西文图书回溯建库：问题·对策·思考

张丽霞 马克芬 张玉玲 单承伟

（大连理工大学图书馆，辽宁 大连 116085）

1 引言

回溯建库，简言之是将图书馆非机读型文献目录转换成机读型目录的过程[1]。它是完善和实现图书馆书目数据自动化管理的前提和基础，是实现资源共享的必要准备，也是文献信息资源整合的必要环节。由于大连理工大学图书馆（下称“本馆”）将实行总分馆制，需要调整馆藏布局，遂在搬迁新馆前对未建库的西文图书进行回溯，实现其书目数据自动化管理。

笔者是第二次进行西文图书回溯建库。1999年初涉西文图书回溯，当时遵循的是照书填单、照单录入（同时核实卡片）等程序，将西文图书书目记录及馆藏信息录入计算机。采用多人分工合作形式完成，其目的主要是建设本馆自动化系统，向CALIS提交本馆馆藏，基本处于CALIS联合目录项目的搜集与整理阶段。10年后重操西文图书回溯旧业，工作流程及工作形式已今非昔比。新的工作流程与方式，使笔者切身领略了USMARC的变迁和计算机联机编目的发展，充分体会到了资源共享所带来的快捷与便利。再一次回溯建库的实践，更加印证了回溯建库是一项长期的、复杂的、必要的工作。此次回溯尽管工作方式、数据获取途径等更加便利，数据更加规范，但问题尚存。随着工作的进展，笔者发现有些问题很普遍，质量控制是回溯的根本，遂对所存问题进行了成因分析并提出解决对策。

2 西文图书回溯常见问题

本馆目前所回溯西文图书属上世纪30～90年代不等，历史跨越较长，书目数据多样，规范与不规范混杂；同时由于部分图书与本馆总部图书重复（即复本），馆藏现状也比较复杂。通过归纳整理本馆现已完成的化工类西文图书回溯数据（4252种），其普遍存在如下问题：①财产号重复；②呈已编状态（正常应为审校状态）；③同类图书分在不同类目；④双MARC或多MARC；⑤集中与分散著录；⑥财产号错误；⑦简编MARC；⑧垃圾数据；⑨同书异号；⑩异书同号。

3 成因分析及解决对策

3.1 财产号重复

财产号重复现象在本馆比较普遍，这一现象实为工作不细所致。由于当年多为手工打印财产号，又缺乏科学合理的查重手段，致使出现了一些财产号重复的图书。这些图书给日后的文献管理带来了麻烦。处理此问题时，本馆首先检索同财产号图书，确定馆藏地，再找实书、查卡片，并核对财产号，然后以尊重馆藏历史为先，修改现有图书为主，使修改后的财产号唯一。

3.2 呈已编状态

正常进入流通的书目记录应呈审校状态。如果图书仍呈“已编”状态，要么该书未经审校，要么审校未存盘。总之，出现这种情况说明图书馆在信息资源组织方面存在制度漏洞，即缺少相应的监督管理环节。“已编状态”图书虽说不影响图书的流通使用，但就整个目录系统来说不规范，况且缺少审校环节使书目数据有一种不确定性。对此类图书，我们首先检查、补全该MARC数据，确信无误后经审校存盘。

3.3 同类图书分在不同类目

此类问题在本馆较多，尤其是出版周期较长的图书。究其原因可能与当时的编目人员对文献组织的理解、图书编目的经验及图书分类知识的掌握程度有关，不过由此也反映出图书馆在文献组织制度方面失范。图书馆的馆藏建设历史是延续的，但编目人员却是更迭的。由于编目分类是主客观并存的工作，出现这种情况虽说难免，但同一种书出现在不同类目却不应该。为此，我们对该类图书重新归类，使整个馆藏体系合理、统一，并在图书及卡片目录做相应标注，以示修改。

