高校设备档案管理的相关探讨

王 喆 李晓梅

首都医科大学 北京 100069

高校设备档案管理的相关探讨

王 喆 李晓梅

首都医科大学 北京 100069

本文根据高校设备档案管理工作的实践，对工作中存在的相关问题进行了探讨，并提出可行性的建议。

设备档案；档案管理；高校

高校设备管理部门的工作主要包括实验室管理和物资采购两部分内容，与之相应的档案工作也分为仪器设备档案和政府采购档案的管理。

档案材料形成于仪器设备的招投标、验收、使用以及实验室的建设管理过程之中，这些在工作过程中逐步累积的资料既是对工作内容的如实反映，同时也是部门发展的历史记录，作为学校发展的一部分，有着重要的借鉴和参考利用价值。

这不仅是因为档案工作能够客观、准确地再现历史工作，是实施规范化管理的必要措施；更主要的是档案中的各项记录、数据甚至图片等基础性资料，已经成为一种宝贵的资源，成为向决策者们提供信息咨询、制定战略发展规划的必不可少的重要依据。

因此，随着高校综合实力的提升，设备部门为了更好地发挥其为教学科研服务的职能，进一步加强和规范档案管理工作是完善自身工作的重要任务。

一、建立健全设备档案管理工作的迫切性

1.设备档案管理工作是适应学校快速发展的必然要求

以我校为例，2005～2007年政府采购档案共归档151卷，2008年归档108卷，2009年归档132卷，同时购置的40万元以上的大型科研仪器设备的数量也随之增加。这些数字客观地反映出学校近几年来实验室的发展建设，这些变化对档案管理工作提出了更高更新的要求。只有从现阶段实际要求出发，进一步健全相应的管理机制，规范档案管理手段，将科学化、创新性的管理理念贯彻落实到每项工作内容里，才能为学校的发展起到良好的推动作用，同时也可带动和促进其他基础性工作的开展。

2.设备档案管理工作是规范管理机制，实行自我监督的有效手段

目前，由于财政资金对高等教育投入的不断加大，很多高校每年实施的采购金额多达上亿元。而这些资金的来源包括各专项资金、各种横向或纵向课题经费等，项目多样且金额几十万元到几百万元不等。根据《中华人民共和国政府采购法》以及其他法律文件，实施政府采购必须严格按照相应法规程序进行。而在招投标的各个环节中，常会有更改采购方式、废标等一系列情况出现。设备采购档案是实行政府采购每项程序和对仪器运行管理的最原始、最真实的记录，这些由基础性资料组成的信息源，也是设备部门主要工作的集中体现，对这些资料的分析、整理，也就是对自身工作进行梳理，有利于我们发现工作中的不足之处。

3.设备档案管理工作是提高实验室管理水平，促进其发展的支撑条件

档案管理工作直接影响到整个职能部门的管理水平，仪器设备相关档案的管理是否科学直接关系到实验室的发展和建设。实验室的建设规划需要具有长远性和发展空间的决策，因而相关的档案工作包含的信息可以为管理提供最直接的依据，同时也可促进实验室间横向或纵向的合作与联系，增强相互间的交流与沟通。

二、目前设备档案管理工作存在的问题

1.加强兼职档案人员的管理工作

一般而言，除了学校档案馆专职档案人员外，各部门都配有兼职档案人员，即除了本职工作以外同时负责本部门的档案整理。对这部分人员的培养和管理是相对比较薄弱的。目前，对兼职档案人员缺乏定期的培训制度，这部分人员大多没有经过专业档案知识的学习，当工作中遇到问题后总是向专职档案人员临时求助，此时往往只针对具体某一个问题，而缺乏系统的总结和学习；同时对于专职档案人员而言，他们要利用大量的时间去回答不同部门的同一个问题，既浪费了大量时间又不能产生很好的效果。

2.设备档案缺乏必要的管理手段

目前，各高校对于政府采购工作普遍给予相当的重视，从设备的购置论证、申报到设备采购，实施政府采购的每一环节都力求科学规范，相应这一过程中产生的档案资料也比较齐全。目前存在的问题是仪器设备的档案材料仅止于设备验收之时，设备的全套随机材料包括使用说明书、安装调试记录和检修记录以及光盘等资料，大多是在设备验收时由各实验室教师保管，而没有在学校档案馆留存，这样往往会造成时间久了资料的遗失。尤其是对于价格在40万元以上的大型仪器设备，在使用过程中会产生诸如功能研发，技术改造等有应用价值的文件材料，这些文件的保存是否得当，对于今后同类设备的管理有重要的借鉴意义。而目前这方面的管理是相对比较薄弱的环节，应该引起我们足够的重视并尽快完善。

