要提高高职院校信息化管理水平

杨美霞

(天津现代职业技术学院,天津市 300222)

要提高高职院校信息化管理水平

杨美霞

(天津现代职业技术学院,天津市 300222)

随着高职院校信息化的不断深入,越来越多的“信息孤岛”现象凸显出来,“信息孤岛”所带来的具体不良影响,影响高职院校信息化建设,应采取对策加以解决。

信息化管理;信息孤岛;数据交换

随着信息化建设在高等职业院校不断快速发展,越来越多的应用系统已投入使用。目前大多数高等职业院校都已建立了大量的信息应用系统,例如教务系统、学籍管理系统、学生管理系统、招生系统、图书管理系统、财务管理系统等等,这些系统大多功能单一、处于单机工作状态,看似基本上满足了各职能部门的功能需求。但我们常常会遇到这样的问题,财务处下发通知某个学生两年未交纳学费,经系部核实,该学生两年前就已经退学,并且学籍系统也已经按退学处理了。这听上去似乎有些荒诞,但这类事情相信每个院校都碰到过,出现这种状况的根本原因是由于每个部门的信息应用系统自成管理体系,各应用系统数据库相互孤立,缺乏关联,使得信息不能有效共享,信息系统之间办公不能协同,各个应用系统的数据资源不能得到综合应用,逐渐形成了大大小小的“信息孤岛”,严重阻滞了高校信息化的深入。

“信息孤岛”指的是一个个相对独立的应用系统相互封闭、无法进行正常的信息交流,犹如一个个分散、独立的岛屿,因此被称为“信息孤岛”。“信息孤岛”产生的原因有二,其一是这些高校各部门的信息应用系统是在不同时期开发的不同应用系统,当时对信息资源规划的认识缺乏统一,其二是在技术上缺乏信息资源基础标准。他们各自采用不同平台、不同数据库、不同编码,致使各应用系统之间的数据交换和信息资源共享存在困难。随着形势的发展,校园信息化水平的不断提高,信息孤岛问题变得尤为凸显,具体给信息化管理带来的不良影响表现在以下几个方面:

一、信息安全性差

现有的应用系统基本上是各部门相对独立开发出来的,由于没有统一的应用平台,各项应用系统的入口不统一,界面不统一,用户名和密码不统一,认证方式也各异,也使得师生陷入了用户名和密码堆中,在这种情况下,用户访问多套应用系统时要输入不同的密码,这就导致了密码遗忘、丢失等事件的经常发生。如果用户为了避免帐号和密码记忆麻烦,在多个系统中使用相同的账号和密码,这种做法使攻击者很容易从低安全等级的系统中窃取用户的口令而用来入侵更高安全等级的系统,因为低安全等级的应用系统在帐号密码的存储和网络传输时并没有采用必要的安全机制来进行保护,同时也使得学校的管理和维护的成本非常高。

二、数据冗余度高,信息无法合理共享

各个应用系统是在缺乏统一规划下,由各部门独自开发和建设的,由于应用系统开发时间不同,开发人员不同,采用的技术平台不同,各部门的管理信息系统和数据资源类型各异、来源不一,就如我们可以看到那样,应用平台的多种架构并存,如有B/S架构和C/S架构,而所采用的编程语言也采用不同的技术,如基于.N ET技术,或者JAVA技术的等,采用的后台数据库系统也有从Foxpro、Access、到SQL Server、Oracle等层次不一;而且这些应用系统通常只关注一个业务环节或管理功能,整体集成和沟通程度不高,各应用系统相互独立运行,自成体系,产生的数据分散、独立,数据格式也缺乏统一规范,各应用系统之间不能进行信息交换,相互之间没有畅通的信息交流与共享的通道。由于各部门的应用系统在建设时就各自为战,没有统一的应用平台,使得很多高校校内各系统之间无法实现有效的数据共享,最终导致大多数可共享的数据重复录入,无法统一使用,从而形成了网络环境下的信息孤岛。

信息无法共享还可能出现重复性建设等问题从而给单位带来经济损失,造成人力、物力、财力的巨大浪费。

三、无法保证数据的一致性、同步性

由于各系统相互独立,可能会出现这样那样的数据不一致现象。基础信息编码规则、数据的采集过程、数据的组织方式、数据类型等的差异都可能造成数据的不一致。

例如各应用系统中都存储着学生基本信息:学号;姓名;口令;性别;出生日期;身份证号;民族等相关的信息。这些信息在各自系统中可能采用不同的字段名称、字段宽度与字段类型,仅仅学生的姓名就有好几种叫法:“姓名”、“学生姓名”、“用户名”等等,宽度也会由于设计者的决策而采用不同的宽度,如六位、八位、十位等不一。这些信息内容一致,但实际上却是不同的字段,也就是说这些数据是不一致的。即使这些信息完全一致,也会由于各个部门的应用系统还是处于相对独立的状态,有关用户的一些数据会同时保留在各自的应用系统,若其中某一个应用系统的用户基本信息发生增加、删除、修改等变化时,其他的应用系统不能及时的得到同步,那也会导致数据不一致。