3.4 多条MARC记录

多条MARC记录是回溯过程中所遇最多的问题。就本馆而言，1999年计算机机读目录出现，我们便组织一些曾从事过西文读者服务、西文图书采访和外语较好的人员成立西文回溯小组。当时是手工照书填单，然后按单计算机著录，后又采用光盘检索、套录。由于存在复本、多个馆藏地，又由于对计算机操作及回溯经验不足，多次下载、多人操作等原因可能造成多条MARC现象。对此类问题，我们首先选择最好记录作为馆藏书目数据，然后逐一进行多MARC合并、修改，使数据规范化。

3.5 集中与分散著录

对于集中与分散著录，CALIS、国图等国内3家主要编目机构标准不一[2]，因此编目数据出现多卷书集中或分散现象尚属正常，但作为一馆的馆藏书目数据则应统一。审查本馆的多卷书状况，发现某个时期是集中著录，某个时期是分散著录，原因则为不同时期的记录出自不同编目人员，尤其是历史跨度较长的多卷书。对于这种情况应该制定统一规则，保持本馆书目数据的历史延续。在回溯中尽量按照现行的西文图书著录规则与标准集中著录，以保持与目前本馆的西文图书编目数据的统一，也保持与CALIS的统一。

3.6 财产号错误

纵观本馆西文回溯编目过程，发现财产号错误形式多样，如少零、缺E、挂错等。究其原因：一是本馆缺乏统一的图书管理机制；二是工作人员的粗心。这种问题对孤立的一本书而言，可能无关紧要，但对整个藏书体系而言，就会影响用户对资源的检索、利用及图书的管理，影响对图书资源的查全率、查准率。为此，我们对错误的财产号在回溯过程中进行修改，使其无论在流通还是管理环节都能顺畅检索、利用。

3.7 简编MARC

回溯中，简编MARC的情况也比较多。出现简编这种状况，笔者认为还是由于当时不能达到资源共享或是工作人员的编目能力有限所致。MARC的简繁情况从某种程度上反映了西文图书编目的发展状况，见证了计算机编目的发展历史。对此问题要么对简编MARC进行修改，完善记录；要么套录CALIS等机构的完整记录，然后覆盖原有简编记录。

3.8 垃圾数据

垃圾数据是无任何馆藏信息的书目数据。导致这种现象的原因是编目员多次下载数据存盘所致。垃圾数据既占据数据库的空间，还影响馆藏数据库的书目质量，如果不是在回溯中或进行书目检索很难发现。对此类问题，我们一旦发现便做删除、合并处理。这样做的目的是为了及时剔除没有参考意义的书目数据，以提高目录的查准率和查新率。

3.9 同书异号

同书异号的情形在回溯中常见。造成此类问题的原因有多种，其中之一是编目人员在分配书号后未查重所致；之二与编目人员对著者号的分配方式不同有关（或将中西文图书著者号混淆）。如：同种书责任者同、著者号不同（54.57 F744与54.573 S875）；同一责任者、著者号不同（54.1 N361-6和54.1 H758-7）。此类问题基本都可在回溯环节解决，首先查卡片、查实书确认是同种书，然后进行相应修改（注：此例不仅著者号分错、卷次号也分错）。

3.10 同号异书

同号异书正与同书异号相反。本是两种不同的图书，却被分给同一书号，导致重号。如：E169076《Crystallization as a separations process》著者 Allan S.Myerson 和 E0187639《Crystal structureanalysis…》著者WilliamClegg，两者的著者号均为C957。因此其中之一应加注附角。究其原因：①未查重；②排卡片时未发现重号。

4 思考与建议

通过对回溯中问题的归纳、分析，反映出图书馆在文献组织方面的一些不足或缺陷。首先是认识上、能力上的不足（工作人员认识不足导致马虎、不细、分错等；能力不足导致对编目规则的理解与运用存在差异等）；其次是制度上、管理上的缺陷（缺少制度监督、缺少人员培训、缺少数据维护等）。对此，笔者认为管理层和具体工作人员应该从回溯工作性质、回溯工作功能、回溯工作原则、回溯工作意义等诸多方面提高认识，提升馆员业务能力，加强质量控制与监管，确保回溯建库工作顺利、准确、规范进行。