三、深入开展设备档案管理工作的建议

1.加快档案工作的软硬件环境建设，构建科学档案事业体系

档案工作的开展应与本单位的建设步伐保持一致，近几年我校科研教学水平提升的同时，促进了学科专业进行更加合理的整合，组建了更具创新性、实用性的新学科。在此背景下，档案工作应树立全局意识，致力于构建结构合理、种类齐全、管理科学、有效服务的档案事业体系，实施统筹规划，灵活管理，科学规范的管理手段。

2.加深对档案工作服务职能的认识

档案工作存在和发展的宗旨和目的，是因为档案能为社会各方面、各项工作提供服务。目前，人们对这项工作的认识大多停留在对以往资料的收集整理，归档以后便束之高阁。事实上，档案工作的价值很大程度上体现在它对现实工作的指导意义。评价一项工作是否具有成效主要看其利用价值，而档案工作的服务职能是其价值的最好体现。另外在政府采购招投标工作以及实验室建设过程中产生的档案资料同时也是学校发展的有力见证。

同时，档案管理人员应加强对自身工作的认识。根据现状，大家对档案工作的重视程度确实有待于进一步提高，但档案管理人员首先更应从自身角度充分认识档案工作的特殊性和它对现实工作的指导意义。

3.加强对仪器使用过程中档案的管理工作

设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理的重要依据和凭证。随着学校的发展，仪器设备特别是大型科研设备的种类、数量、科技含量都是越来越高，因此设备档案的管理不能仅限于对设备购置、验收和维护等资料的简单收集，更应注重对购置后仪器档案的管理。根据国家有关规定以及高校的实际情况，一般来讲10万元（含10万）以上的仪器设备的随机材料应由校档案馆存档，各实验室以外借的形式在档案馆备案或直接复印相关资料，这样既可以保证资料的完整性，又可以最大限度地发挥档案材料的利用价值。

4.加大档案工作的信息化建设力度，以此推进部门职能建设

在信息技术引领时代发展的今天，信息资源管理已经成为一门学科吸引着学者们的目光，而作为其中重要内容之一的档案管理，也同样受到管理者们越来越多的重视，档案的信息化管理已经成为一种必然趋势。高校仪器设备档案的信息化是顺应当前新形势下的发展趋势而提出来的，它的内涵是充分使用现代化的计算机管理工具和网络信息技术，借助传统的档案管理模式，为学校规划决策及时提供准确的基础数据，更好地为教学科研服务。具体工作包括：结合我处的实际工作和特点，制定数字化处理的范围及相应管理制度，对有价值的文献信息合理编研存档，使本部门的信息资源管理有章可循。特别是在招投标的过程中，对于有保存参考价值的资料可以利用多媒体技术建立多媒体数据库。档案的信息化管理同时也是部门管理手段的一个创新，通过建立规范的管理机制、开发档案信息资源的利用率等多方途径以搭建共享信息平台，促进档案工作的良性循环。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。

5.建立仪器设备的数据库

对10万元（含10万）以上的仪器设备，验收后的随机文件由档案馆进行管理，并同时建立相应的数据库，在仪器使用过程中产生的有价值的使用记录、技术资料等由各实验室的仪器负责人定期送交档案馆。通过校内局域网的档案系统，用户登陆后，可以就仪器设备使用过程中的相关资料进行查询。设备的档案要对设备的使用起到促进作用，以提高设备使用率为目的，同时促进实验室的建设。

四、结束语

档案资料形成于部门工作的每一个环节之中，并随着部门的发展不断累积，凝结了工作实践、经验教训和价值成果。伴随着部门的发展，档案工作的服务功能逐渐突显出来，与此同时档案管理已经成为我们审视自身的一个窗口，为今后的管理工作提供良好的依托。

[1]夏月珂.关于机关档案工作的思考[J].城建档案，2009，12：9

[2]王根健，姚冬香.高校设备档案的特点及其管理策略[J].兰台世界，2008， 1：30～31

[3]万睿，祁风义.浅谈高校仪器设备档案现代化管理[J].科技广场，2007，2：154～155

[4]夏帅.提高管理队伍的素质是实现档案管理现代化的迫切需求[J].科技信息，2008，36：519

Investigations of equipment file management in university

Wang Zhe, Li Xiaomei
Capital medical university, Beijing, 100069, China

Based on our previous work in equipment file management in universities, this paper have discussed the file management issues, and made suggestions on related issues for further improvement.

equipment file；file management；university

2010-05-31

王喆，硕士，实验师。李晓梅，助理馆员。