档案管理电子化及分级检索系统初探

金 燕

贵州省地矿局一0二地质大队 贵州遵义 563003

档案管理电子化及分级检索系统初探

金 燕

贵州省地矿局一0二地质大队 贵州遵义 563003

本文就档案管理电子化及分级检索的问题，探讨了档案管理电子化的必要性、操作规范以及电子档案分级检索系统的原理、构建和运行。档案管理电子化，不仅能最大限度地节约资源、提高效率，还可以实现档案的即时共享，而分级检索系统则提供重要档案的限制检索，从根本上杜绝了档案的泄露。

档案；电子化；系统；检索

随着信息技术的飞速发展和办公自动化的普及，电子档案逐渐成为单位档案管理的重要形式，而做好传统档案向电子档案的过渡，完善电子档案的管理，也已成为了当前档案管理工作的重要内容。在档案管理电子化的进程中应该如何去操作，又有哪些需要注意的地方？本文将加以论述。

一、什么是档案管理电子化

1.存储介质的电子化

传统文书档案（包括公文、资料、图表、照片、录音、录像等），基本上以纸张、照片、磁带、光盘等形式存储。占用空间较大，且极易受到外界环境改变而损坏或失效，导致档案信息丢失。如果实施了档案管理电子化，所有的档案信息以编译过的代码存储在服务器上，只占用一台服务器的空间且数据可以随时备份和转移，基本不会损坏和丢失。

2.存储方式的电子化

即在服务器上搭建一个虚拟的“档案室”。例如最基本的FTP文件管理系统，就实现简单的电子文件分类归档。而完整的档案管理电子化系统，则要求按照档案信息的类别和各自不同的属性，以对应的规则上传到服务器中。

3.检索方式的电子化

要求相关人员有了查阅档案的需求之后，能够通过档案管理系统自主连接服务器，方便快捷地检索到对应的电子文件，然后浏览、下载、打印或传输，从而完成对所需档案信息的请求。

二、如何构建档案电子化管理系统

针对档案管理电子化的内容，构建档案电子化管理系统主要由以下3个方面组成：

1.传统档案电子化

将以传统介质存储的档案电子化，是档案管理电子化的第一步，也是实现档案管理电子化的先决条件。通过扫描、翻拍、转录等一系列操作，将传统介质的文件转换成符合档案电子化管理标准的电子文件。一般遵循3个基本步骤：文件扫描（硬件）、文件编译（软件）、文件录入（人工/自动）。

2.存储系统的搭建

传统档案文件转换成电子文件之后，需要根据实际需求进行存储。存储分为两种，一种是简单的直线型目录式存储，另一种是交叉型的数据库式存储。对于档案文件数量相对较少、类别固定的单位，搭建一个普通的FTP文件管理系统即可满足要求；而对于那些档案文件数量大、种类繁多而且对档案管理工作要求较高的大型单位，就需要搭建功能相对齐全的交叉型数据库式存储系统。

3.检索权限的设定

存储系统搭建完成之后，需要对不同级别的用户设置不同的访问权限。把可以公开浏览的档案文件和不能公开浏览的文件分别设置不同的浏览权限，再给对应的不同级别的用户设置不同的访问权限。或者对重要文件加密，需要访问者验证通过之后才能访问。

三、档案管理电子化的重点和难点

1.档案管理电子化工作的重点

(1)必须要有细致、整体和长远的规划。档案管理电子化工作效率高低的关键在于是否能建立起一套完整的、标准的、合理的操作流程和管理规范。由于档案管理电子化是一项长期的、多方参与且有一定技术含量的工作，这就要求管理者在开展这项工作之初，就必须做好细致、整体和长远的规划。其包括电子文件的获取、电子文件的录入、档案电子化管理和电子文件检索4个规范。这样，工作人员才能按照统一的标准操作，获取的电子文件才能进入档案电子化管理系统，最终相关档案信息才能顺利归档存储以供随时检索查阅使用。若规范没有制定好，获取的电子文件不符合标准，或者是归档不规范，都会导致错误的发生而影响到整个工作。

