办公室档案组,河南郑州 450000)

档案工作中的知识管理分析

张兰月

(郑州交通职业学院办公室档案组,河南郑州 450000)

随着知识经济时代的到来,知识管理日趋成为人们关注的焦点,而档案管理工作也进入了创新阶段。面对知识管理所带来的机遇和挑战,组织只有将知识管理应用于档案管理中才能实现档案事业的可持续发展。该文知识与档案两个基本概念加以区别,对知识管理实践与理论的研究现状作以简要阐述,从多方面分析档案管理和知识管理的内涵及特点,列举出知识管理在档案管理中的应用表现,提出了在档案管理中实施知识管理的一些策略。

知识管理;档案管理;创新

1 知识与档案

联合国经合组织 (organization for economic cooperation and development,OECD)在《以知识为基础的经济》一书中,从知识的使用角度将知识分为四种类型:①知道是什么的事实知识 (Know-what),通常被近似称为信息;②知道为什么的原理性知识(Know-why),属于通常所说的科学范畴;③知道怎样做的技能知识 (Know-how),属于技术范畴;④知道谁能做的人际知识 (Know-who),属于经验和判断的范畴。

而档案的概念在《档案法》内第二条规定:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。

由此可以看出知识与档案的区别:知识属于意识形态的范畴,而档案属于物质形态与意识形态的综合范畴,即档案是信息内容及载体共同所构成的统一体,档案离不开信息内容,其所含的信息内容也不能脱离档案的载体而孤立存在。因此,可以说档案是作为知识的载体之一,负有储备重要知识的使命。

2 知识管理实践与理论研究现状

近年来,企业知识管理正在企业界蓬勃兴起,理论研究活动方兴未艾。目前,知识管理已经开始引起国内外部分档案专家学者的高度重视。在档案专业文献中,也不乏关于知识管理问题的探讨。

随着经济全球化和信息超载的涌现,知识管理作为信息管理适应知识经济时代发展的必然结果的出现,它必将渗透到社会的各个层面。而档案管理作为信息管理的重要组成部分,只有正面迎接知识管理所带来的挑战和机遇,将知识管理应用于档案管理中去,才能真正实现档案事业的可持续发展。

3 档案管理工作的内容

档案管理工作的内容分档案的实体管理和档案内容信息的开发利用两个方面。前者包含收集、鉴定、整理、保管、登记与统计等五项,而后者包含检索、提供利用、编研、登记与统计等四项,其中登记与统计、鉴定同时兼有实体管理和内容信息开发利用的双重性质。

3.1 由档案保管单位到知识元的细化 知识元是知识管理的基本单位,它是表达技术诀窍、管理要素、行政指令、基本原理和思想方法等方面的基本元素。借助于计算机和网络通信这两个强有力的工具,知识元管理变得比案卷管理更加轻松自如。

现如今,很多组织的数字化档案馆正在建设之中,可以想象,数字化档案馆的建成,使人们利用档案变得轻而易举。在这种环境下,很显然档案结构需要改革,各组织应建立各具特色的结构体系,形成不同的工作重点,适应社会需要,档案部门应加强现代化档案建设,根据不同社会需要全面提升档案结构。

3.2 档案管理的创新 长期以来,档案管理者在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等环节中的一些经验和工作形式已被固定下来,成为档案工作的准则。

现如今,信息已成为物质以外的又一重要资源,这就要求档案管理部门应把档案工作的重点从档案实体管理转移到档案信息管理上来,密切关注知识管理发展的新动态,改革与部门不相适应的档案管理模式、档案业务管理方法,实现档案管理的创新。基于此,加拿大学者特里库克提出了一种全新的“后保管模式”。这种“后保管模式”是“将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注,转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注”。知识管理的不断发展,档案部门将各种以计算机为核心的知识、技术应用于档案管理中,不仅实现了档案管理的自动化、档案信息的数字化和档案信息传递的网络化,而且更方便于档案部门在遵守国家政策及相关规定的同时可以最大限度地向社会各方面提供档案信息,提高档案信息的利用率。

3.3 档案服务意识和档案知识服务技术的创新档案服务意识的创新主要在各业务环节中得到体现。如档案的收集工作要变被动接受为“主动收集”;开发利用工作要将过去以档案部门利用馆藏档案资料搞编研为主,转变为以组织社会力量搞合作会战、开发利用社会档案资源、研究市场经济新课题为主等,这样从根本上提高了档案信息的利用效率。

档案智能检索机制是通过应用人工智能技术模拟档案检索的过程,实现档案信息的存储、检索和传输。同时,它可以通过使用自然语言的交互和处理技术,来理解分析用户的提问和向用户提供检索结果,具有很强的推理功能,其适应不同类型用户和超强学习能力的特点极大地提高了档案信息的检全率和检准率,代表了档案知识服务的技术发展方向。

