高校图书馆撰写文献采购招标文件经验谈

陈思颖

（广州美术学院，510006）

根据2000年《中华人民共和国投标招标法》（以下简称《投标招标法》）和2003年《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）、《教育部政府采购管理暂行办法》的实施精神，为提高资金使用效益，促进廉政建设以及保障图书采购质量，高校图书馆文献采购应实施政府采购。2006年，教育部高等学校图书情报工作指导委员会（图工委）、中国图书馆学会高等学校图书馆分会公布《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》（下简称《工作指南》），正式给高校文献采购招标提供行业指导依据。近几年以来，招标采购正逐步成为高校图书馆文献采购的一种主要方式。

1 招标文件的意义和撰写要求

1.1 招标文件的重要性

招标文件作为高校图书馆文献采购招标实践的第一步，是开启招标人与投标人双方交涉的第一个文本依据，对投标人决定要不要来投标，开标评标是否公平、公开、公正，定标后的协商成本，履标是否有效顺利等，有着深远的影响。这个头开得好不好，直接决定了招投标博弈双方能否达成共识和交流，从而也是决定整个招标活动能否开展得起来的根基。

1.2 招标文件的实践性

撰写招标文件的阶段，可以说是整个采购过程中招标人最有主动权的阶段。招标的过程就好比招标人和投标人讨价还价，招标阶段是招标人开价，投标阶段是投标人还价，就这么一个来回就算谈成了；签合同阶段可以再协商，不过那时讨价还价的余地就小多了，而如果选择重新招标，成本又会非常高。换言之，招标人的话语机会几乎相当于只有撰写招标文件这一回了，因此所有的招标要求、策略，在招标文件里就应该有集中的体现；而招标文件里的招标需求描述、履标约束也应体现高度的准确性、完整性、严密性和可行性。从某种程度上来说，招标文件撰写的好坏，直接决定着招标人能否通过招标找到真正合意的产品或服务，是整个文献采购招标活动乃至整个文献采访业务工作成败的关键。

1.3 招标文件的撰写要求

招标规定和要求等一旦写进了招标文件，便具有了法律效力，受到国家招投标法律、法规的保护。《投标招标法》第二十三条规定，招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少十五日前，以书面形式通知所有招标文件收受人[1]。这就要求高校图书馆从一开始就得以严肃认真的态度对待招标文件的撰写，做到准确、严密和规范。

由于招标文件对高校图书馆整个采购行为和学期任务的重要性，以及因其作为达成图书馆跟投标商之间互动博弈基础而具备的社会实践性来看，为了达到最大限度地发挥招标文件的指导和保障作用，招标文件的撰写还应做到实用、细致和易解。

2 文献招标策略与招标文件的撰写

文献资料出版的特定性，决定了文献资料的采购有其自身的规律。在高校图书馆招标采购的实践中，由于信息的不对称，高校图书馆和文献代理商始终处于博弈关系[2]；而高校图书馆的文献采购还不同于一般的图书采购，有其自身的特点和需求。为确保招标和履约过程的顺利、有效进行，招标人有必要运用文献招标实践的经验，针对与代理商交涉中容易出现的各种弊端，采取一定的策略预先规避。而招标文件应该一开始就明确体现出这些招标策略。

2.1 撰写前做好准备

着手开展招标之前，高校图书馆应作一些市场调研，掌握充分的市场信息，积累深厚的专业素养，才能在招标文件中制定出公正、合理的数据、指标，吸引更多的单位前来投标，从而引入竞争机制，实现以最少的投入，获取最佳经济效益的目的。相关的市场调查包括：目标文献出版市场状况、供应商的基本情况和业务能力、近年采购业务往来、拟推荐供应商名单等。此后，就可以根据年度经费的下拨情况、本馆馆藏以及自身本年度的工作计划等，合理协调各种文献的采购比例和日程，统筹安排，最终制定出年度采访计划。

2.2 注意选择中标商

2.2.1拟中标供应商数

截至2008年，全国有579家出版社[4]，而一个文献供应商往往只跟有业务来往的少数十几家、几十家打交道，这使得文献来源非常不全面，不利于保证图书馆馆藏的完整性；而且单一中标容易导致招标人的市场信息环境非常单一，不利于采购活动的全面开展。因此建议招标文件中的拟中标人数定为多家，而不要独选一家。在履标时就引入了竞争，图书馆先向谁下订单，下多少订单等信息对于书商都是不明确的，他们只能提供自己在标书中承诺的服务才能最终完成中标金额，这样可以避免书商在应标时乱承诺，发布虚假信息，履标时却不执行的现象，同时也能使图书馆在履标过程中处于比较主动的地位。

2.2.2投标人准入

关于投标人准备标准，设立较高的注册资本下限，能把规模较小的供应商挤出去，但注册资金仅仅是企业注册时必须到位的资金，不能全面反映企业后期的经营状况和综合实力。如果考虑通货膨胀的因素，有些很早就取得出版物经营许可证的供应商，是长期专门从事高校图书馆服务的，经验丰富，服务能力强，数据规范，但由于体制原因一时无法增资，高注册资金反而将这些潜在的优秀供应商拒之门外[5]。其实，投标人的经济实力应该以最近的经营状况为主，例如会计事务审计的财务报表、银行出具的资信证明等，并且这些数据是一年年连续的，更能反映其真实的经济实力和履约潜力。

