新时期档案管理工作探讨

李 慧

(郑州市职业病防治所,河南郑州 450053)

新时期档案管理工作探讨

李 慧

(郑州市职业病防治所,河南郑州 450053)

档案管理工作;规范化;现代化;法制化;专业化

在以知识信息为特征的时代,档案管理原有的模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息的需求。只有不断地解放思想,更新观念,抓住机遇,开拓进取,以开放的视角,积极寻求档案工作的生长点,在较高层面上筹划、建设档案管理工作,实现档案管理的标准化、科学化、法制化、专业化。

1 档案管理工作应规范化

1.1 建立完善的档案管理制度 在实际工作中,档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,要实行规范的管理,就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为原则,制定和建立档案管理标准,明确接收档案的范围、内容、标准及要求,及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等,严格有关的档案借阅手续,制定严密电子文件安全管理制度,完善电子文件流转跟踪登录管理。为了保证档案工作的各项要求落到实处,郑州市职业病防治所在总结经验的基础上修订完善了各项档案工作规章制度,将档案工作列入该所的发展规划、年度计划,纳入到全所责任制考核内容,并与奖惩制度挂钩,完善了内部运行机制。各类档案实行了集中统一管理,采取先由各科兼职档案人员依照制度要求对各类档案进行收集整理,进行预立卷,然后由综合档案室管理人员检查且符合标准后装订归档的方法。由于各项档案管理制度的建立、完善和认真落实,确保了该单位的档案管理工作规范化和标准化。

1.2 实行档案标准化管理 公文制发应规范化,严格履行制发公文签发手续。保证公文用纸质量,规格要统一、规范、标准。排版形式为横写横排,左侧装订。使用文种合理,拟制格式要规范,公文标题准确,公文字迹牢固清晰,行文不要滥用简称和使用不规范的字,利用日后标准化、现代化检索手段的实施应用。准确完整的档案需要全所职工的档案意识来获取,专职档案人员经常下科室指导帮助建立内容完整、质量过硬的档案,从文件的撰写、打印、盖章、留存等环节进行具体指导,消灭了三色笔起草、修改和签发文件的现象。

档案管理标准化。严把档案收集关,做好文书处理工作,提高案卷质量。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。对全所有价值的文件资料要进行跟踪控制,收集,定期进行库藏档案的清理核对,对破损或载体变质的档案及时修补和复制,使全所所有档案达到归档的标准的要求。同时规范立卷方法,提高案卷装订质量,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,并能反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉。

硬件建设达标化。在抓好软件建设的同时,尤其要注重硬件设施的达标,严格按照标准要求配置设施,为提高档案管理水平创造良好的物质条件。存放档案必须有专门库房,并设有专柜便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具。进一步优化档案管理工作环境,库房要经常通风,整洁卫生,防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。同时充分发挥现代化设备的作用,将所有门类档案逐页扫描进行微机录入等,实现资料的数字化、信息化管理。

2 档案管理工作应科学化

随着改革的深入发展,文档管理面临着许多亟待解决的问题,诸如文件和档案数量越来越多,种类也更多样化,给保管和提供利用带来困难[1]。再者档案的管理工作重复劳动多,管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等,只有实现文档管理科学化、现代化,才能有效地加以解决。而信息技术的迅速发展和计算机的普及应用,为新时期档案管理工作提供了发展契机和工具。

纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解不同,对同一个文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的,影响案卷的质量。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地分类检索档案信息,提高了工作效率。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位[2]。

档案管理设备的现代化,档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革。使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理,逐步过渡到计算机网络化管理方式中来。调整档案管理模式,利用现代化技术实施档案管理是时代发展的需要。只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。

3 档案管理工作应法制化

依法治国,依法行政是新时期建设和谐社会的重要举措,坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路[3]。牢固树立档案保密意识,严格执行国家的档案保密政策,严防泄密。并要建立法制监督队伍,强化监督职能和力度,真正做到有法可依、有法必依、执法必严、违反必究,实现档案管理的法制化、程序化。作者单位在各级例会上多次组织关于档案法的学习和讲座,提高广大职工对档案工作重要性的认识,不仅让同志们认识到档案工作无处不在,也让同志们知道档案工作人人有责。同时还有效地强化了档案管理意识,明确岗位职责,健全了档案管理制度和程序。为我所今后档案事业的发展打下了良好的基础。

4 档案管理人员知识的多元化

档案管理工作是一门专业性很强的工作。档案管理人员不但要做好档案的收集、整理,更应做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。

计算机网络技术的应用改变着传统的档案管理模式,工作方式的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战。以计算机技术、网络技术、通讯技术、信息技术为手段,档案信息资源日趋数字化,信息传输网络化,档案载体的日益更新和信息技术的飞速发展都对档案管理人员的素质提出了新的要求。这些集中体现在对档案管理人员综合素质方面的要求更多也更加严格。在现代化档案管理工作中,档案管理人员应具备良好的计算机网络知识及运用操作能力,进行网上收集、整理、编目、检索、借阅、统计等工作[4]。因此要求新时期档案管理人员的知识要多元化,要提高认识、改变观念,积极进取,培养良好的思想政治素质,具备扎实的档案专业知识,掌握现代化管理技能,才能跟上时代的步伐,使自己成为专业化、综合型文档管理人才。

科学规范的档案管理工作只有坚持与时俱进,才能适应新时期的需要,开创档案管理工作的新局面。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战。只要抢抓机遇,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,努力实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化,才能做好新时期的档案管理工作。

[1]李 敏 .文件迅速增长对档案工作的影响[J].档案管理,2007,24(6):78.

[2]徐建平 .档案信息电子化问题研究[J].山东档案,2008,27(5):37-38.

[3]陈忠海,程训方,刘东斌,等 .档案法立法思想与立法原则研究[J].档案管理,2008,25(2):32.

[4]鞠传信 .浅谈档案工作人员的基本素质[J].山东档案,2007,26(6):46.

[责任编校:张亚光]

G 271.4

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1008-9276(2010)06-0751-03

2010-06-02

李 慧 (1964-),女,河南省安阳市人,大专,助理馆员,从事档案管理工作。