付印样通读流程及期刊质量控制措施

贺明健 （《煤气与热力》编辑部 天津300070）

新闻出版总署2001年2月22日发布的 [2001]142号文件《关于严格执行期刊“三审制”和“三校一读”制度保证出版质量的通知》第三条明确指出：“期刊出版单位必须严格执行责任校对制度和‘三校一读’制度，对全部稿件都要有专职校对人员负责进行校对。校对人员需对校对质量负责。期刊稿件的校对应不低于三个校次，重要的文章或内容应增加校次。每期刊物的终对校工作必须由本刊社（编辑部）具有中级以上职称的校对人员担任。已经采用现代排版技术的期刊出版单位，必须由专职校对人员通读付印软片或软片样。”由此可见，“三校一读”应作为一项制度化工作贯彻执行。本文对“三校一读”中关于付印样的通读方法进行综述，并结合实际工作探讨通读的流程及通读过程中遇到的问题和期刊质量的控制措施。

1 通读方法综述

1.1 基本要求

在已有3个校次的基础上，付印样上的错误已经比较少了，因此付印样应采用通读法。采用通读法不仅可以提高效率，而且也便于集中精力了解文章全局，发现原稿中遗漏的错误。但对于专有名词、数据、年份、引文以及有疑问的词句，一定要核对原文，如果属于原稿的疏漏，要借助工具书或与编辑商定后予以纠正。进行付印样通读的责任编辑必须由编辑经验丰富、校对水平高、文字功底过硬、熟悉科技期刊编排规范及本刊编排特点的资深人员承担。

在付印样通读过程中，要求责任编辑胸怀全局，兼顾题名、文字、图表、版式等各个方面，但实际操作起来很难面面俱到，因此可以分别对某一特定方面增加校次，即采用分项校对。因为在采用分项校对时，责任编辑的任务简单，针对性强，所需时间短，能使注意力高度集中，从而可收到事半功倍的效果。

1.2 通读方法综述

何学华等人[1]指出“编校合一”的不利方面是加重了编辑的负担，因编辑熟悉稿件产生了思维定势，难于校出编辑加工中的问题，容易忽略漏校。针对以上问题，提出分项校对的方法，可以在小范围内抓住重点，找准问题，是弥补校对过程中的差错和疏漏的有效方法。将分项校对的对象分为：①期刊标志项和目次页；②文章的前首项，主要核对书眉的出版年月、卷、期次，核对中英文题名、中英文关键词、中图分类号、作者工作单位、文献标识码和文章编号；③层次标题、图表、公式编号；④文章的附加说明项，包括每篇文章的收稿日期、作者简介、基金项目等部分；⑤参考文献，核对参考文献的编号是否与文中一致。

霍效光等人[2]提出了分层次校对法，一改传统的一贯到底的校对方法，按文章的结构，分层次进行校对，使得每一位校对者在校对过程中自始至终条理分明，有节奏感，处在一种兴奋状态。将整个校对过程分为5个层次：①对题名等关键要素进行校对，包括题名、作者信息（工作单位、所在省市、邮编等）、关键词、摘要和收稿日期等要素。②对层次标题进行校对，由于层次标题是同类项，因此在校对过程中很容易发现问题。③对图、表进行校对，图、表是一篇文章的重要信息点，应尽早进行校对，若随文校对，往往会顾此失彼。④对正文进行校对，对正文的校对又可分为5个层次，即：人名、地名、国名；重要提法、生僻概念、新鲜词汇；时间因素；数字和外文符号；形似、音似、易错的字和词。⑤用眼睛对稿面周边扫视一遍，用食指指着稿面，对稿面周边从上到下、从左至右扫视一遍，这样可以保证周边地区不发生掉字、串行、错行等问题。

吴红艳等人[3]指出，按照期刊的编排格式，将整期文章划分成若干项目，并依次列出。根据列出的项目，对整期文章以项目为单位进行分项校对，校完一项后在列出的项目上打钩。

谢贞等人[4]提出采用横向思维方式，明确了质量把关的20个关键点，包括封面、封底、版权标志、内文页码等。对每个关键点分别进行横向比较，比较方法包括：与前期进行比较；与作者原稿、发排稿进行比较；与本期其他文章进行比较。从而避免“顺眼差错”的出现。

