航运英语函电的语言特点及写作要求

沈 江，王石峰

(1．大连海事大学 航海学院，辽宁 大连 116026; 2．连云港海事局，江苏 连云港 222042)

航运英语函电的语言特点及写作要求

沈 江1，王石峰2

(1．大连海事大学 航海学院，辽宁 大连 116026; 2．连云港海事局，江苏 连云港 222042)

针对航运英语函电的要求及其语言特点，论述航运英语函电的写作技巧，阐述应如何运用简捷、明了的语言，按照礼貌、完整、清楚、体谅、简洁、具体、正确的“7C”原则写出易于理解和高效的航运英语函电，指出一份完整的航运英语函电应包括的各项内容及其所起的作用，以期提高航运从业人员的写作能力。

航运英语函电；“7C”原则；语言特点；写作要求

一、问题的提出

航运业涉及很多国家和部门，具有国际化的特点。从事国际航运业务的各当事方经常远隔重洋或者天各一方，在很多情况下是不能晤面的，从业人员往往通过函电去判断对方的业务能力及服务水平。一封庄重且得体的函电(从内容到形式)可以给对方留下很好的印象，为建立业务关系铺平道路。航运业中所涉及的大多是大宗业务，对于从未谋面的当事方而言，一封从形式到措辞都不佳的函电，确实会让对方怀疑其能力，很难想象谁会去和一个连航运英语函电都写不好的人去谈航运业务，因此航运英语函电(包括电子邮件、书信、传真等)作为最主要的书面交流工具在航海英语中占有很重要的地位。

我国是世界第三大进出口国，海运是最主要的运输方式。同时我国也是航运大国，拥有4000余艘远洋船舶，大量人员从事航运或者与航运相关的产业。因此航运英语函电写作是航海英语课程体系中的一项重要内容，航海类院校的学生必须掌握航运英语函电的写作技巧。然而现在我国很多航运业从业人员因为英语能力差而不能和对方进行有效的沟通或者产生很多误解，因此了解航运英语函电的语言特点和写作要求，完整和规范地写作航运函电已迫在眉睫。

二、航运英语函电的语言特点

语言是文化的载体，文化通过语言得以实现。写作航运函电的目的就是进行有效沟通和交流，通过简洁的表达与有效的描述让对方轻易地领会你的意图，从而迅速地作出反应。航运英语函电经过多年的发展，已经形成其独立的语言体系，有其独自的写作要求，包括礼貌(courtesy)、完整(completeness)、清楚(clarity)、体谅(consideration)、简洁(conciseness)、具体(concreteness)、正确(correctness)共7项要求，俗称“7C”原则，具体要求如下。

1.礼貌

礼貌首先表现在措辞上选用礼貌的用语，语言表达中有礼且谦虚，措辞中体现愿意和对方交往，让对方体会到你的真诚并愿意继续和你合作，例如：your good company, your esteemed director等。同时礼貌还表现在形式上符合礼貌的要求，在内容上尊重对方。例如：Do you think you could send us correct stowage factor?从字面上看这句话的意思没错,可是由于Do you think you could...这个句式蕴涵了强烈的反问的语气，包含了怀疑对方能力的意思，在读信的人看来变成了带有讽刺意味的质疑，显然不符合礼貌的要求。如果改成：Would you please advise us correct stowage factor?听上去就是一句非常诚恳的请求，那么得到对方回复的可能性也就大很多。

不同的场合有不同的礼貌要求。航运业涉及很多国家和部门，不同的国家有不同的文化背景和不同的行为方式，因此礼貌的方式具有明显的民族特性。在航运英语函电中，最好能了解对方的历史、传统、演变及各种表现形式，并对其中的文化差异进行对比，针对不同对象采用不同的礼貌形式。例如，日本语中用“SAN”表示尊称，因此和日本客户交往时，用“XXX SAN”向对方表示尊敬比用“Dear XXX”会收到更好的效果。同时在表示礼貌时，还应该考虑双方之间的关系。例如，could/would用于表示非常委婉、客气的请求，只能用于不太熟悉的人或者初次合作的人之间，若对方是你多年的合作伙伴或者好朋友，使用could/would就会让对方觉得非常见外，有时还会引起误解。及时回复对方的邮件也是礼貌的重要组成部分。由于工作时间上的差异或者其他方面的原因，在很多情况下不能在短时间内按照对方的要求及时作出相应的回复。这时可以先告诉对方函电已经收到，正在做相应的准备，一有结果马上通知。