(2)分级检索功能的实现。档案阅读权限是一定的，这就要求搭建的档案电子化管理系统具备分级检索的功能。一般分级检索功能的实现，有两种办法。第一，将机密文件放置在单独的目录下，这些目录需要访问者的权限到了一定的级别才可以检索和浏览，这样一来，系统的管理员只需要对不同的访问者设定相应的权限，即可实现分级检索。第二，给重要文件加密。设置一个验证的环节，普通访问者由于不知道验证信息而无法浏览该信息，而符合条件的用户可以直接从系统管理员那里获取验证信息，通过验证，顺利浏览对应的重要文件。

2.档案管理电子化工作的难点

(1)传统档案文件转换成电子文件工作量大、繁杂，要求具备专业操作能力，尤其是一些工程图纸的扫描。与其他文件扫描方式不同的是，工程文件扫描的硬件处理过程和扫描后对电子文件的编译过程的重要性相同，其电子文件编译过程的复杂程度要远远高于其他扫描方式。

(2)电子档案原始性、真实性和完整性的检验。传统的纸质档案，人们可以通过字体、印迹、纸张制成材料等对其原始性和真实性进行分析和判断；电子档案却由于电子文件的可复制性和存储介质的虚拟性，已经从根本上模糊了电子档案的原始性。而在技术上完全可能实现电子档案修改后不留下任何痕迹，就变相地加大了档案真实性的检验难度。

四、档案管理电子化的安全隐患及对策

1.档案的泄露

由于电子档案统一存储在服务器上，如果不采取相应的防范措施，就有可能造成档案的泄露。鉴于电子档案的特殊性，可以采取以下方法进行保护：

(1)提高档案存放目录的访问权限，所有访问者在检索浏览到该部分网站之前，都必须通过相应的验证。验证的方式可以是普通的固定密码验证，也可以是保密性能更高的VPN动态密码验证。

(2)对档案自身进行加密，这样即使非法入侵者进入了对应的档案目录，也因为不知道档案自身的密码，而无法浏览。

2.档案文件的损坏和丢失

一般情况下，电子档案不会发生损坏或丢失的现象，但由于接触电子档案的用户比较多，偶尔也会有操作失误，加上可能还会有人直接攻击档案管理系统，就可能导致电子档案的损坏或丢失。遇到这种情况时，应采取的对策就是经常、定期对电子档案进行备份，且备份分开保存在其他服务器上。这样一旦原始档案出了问题，使用备份数据可以及时将系统恢复，使损失降到最低。

3.档案文件被替换或篡改

对一些档案，设置成只读，对相应的目录，设置成限制添加，即可避免档案文件的被替换或更改。

五、档案管理电子化的优势及发展方向

1.档案管理电子化的优势

档案管理电子化的优势集中体现在电子档案保存的周期长、基本不会发生自然损坏或丢失、检索查阅方便、节约空间节省资源、基本不受时间和空间的限制、便于统一管理。而且多部门、多系统实现档案管理电子化之后，更能快速便捷地实现档案的区域化和系统化，大大增强系统内各单位和部门之间的交流与互通。

2.档案管理电子化的发展方向

基于单个单位档案管理电子化的整个系统内部档案管理电子化，迫切需要整体规划、谨慎实施，应该朝着标准化、便捷化和安全化发展。要实现的基本目标是电子档案归档标准化、检索查阅便捷化，重要档案安全化。

六、结束语

实施档案管理电子化是必要的、可行的。虽然现阶段档案管理电子化实施难度较大，尤其是传统档案转换成电子档案阶段，但只要跨越这个阶段，档案管理电子化的优势会越来越明显，档案管理工作会更有效率、更轻松，而且还可以实现与系统内的其他单位、部门的互联互通。

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Electronic fi le management and retrieval system of grading

Jin Yan
Guizhou bureau of geology and mineral resources geological brigade 102 Zunyi city, Zunyi, 563003, China

The passage mainly discusses the necessity of electronic filing management, operational norms and classification of electronic records retrieval system principles, to build and run. Electronic records management can not only maximize resource conservation and improve efficiency, but also allows instant file sharing, while the hierarchical retrieval system provides important restrictions on confidential files retrieved from the root to prevent the leakage of confidential files.

files; electronic; system; retrieval

2010-03-30

金燕，本科，助理馆员，办公室秘书。