温树伟[5]提出，科技期刊校对可采取宏观分项校对、微观逐字校对和作者校对相结合的方法。宏观分项校对分为：目次、书眉、编排格式的校对；编排格式的校对又分为：摘要部分、各级标题、图题表题、收稿日期、参考文献等的校对。完成宏观分项校对后，再仔细进行微观逐字、逐句、逐个标点符号的校对。

邓建元[6]提出了单项校对法，将一篇文章分成若干个待查项目，从第一项开始，逐篇查对该项，完毕再查第二项，以此类推。邓建元根据实际工作情况将核查对象分成以下9项：①各级标题是否顺序排列；②图表排序正确否，图名表名的中英文是否一致；③先文字后图表，文中是否提及该图表；④摘要、关键词、中图分类号是否齐全，收稿日期、作者简介、基金项目是否有误；⑤中英文关键词数量、顺序是否一致；⑥参考文献在文中是否按序排列，与文后所列参考文献数目是否相等；⑦参考文献著录格式是否正确；⑧全文是否有符号在首行的；⑨英文题名中的单词拼写是否有误。虽然翻页的工作量较大，但由于一次只查一项，目的明确，注意力集中，速度也快，因此查错效果极佳，尤其像收稿日期之类的小错误无一漏过。

任海生[7]指出可通过“增加校次，分项校对”提高学报的校对质量。可分别对某一特定方面增加校次，分项重点校对，如对题名和书眉，对收稿日期和作者简介，对参考文献，对补白和转接页等。

2 实施情况

期刊差错率是反映期刊质量的重要指标之一，而制定科学、合理的通读流程是降低差错率的有效方法。结合我编辑部的实际情况，制定了付印样通读流程，在通读阶段，采取责任编辑校对和作者自校结合的方法，作者往往可以在这一过程中帮助编辑发现一些问题。付印样通读流程为：①将当期付印样以PDF文件的形式发给作者，请作者按照编辑部提供的“校对注意事项”单上的要求来进行自校。该项工作应在责任编辑通读完成前进行，给作者留出充裕时间进行自校，以免出现付印样核红后，作者再提出修改意见的情况。②当期中、英文目次页相关内容与前一期进行对比校核。主要校核项目为：年、卷、期是否正确；期刊基本参数中的当期文章数量、出版时间是否正确；其他固定不变的项目也要逐一进行核对。③书眉应与正文的作者、题名一致，出版年、卷、期次应与当期时间一致。书眉中的作者应与正文中一致，两名作者以上的应在第一作者后面加“等”；核对书眉题名，是否与正文一致，往往书眉的题名在排版时会出现少字、多字的现象；一定要注意书眉的期次要与当期出版时间一致，不一致的情况时有发生，主要由于部分文章的计划刊出日期早于当期刊出时间。④核对文章编号及文章页码。应认真核对文章编号中的出版期次，这是比较容易出错的地方。文章编号中的文章首页页码应与当前页码一致，文章页数也要一一核对。⑤正文题名、作者姓名、起始页码及栏目名称与中英文目次进行核对，注意正文中的栏目名称是否有缺失现象。⑥核对补白内容所在页码、题名是否与中文目次一致。⑦核对正文中层次标题的编号，避免层次标题编号出现跳跃现象。⑧核对正文中插图的编号，避免出现跳跃现象。⑨核对正文中表的编号，避免出现跳跃现象。⑩核对正文中公式的编号，避免出现跳跃现象。通读正文所有内容。当作者属于不同单位时，应注意核对作者姓名的上标编号应与作者单位的编号一致。注意中英文关键词的数量是否一致，是否一一对应。特别注意公式中量符号是否采用斜体，公式是否在运算符号后进行的转行。辨别文中是否出现错别字或将阿拉伯数字“1”写成英文小写“l”，以及字体不符合要求等情况。消灭排版格式方面的问题，例如数字拆行、背题、图表跨越标题等情况。对于正文中的补白内容，往往是责任编辑在通读过程中容易忽视的地方，因此补白内容更要引起注意。在通读中文过程中应将作者的意见进行汇总，并将应该进行修改的内容如实反映在通读付印样上。