4 知识管理的特点及应用

知识管理是一种全新的管理理念,它致力于组织内人的智力资源转化为更大的生产力、竞争力与创新的价值。而在档案管理的过程中,“知识管理”一词可以细分为四层基本含义:①对记录有知识的载体的管理,如文献实体的排架和保护管理等;②对知识信息或有关知识的信息的管理,如档案文献编研等;③指知识实践活动,如知识的识别、学习和创新活动等;④指对知识实践活动的管理,如对科研活动和知识产权的管理等。而外延最广的知识管理概念,可以简明扼要地界定为:知识管理就是以知识为核心的管理。

知识档案的应用,知识管理重视知识和人才的理念,注重知识的共享与创新,追求知识价值的充分发挥。因此,将知识管理应用于档案管理,一方面使知识管理更加规范化、标准化,共同开发知识资源,发挥知识的优势;另一方面使档案管理更具技术性和前瞻性,以发挥档案管理系统的整体效应。组织只有立足于档案管理和知识管理,与先进的科学技术和科学的管理方法相结合,建立知识与情报档案库,并有效地存储知识,使其成为组织坚实的信息资源,实现信息资源共享,并提供切实可靠的参考依据,最终将其转化为档案。唯有如此,才能使组织获取有效信息、持续稳定发展,在面临机遇和挑战的知识经济时代取得双赢。

5 档案管理中的知识管理策略

5.1 重视社会整体发展目标 在现代知识经济中,组织日益重视它对社会进步所负的责任,于是也倡导以实现组织与社会整体的和谐发展目标为目标。所以,档案管理部门也应尽快改变组织目标,变被动与主动并举,以适应社会发展的需要,从而促进自身的快速发展。

5.2 建立良好的组织文化 知识管理的实施离不开人的参与。人们通过团体工作、边工作边学习(learning by doing)等过程吸收获取新知识,进而创造出新的隐性知识,即形成一种“从人到人 (peopleto-people)”的人性化策略。对于组织来说,必须建立起一种同利同心的组织文化,知识管理才能收到最佳的效果。在良好的组织文化氛围中,组织的高层领导者鼓励员工将自己的工作与集体的工作、个人利益与集体利益有机地结合起来,同时提高个人的绩效和组织绩效,一方面要使组织成员愿意贡献自己的知识,另一方面组织要为员工提供知识、共享知识创造一个便利的环境。

5.3 建立良好的激励机制 随着信息技术的发展,组织成员可以通过电话、电子邮件、组织内部网和视频会议等形式对获得的组织内外的信息进行交流,一方面,档案管理人员可以及时了解组织或社会的信息需求,推动档案管理开发档案资源;另一方面,知识管理人员可以针对档案管理人员的需求,积极地向他们提供技术支持,如可以通过建立局域网、设立讨论区等途径,使知识管理与档案管理的成果及时转化并得到应用。

笔者认为,在档案管理部门采用学习型组织模式会大大利于档案管理的创新,档案管理系统的功能完成都需要在现有的知识、技术不断地学习、研究,才可能开发出功能强大、完善的档案管理系统,及时处理大批量的电子文件或档案,提供给社会各项活动服务。任何组织都应该支持成员各种形式的学习活动,鼓励创新,促进组织成员素质的提高和实现组织持续向前发展。

5.4 全面促进知识管理的实施 知识管理的核心主题是人,但技术作为不可或缺的因素也对知识管理的实施起着关键作用。社会的不断向前发展,随之产生的信息量越来越大,人们对信息的选择程度越来越高,依靠传统的工作方法想要从众多的档案信息中抽取人们需要的内容并使之系统化非常困难。不依靠现代化技术,档案部门便无法向社会提供优质的档案信息服务。各种知识成果和技术的应用,决定了现代档案管理部门的档案工作必是高技术含量的工作。所以说作为档案管理部门应随时关注新知识、新技术的推广和应用,通过对新知识、新技术的系统管理,渗透到档案管理过程的各个环节,从而提高档案工作的知识含量,创造更多的社会效益和经济效益。

在知识经济社会环境下,知识管理也将成为档案管理的一个新的管理内容和发展方向,档案管理的功能将进一步扩展,即把组织的知识资源纳入其管理范围,可以通过对知识管理系统的实施来实现知识管理,进一步实现档案管理的创新,提高档案信息的利用率,创造更多效益。知识就是力量,创新代表进步,管理即为协调,将知识管理应用于档案管理中,两者的发展都将会前景无限。

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G 271

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1008-9276(2010)02-0235-03

2009-12-01

张兰月 (1983-),女,河南省开封市人,学士,助理馆员,研究方向为档案学基础理论与档案管理实践。

[责任编校:李宜培]