2.完整

一封航运信函应能完整地表达所需要表达的意思和内容，具体可用4个“W”加1个“H”来衡量，包括：when(什么时间)、where(什么地点)、what(什么事情)、who(由谁去完成)、how to do(怎样去做)。上述事项都应该表达清楚，切忌在航运函电中存在含糊不清的内容，应特别注意那些可能会引起对方误解或者能引起日后争议的事项。例如，某船在韩国某港收到船东指示“Proceed to Fremental after unload”，该船船长从《进港指南》上查到Fremental是澳大利亚的港口，因而指挥船舶南下，但实际上船东是要求船舶驶向加拿大的Fremental港，应该北上。船舶航行3天后才发现该误解，但已经造成6天的船期和油耗损失，船东和船长互相指责。假如船东在指示中将所要求的地点说清楚是加拿大的Fremental港，则上述损失是完全可以避免的。

3.清楚

在航运英语函电中，所有的词句都应该明确地表现真实的意图，必须用简单明了的词句直截了当地告诉对方自己的意思，避免选用含双重意义或者模棱两可的词句，同时还应注意以下两个方面。一是选用适当的专业用词。航运英语函电经过多年的发展，已经形成一套完整的语言体系，产生了许多仅仅适用于航运函电的专业用词和缩略语。很多缩略语和专用术语在航运英语函电中具有特定的含义。这些缩略语和专用术语虽然短小，但却能准确地表示所要表达的意思。例如，订购燃油在航运英语函电中一般用stem一词，但如果使用其他表示订购的词如order，book，purchase，buy等，则很容易使其他当事方误认为是购买其他物品，而不是订购燃油。二是注意各词语间的相对位置。词语所放置的位置不当，所表达的意思有时也会产生一些差异，因此应注意词语间的相对位置。如：Not all cargoes to be discharged at this port.和All cargoes not to be discharged at this port.这两句话所选用的单词都一样，唯一不同的是not放在不同的位置。前一种说法表示不是所有的货物都在该港卸载，而后一种说法则表示所有货物都不在该港卸载，二者表达了截然相反的含义。

4.体谅

体谅表现在航运英语函电中就是要为对方着想，站在对方立场并以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样的沟通才会有成效。特别要注意的是，航运业务中由于出发点不同，各当事方之间存在意见分歧是难免的。当双方的观点出现差异时，应首先理解并尊重对方的观点，从对方的出发点去思考问题，然后再给出我方的观点，引用相关的证据去佐证我方的观点，切勿轻率地全盘否定对方的观点。倘若对方的要求不合理或者指责显失公平，切勿使用冒犯性的语言，那样可能会将双方的交往引入僵局。一定要表现出高姿态，用对方能够接受的语言去据理力争，充分说明自己的观点，通过沟通化解分歧。例如，对方提出一个提议而本方认为该提议对本方极为不利，这时可用“I don’t think your proposal will be accepted”，但不能表达成“Your proposal were totally rejected”。二者虽然表达了相同的含义，但前一种表达方式说明双方还能继续探讨，还有合作的可能性，第二种表达方式则隐含了没有必要再和对方就此事商讨，双方合作的可能性很小。因此应尽量采用委婉、含蓄甚至幽默的表达方法向对方表达不同的看法，以避免出现让对方接受不了的尴尬局面。体谅还体现在耐心等待对方的回复。航运企业的从业人员每天都必须处理很多事情，有时因为各种原因不能及时回信，这时要体谅对方难处并耐心等待，切勿轻率质问。

5.简洁

简洁是指在无损完整、具体、礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚地表达真实的意思，让函电读起来简单、清楚、容易理解。航运英语函电中一般不需要礼节性寒暄，简洁的函电要求开门见山、直入主题、语言精练、言简意赅，简洁地向对方陈述，让对方很清楚地了解你想说什么。一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函会让人感到厌烦，甚至没有耐心看完整篇函电，对写信人的印象也会大打折扣。简洁的要求还包括以下内容。