另外各部门的信息来源主要是手工输入,这种方式错误率较高,也会导致数据的不一致性。所以相互独立的各系统无法保证数据的同步性与一致性,由于数据的不一致,当学校需要统一标准时就可能修改,甚至废弃原有的系统,从而给学校造成不必要的损失。

四、部门间的信息传递途径曲折,无时效性

系统“各自为政”,信息资源不能合理配置和传递。系统与系统之间的数据等只能通过转化为 Excel表格或打印报表进行手工传递,严重阻碍了信息通畅的流动,而打印大量的报表既浪费时间又对数据分析和统计带来大大的不便,甚至有些统计分析根本进行不了,极大地影响了工作效率。

在信息化管理渐成规模时,越来越多的院校意识到信息孤岛已经成为制约高职院校信息化发展的一个瓶颈,为了不断提高高职院校信息化管理水平,消除信息孤岛已经迫在眉睫。

消除信息孤岛的方案有两种。

一种是开发新的信息应用系统,这是相对彻底的一种方法,废弃各部门原有的已日渐成熟的信息应用系统,对全局数据统一分析,对全校综合业务统筹设计,统一开发集成的应用系统,使各部门的应用系统在同一平台上进行数据的传递与共享,实现高校全面信息化,一体化,从而有效的解决信息孤岛问题,体现全局数据共享,有效支持综合数据查询、协同工作等高端信息应用。但这种方法需要推翻原有的各部门已经成熟化的应用系统,以前投入的人力、物力、财力化为泡沫,同时新开发的统一的应用系统,在硬件和软件的投入,对于高校的资金投入来说是一笔不小的开支。由于高校信息化建设的阶段性,随着信息技术的发展以及高校业务的深化,今天的“统一”也许在明天也会成为新的“信息孤岛”。所以我们需要寻找更有效的的方法。

另一种是对原有应用系统进行升级整合。按目前的高职院校各部门的应用系统现状分析,这些系统功能上基本能满足各部门的职能需求,且也日趋成熟,他们缺乏的是跨部门、多系统的互通协作。为了充分的利用现有的资源,减少不必要的再次开发,考虑到系统的全局应用需求以及成本,需要把各部门原有的应用系统连接起来,进行信息集成整合。这种方法在保留原有各部门应用系统的基础上就可以实现不同数据库之间数据的共享与传递,既节约了成本,也保证了各系统的稳定性。

为了实现应用系统整合,连接高校中的多个“信息孤岛”似的异构应用系统,需要建立一个数据交换平台,该平台需要解决数据格式标准、应用程序接口定义、跨系统工作流程控制、信息传输协议等多方面的技术问题,从而实现异构平台的互操作、跨系统的信息数据交换,不同应用系统之间的整合,发挥各自应用系统的不同优势。

数据交换平台是为了解决高职院校各种数据交换与共享需求而提出来的一种方案,因此它将能够解决应用系统之间的数据共享和集成问题,从而解决校园内部的诸多应用系统的信息孤岛问题,让各种数据资源能够在应用系统之间实现互联互通,从而对校园的整体资源进行统筹规划,提高资源的利用率。

开发数据交换平台,整合信息资源,形成一个大范围内的连通的信息环境,能有效地解决了高职院校各部门间的信息孤岛、数据共享问题,确保数据的权威性、一致性,实现数据的同步更新,为高职院校信息化管理的深入提供了一个强有利的数据支撑,但这也是一项难度大、复杂度高、长期而艰巨的工作,因此做好信息资源管理对于高职院校的发展具有深远的战略意义。

[1]罗剑.消除校园“信息孤岛”建设“应用集成网络”[J].中国教育网络,2006,(3).

[2]李希明,梁蜀忠,等.浅谈信息孤岛的消除对策[J].情报杂志,2003,(3).

[3]李杰玲,雷军程.基于XML消除高校信息孤岛[J].怀化学院学报,2007,(11).

Information Management Level of Higher Vocational Colleges Should Be Improved

YANG Mei-xia

(Tianjin Modern Vocational Technical Institute,Tianjin 300222 China)

With the continuous deep development of informatization in higher vocational colleges, more and more phenomena of“information island”appear.The bad effects brought by“information is2 land”influence the informatization construction of higher vocational colleges and therefore countermeas2 ures should be taken to solve the problem.

information management;information island;data exchange

G712

A

1673-582X(2010)01-0060-03

2009-09-22

杨美霞(1979-),女,天津市人,天津现代职业技术学院讲师,主要研究多媒体、程序设计、信息管理。