3 出现差错的主要原因及对策

3.1 出现差错的主要原因

3.1.1 作者因素 随着现代科技深入出版界，现在绝大多数作者撰写论文都是在计算机上完成，甚至请他人代录入文档，然后把文章发送到编辑部电子信箱，而有些作者在发送稿件前没能够认真地对文章进行校对就投稿，或在校对过程中忽略一些单位符号、数据，以及相似字、同音字的校对。作者不能准确运用量符号，导致在撰写过程中不能正确区分正斜体。在作者对付印样进行自校过程中，作者未对作者姓名、单位名称、参考文献及编辑后的稿件是否与原文有出入进行校对。

3.1.2 编辑因素 期刊出现编校差错的原因是非常复杂的，与编辑的专业功底、文化素质和知识面有关，与编辑的责任心和职业素质有关，也与办公条件有关。

一些编辑在编校工作中责任心不强，工作态度不严肃、不认真，养成了拖拉的习惯。校对时，一旦有事就敷衍了事，一校没有仔细看，甚至没看完，就草草收工，差错改正不到位，就匆匆返回排版改红，心想反正还有二校。二校时，又以同样的心情对待，心想将差错留给三校也不迟。结果到了三校，时间往往来不及了。这样就把差错留在了付印样中。一些编辑从事期刊工作的时间长了，渐渐失去了当初对编辑工作的新鲜感与光荣感，失去了兴趣，产生厌倦、疲乏的心理。随着社会生活节奏的加快，编辑的压力在增大，遇到挫折时，就容易产生失落感。这些都导致编辑的心态趋向浮躁，不再将编辑工作作为事业来追求，也静不下心来兢兢业业地工作。严重影响了编辑的工作状态，最终影响了编校质量。

3.2 对策

除了有好的选题、内容新颖、创新性高外，在投稿前作者应对刊物论文的书写格式有进一步的了解，包括题名、单位名称、摘要、正文及参考文献等。为了减少文稿的差错，作者必须对打印出来的文档进行校对，除了更正错别字和逻辑差错外，特别是对论文中的单位、统计数据一定要核对准确，不能出现差错。尤其对给他人代录的文稿，应由本人校对无错误后才发送到投稿电子信箱。当作者收到付印样后，应按“校对注意事项”单上的要求来进行校对，特别是对作者姓名、单位名称及编辑后的稿件是否与原文有出入逐一核查。如果不同意编辑的修改意见或发现付印样中存在错误，应及时联系编辑，并说明理由。

编辑人员必须具备较强的语言文字功底，掌握现代汉语规范，才能在校对工作中更好地履行自己的职责。在管理体制上我们注重抓好以下几个方面的工作：保持好一支稳定的编校队伍，定期组织在职人员参加专业培训，尤其着重培养青年编校人员，鼓励他们探索编校新技巧，提高自身的业务素质。严格实行“三校一”读制，力图把好每一校次的质量关。在付印样通读过程当中，责任编辑要进行通读并及时发现问题，消灭遗留下的错误。必须始终坚持贯彻执行国家有关期刊出版标准及规范性要求，力求做到编排的标准化和规范化。■

[1]何学华，陈伟，范君，等.校对环节与校对方法的确定和选择[J].学报编辑论丛，2007（15）：78-80.

[2]霍效光，淳玉林.分层次校对法 [J].编辑学报，1999，11（1）：23-24.

[3]吴红艳，颜巧元.分项校对在识别编排规范错误中的应用[J]. 编辑学报，2005，17（5）：341-341.

[4]谢贞，刘苏君.科技期刊责任编辑编校质量把关要注意横向思维[J]. 编辑学报，2008，20（2）：131-13 2.

[5]温树伟.也谈科技期刊的校对技巧[J].编辑学报，1996，8（2）：88-89.

[6]邓建元.也谈怎样避免编校错误[J].中国科技期刊研究，2005，16（4）：565-566.

[7]任海生.设置责任终校是提高学报校对质量的有效措施[J].中国出版，2005（12）：49-50.

[8]杨青.论期刊编校差错的原因及对策[J].中国出版，2009（3）：48-50.