(1)选用常用的单词。简洁首先表现在用词上，英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千，函电的目的是将信息准确有效地传递给对方，复杂、生僻、华丽的辞藻堆积不仅使信函的篇幅显得冗长，而且给阅读者带来麻烦。因此应该尽量选用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。例如：We will endeavor utilize chemical to clean holds on approximately March 15，so we place this order of 5 drums.这句话不仅难懂，而且容易引起误解，原因就是用了几个生僻的词，如endeavor可用try代替，utilize用use代替，approximately用about代替，place this order of用order代替。在同一函电中，在表达相近意义时应选用相同的单词，例如前面写了goods have been sent，这里goods是表示货物的意思，那在后面表示货物时就只能用goods，而不能用cargoes, commodity，否则就会引起不必要的误解。

(2)选用简单的句型。在句型选择上，航运英语函电经常需要表达一些相对复杂的含义。如果选用太长或结构复杂的句型，则使读信人不容易理解或可能引起误解，而短句则比较容易理解而且不容易引起误解，因此应该尽量避免采用太长或复杂的句型而选用一些简单的句子，少用and, but, however, consequently这些让句子变得冗长的连词，并且最好将每一个主题间用段落分开，让对方很容易看懂你所表达的含义。例如：“按你5月20号来电的要求，我已于昨天给你邮寄了5期航海通告。”可表示为：We send you 5 NTM yesterday according to your requirement on your letter on May 20 by air.这种表示方法虽然能表达上述的含义，但总体给人的感觉是混乱，不好理解，但如果写成：Asp your message dated May 20, we express 5 NTM to you yesterday.则显然层次清楚，让人一目了然。因而在表达相对较复杂的含义时，应尽量使用简单的句子。

(3)避免不必要的重复。必要的重复可以强调某一观点或者重要事实，但是不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，会使读信人感觉枯燥乏味，因此在函电写作过程中必须避免不必要的重复。例如：Export shipping order will be ready sooner.在这一句中，export就是重复的，shipping order本身就是装货单的意思，装货本身包含出口的意思，因而这个export就应该省略。再如：We wish to acknowledge receipt of your letter.完全可以用We appreciate your letter.代替，Enclosed herewith please find two copies of 完全可以用Enclosed two copies of代替。

6.具体

7.正确

航运英语函电是双方联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通信手段，代表了双方各自的利益。函电的内容可以成为当事双方的法律凭证及解决争端的法律依据，有时一个很小的书写错误都会给日后带来很多不必要的麻烦，因此要求其内容正确。正确不仅要求语法、停顿和拼写正确，而且要求语言标准，叙述恰当，数字精确，以及对航运惯用语的正确理解。良好的习惯是在发出一篇函电之前一定要从头到尾审查一遍，在确认无误后再发出去。一旦发现发出了含有错误信息的函电后，应该尽可能在对方回复前发出更正信函，以免给自己和对方都带来麻烦。

三、航运英语函电的格式要求

航运英语函电不仅在内容上有具体的要求，在格式上也有其具体的要求，主要包括以下几个方面。

1.收件人(TO)

指该函电中的收件公司的名称，是需要对该邮件负责或者承担答复责任的部门或单位。当函电发给一个已知公司名称的收件人时，必须填写此项。应特别注意的是，公司一般有公用的邮箱，员工有私人邮箱，在正常的工作交往中不能将工作的事情发到员工的私人邮箱。

2.经办人(ATTENTION)

是指该收件人中主管该项业务人员的名称，当一封邮件中有多个收件人时，应重复上述两项内容。

3.抄送方(CARE OF/CC)

观察并记录两组产妇在三个月后的盆底肌力恢复情况,盆底肌力恢复情况的测定使用临床中常用的盆底肌肉张力测定处理,一共0-5个等级,等级越高代表其恢复效果越好。

是指需要了解该邮件的内容，但不需承担主办或答复责任的当事方。应该特别注意的是，如果收件人和抄送方填写不当，可能会导致收件人的误解，从而会影响业务交往。

4.函电编号(MSGNO)