4.1 重视回溯工作

早在1997年业界便有学者对西文回溯建库管理层面的问题进行过分析，如各自为政、自我开发、重复投资、随心所欲、缺乏统一组织与管理等[1]，从目前回溯建库的现状来看，上述问题依然存在。回溯建库是一个复杂的资源组织过程，牵涉相关的人力及一定的物力。就本馆目前的建库现状而言，可用脏（书脏）、乱（数据乱）、差（工作环境差）、少（工作人员经验少）来概括，如果管理制度不健全，那么此项工作无异于劳民伤财。因此从馆藏资源建设与信息资源利用的角度来看，管理层应该站在可持续发展的角度，重视回溯建库工作，配置有能力有经验的人员，制定科学合理的规范与制度，组织必要的学习与培训，有计划、有步骤地完成回溯建库，使其能够达到计算机联机检索及资源共享的目的。

4.2 站在用户使用角度回溯

回溯是文献编目的一部分，是对“大量馆藏实体信息资源进行整理、整序和整合的工作”[3]，它遵循一定的原则，其中之一就是要“兼顾读者用户实际”，即读者用户使用原则[3]。笔者认为回溯建库体现着图书馆藏与用的关系，如何发掘图书馆的现有资源，促进知识增值，是现代大学图书馆的服务理念，图书馆建库人员应该站在读者用户的角度进行回溯，即使书目信息尽可能全面、准确，这样才能便于用户了解、获取、利用文献信息资源，也才能更加有效地提高馆藏文献信息资源的利用率。

4.3 挖掘回溯工作附加值

回溯书目数据规范、准确、全面能够提高机读目录的质量，从而提高馆藏文献资源的利用率，是图书馆文献资源建设与用户服务不可或缺的组成部分。就工作性质而言，回溯虽属于编目，但与新书编目有着一些不同。除了其工作流程差异外，回溯还可以接触、了解到图书在建藏、流通、加工等诸多方面的信息。譬如在西文图书回溯中，笔者就发现这样一个现象，即本馆有许多西文图书无论是从书后卡的记载还是从书的浏览情况及从业务窗口来查看均处于“零借阅”状态。出现“零借阅”情况无非有几种可能：一是文献采集没有针对性，读者用户不需要；一是读者用户不了解馆藏文献资源情况；一是读者用户能力所限，不能阅读该文献。但无论处于哪种可能，“零借阅”都是文献信息资源的浪费，需要引起图书馆相关部门或相关人员的注意。从藏与用的角度出发，管理层可以引导工作人员做一些拓展性的工作，利用回溯建库的契机开展一些深层的学术性、研究性、知识性的工作，诸如：资源推介、建藏结构评估、馆藏历史研究、资源利用评析等。这样一方面能体现工作人员的自身价值，提高其主观能动性，进一步揭示馆藏文献资源；另一方面也为文献资源建设与用户服务的可持续发展做些参考性、辅助性的工作，顺应时代发展，体现知识服务。

5 结语

近来有学者对1991～2008年国内的西文文献编目研究进行了综述，指出“对回溯建库研究的重视程度不够”[4]。笔者认为对回溯建库研究的重视程度也反映出对其工作实践的重视程度。尽管随着新信息技术的应用，图书馆的书目管理已经进入了电子化、数字化时代，但回溯建库仍是一项长期而复杂的工作，它对完善和维护馆藏书目数据具有重要的保障作用[5]。图书馆和回溯从业者本身都应该重视回溯建库实践和回溯建库研究，使其真正发挥资源组织与为用户服务的作用。

[1] 钱红，夏勇.建立回溯书目数据库方案的分析和探索[J].中国图书馆学报，1997（1）.

[2] 谢琴芳.国内编目实践差异.CALIS联机合作编目中心简报[EB].[2010-02-04].http：//www.calis.edu.cn/CALIS/lhml/jianbao/21/2.htm.

[3] 王松林.信息资源编目 [M].北京：北京图书馆出版社，2005.

[4] 李春燕，张姗姗.近十年西文文献编目研究综述（1999-2008年）[J].图书馆建设，2009（11）：47-51.

[5] 联合目录数据库建设项目实施方案（简要版）[EB].[2010-02-04].http：//www.calis.edu.cn/calis/lhml/lhml.asp？fid=FA0301&class=1.