2.3 保证文献采购质量

2.3.1采购文献的内容结构

由于目前大部分高校图书馆招标的评标均非由图书馆主导，而是由学校各职能部门和各专业学科专家组成的评标委员会决定的，他们对图书馆原有馆藏结构并不了解，为了保证图书馆馆藏的完整性、均衡性、连续性和系统性，可以在用户需求指明标的文献的内容、出版年份及比例，对一些连续出版的大型丛书、套书，可列名为必采文献，或采取固定标的招标法。

2.3.2核心出版社

由于不同出版社来货的折扣不尽相同，而投标人只能一次过报一个折扣率，高折扣的投标人有可能只能提供较小规模的出版社的书源。为防止采访工作受此影响，可以在招标文件中指明适合本馆收藏的对口出版社为核心出版社，指定来自这些出版社书源的最低比例，还可以对核心出版社另设子包或另设标段，例如广州大学图书馆2007年就将高等教育出版社等四家出版社作了一个单独的子包，西安交通大学图书馆也尝试过将核心出版社与外围出版社分标段招标[6]。

2.4 明确服务需求与奖惩

2.4.1细化需求

因为招标文件中的用户需求是将成为合同中招标人权利条款和投标人义务的谈判基础，细化用户需求非常重要。要使它们具有衡量投标人履约水平的标准，必须将定性的软性指标转化为定量的硬性指标，才能起到实际保障招标人权益的目的。例如要求供应商提供书目数据，具体到某几个字段，格式支持本馆的图书集成管理系统，不能有非订购清单中的冗余书目等。当然，用户需求不是越多、越严格，对图书馆越有利就越好，指定需求时要考虑供应商的实施能力和成本，合情合理，实事求是，否则可能出现空头承诺或没人敢来投标。但一旦需求定下来，就应该要尽量细化、量化，做到什么程度，不用做哪些事，都该有个具体的标准。

2.4.2违约条例

因为在投标文件中，投标人必须响应所有实质性要求，无显著差异或保留；如果投标文件与招标文件规定的实质性要求不相符，招标人即可拒绝该投标。有时候投标人为了中标，会根据招标人的要求脱离实际地制定投标材料，或针对评标标准的权重夸大经营特色，你要什么，他答应什么，到履约时又做不到。遇到这种情况，高校图书馆很可能基于完成任务和对追究成本的考虑，而选择自己让步。为防止这种恶果发生，招标人应在招标文件中制定详细、可行的违约条例，针对各种违约情况都要有可以对号入座的条例可以惩罚恶意投标人。当然，惩罚违约行为的重点更在于严格的验收和监督，不过前提是有惩罚的依据，不能等到违约行为发生了，才去寻找法律帮助。双方一开始就达成共识，会更有利于整个交易活动的顺利进行。

2.5 关于时间

2.5.1履标期限

目前，高校图书馆文献采购招标基本流程都是经费拨下来，经过申请、审批，开始招标后还得经过投标、开标、评标、定标，到最终签订采购合同、正式有新文献进馆，要经过一段时间，另外，高校图书馆有寒暑假两个办公空挡，因此上一轮招标的履约日程要注意预留时间给下一轮招标作前期工作，以免留下真空时间。对此，山东大学图书馆甚至直接把合同有效期写成“从本合同签署之日始至下次招标止”[7]。

2.5.2到货时滞

在图书市场中，一般图书的价值几乎都有一定的时间性，图书进入市场的时间越久，则价格越低。折扣高的投标人，很可能承诺一个高折扣、低价位，但货源是旧书，或虽是当年的书，但推迟配书，这会严重影响图书馆馆藏的连续性和新书采访进度，也会影响畅销书、热门书的利用率，以及图书馆在师生心目中的形象。为避免这种情况的发生，图书馆可以在招标文件中明确采购文献的出版时间范围，规定配书要在新书出版后特定的时间段内完成。

2.5.3采购进度

有的中标人认为已经中标，便稳拿销售额，可能迟迟不履行合同，到合同期快满时才临时抱佛脚，大批地来书，这不单影响前期的采访进度，还影响后期到书的验收质量。鉴于此，招标文件可以根据招标金额，明确规定采购进度，譬如，签定合同后一个月内必须完成总采购金额的10%图书等，但采购金额不得超过市场图书出版份额。采购进度明确，可以保证图书馆图书采购任务依时完成[8]。

3 小结

招标文件对招标活动起着举足轻重的作用，高校图书馆在文献采购招标实践中必须加以重视和充分利用。在撰写招标文件前多了解市场，并运用文献采购招标实践中积累的经验，掌握文献采购招标的规律和盲区，灵活调整，找出既符合市场规律，又能充分满足本单位需求的平衡点；撰写时注重招标文件的实用性和严密性，最大限度地发挥招标文件对整个招标活动的指导作用，赢得跟文献代理商博弈的第一仗。

[1]全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国投标招标法[Z].1999-08-30.

[2]李雪梅.图书招标中的不完全信息动态博弈及有效控制[J].图书情报工作，2008，52（8）：134-136.

[3]李振辉.应用文写作[M].北京:清华大学出版社，2005.137.

[4]张 贺.2008年出版图书超过27万种[N].人民日报，2009-07-23（11）.

[5]韩小亚.探析图书采购招标要项切实维护图书馆合法权益[J].农业图书情报学刊，2008，20（12）：80-82,89.

[6]邓尧伟.高校图书馆图书招标采购的弊端及规避措施[J].高校图书馆工作，2008，,28（1）：32-34.

[7]姜宝良，刘学燕.高校图书馆文献采购招标释疑[J].图书馆杂志，2008，27（12）：47-49.

[8]陈 碧.从招标文件撰写谈提高图书采购质量[J].图书馆论坛，2006，26（4）：156-157，223.