指发件人对该函电进行的编号，通常从业人员会对每一封所发的函电进行编号。在日常的航运业务中，船长(或从业人员)每天要向相关的当事方(包括船东、管理公司、船员公司、港口代理、租船人、供应商等)发数十封或更多的函电，为了日后查询方便，发信人对每天所发的邮件进行编号，编号中通常包含发送该函电的日期和发件人的代号(船长是船舶唯一有权发送函电的人，因而只需要包含日期即可)，通过函电编号日后可以很方便查找或者引用曾经发送过的函电。例如电文：Regarding this matter, please refer to my MSGNO051505.这样对方一看就知道，查找该发件人在5月15号所发的第五封函电就能找到相关的答案。

5.发件日期(DATE)

指发送该邮件的日期。

6.事由(OBJECT)

即通常所说的主题。事由必须写得既简明扼要又能表明所写函电的重点，让人不必读完函电就能了解其主要内容。应该特别注意的是，航运部门每天都会收到大量的函电，其中很多是垃圾邮件，从业人员经常通过事由去判定是否需要打开该邮件，一封与其业务无关的函电，通常会被当做垃圾函电直接删除，因此应正确填写事由。

7.称呼和问候语(salutation)

称呼是对收信人的一种称呼。在不知对方姓名和性别时，可使用Dear Sirs, Dear Sirs and Madams等。应该特别注意的是，给已知姓名的收件人写函电时，应该写出对方的姓名，否则就是不礼貌的行为。航运是国际性的行业，航运函电具有明显的国际性特点，由于时差的原因，很多情况下发件人和收件人的时间并不一致，因此在航运函电中常使用的问候语是good day to you(通常简写成GDTU)。

8.正文(the body of the letter)

正文又可分为开头、论证和结尾三部分。开头一般要求目的明确、简明扼要地告诉读信者为什么要写这封信或者做必要的自我介绍。论证部分就是叙述事实或者列举理由来支持信中第一部分的观点。第三部分是基于上述的阐述来提出要求或提请注意。正文部分是英语函电的核心，具体写作要求详见前述的英语函电写作要求。

9.结束语(complimentary close)

结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应，例如：“Sincerely,”“Best Regards,”或“Yours Truly,”等。

10.附件(enclosure)

如果函电中带附件，应在左下角注明Encl.或Attached,以表示本文附件的内容，提醒收件人本函电还带有附件。

在一封航运函电中，收件人、日期、称呼、正文、结尾敬辞是不可缺少的组成部分，缺少其余某些项不一定会影响函电的完整性，但一份完整的航运英语函电应该尽量包括上述项目。

四、结 语

随着我国向海运强国方向发展，航运英语函电成为航运部门对外联系的重要方式，以及开展航运业务和其他商务活动的重要工具。相关人员应当熟悉航运英语函电的写作特点,准确把握写作过程中的几个基本原则，用规范的语言和形式写出符合礼貌、含蓄、委婉、得体的各类函电，争取早日把我国建设成为航运强国。

[1]王建平.远洋航海英语写作[M].大连：大连海事大学出版社，1998.

[2]沈 江.航海英语教学现状和改进策略[J].航海教育研究，2007(4)：32-34.

[3]赵冰冰.关于航海英语培训的几个问题[J].世界海运，2002(2)：21-22.

[4]王元歌.商务英语信函写作[M].北京：北京大学出版社，2007.

[5]齐智英.商务英语函电[M].北京：机械工业出版社，2004.

Languagecharacteristicofshippingbusinesscorrespondenceanditswritingrequirement

SHEN Jiang1, WANG Shi-feng2

(1.College of Navigation, Dalian Maritime Univ., Dalian 116026, China; 2.Lianyungang MSA, Lianyungang 222042, China)

Based on the requirement on shipping business correspondence and its language characteristic, the paper expounded some skills in writing shipping business correspondence, represented how to use brief and concise language write out an easy-to understand and efficient business correspondence on the basis of “7Cs” principles, i.e. courtesy, completeness, clarity, consideration, conciseness, concreteness and correctness. Then it listed all necessary item in a complete shipping business correspondence and each function, wishes to upgrade the competency of writing for concern staff.

shipping business correspondence; “7Cs” principles; language characteristic; writing requirement

1671-7041(2010)01-0097-04

H315

A*

2009-08-13

沈 江(1966-)，男，江苏泰兴人，高级船长，副教授；E-mailshenjiang@dl.cn