论秘书写作的被动性与主动性

□福建莆田学院 郑立新

论秘书写作的被动性与主动性

□福建莆田学院 郑立新

秘书写作是遵命写作，从写作主体看是被动的，写作行为具有受动性，写作思维具有社会性，写作模式具有规定性。但是，秘书的写作过程是主动的，秘书能够就公文主旨的提炼，材料运用和语言结构的安排发挥自身的主观能动性。因此，秘书可掌握一定的方法，化被动为主动。

秘书；写作主体；写作过程；主动性；被动性

所谓秘书写作，是社会各类组织、各个机关和单位的秘书人员所从事的撰写公务文书（广义公文）的行为与活动，属于写作行为与写作活动的范畴。在这个过程中，秘书人员往往根据领导提出的总体原则和要求，并结合自身的思维模式、写作能力及对公文等各类文书进行主观能动性创造的过程。秘书写作是受命写作，要受到组织意志、领导意图、公文格式等制约，它的特珠性决定了秘书人员要在写作中发挥才干，化被动为主动，才能真正发挥公文应有的效用。因而，研究秘书写作主动性与被动性内部联系的基本规律，有助于正确处理主动性与被动性的辩证关系，以便完成一篇符合领导意图、高质量的公文。

一、秘书写作主体的被动性

1.写作行为的受动性

秘书人员撰拟文稿是奉命写作，代机关立言。“写作学科是一门以实践体现其价值的行为科学，写作行为是因需要而产生。心理学研究证明，人的需要一旦被意识到，并驱使其去行动，就以活动动机的形式表现出来。”［1］从写作主体看，任何写作行为的产生都有其动因。如文学创作是因社会生活中的人、事、物或是某一现象等刺激了写作者，引起他们的创作灵感和欲望的一种行为，其创作驱动力来自于内部。大多数科学文章的写作亦是如此。而秘书写作行为的产生不是写作需要被秘书自身意识到而产生写作动机，而是因领导同志在实际工作中，发现了某种问题，产生了某种想法或是提出了某种要求，并且欲将这些问题、想法、要求，通过文字来上传或下达的时候，便产生了制发公文的动机，于是交代起草公文意图，要求秘书人员写作，从而催生了秘书写作行为的产生。可见，“秘书写作启动于法定作者的指令或授权，终止于法定作者意志的准确传达。”［2］秘书的写作行为是在外部力量驱动下产生的，因此，写作行为是受动的。

遵命性是公文写作的重要原则，也是公文写作有别于其他文体写作的一个重要特征。公文作为领导者进行管理的一种手段，其制文意图必然源于领导，而作为为其服务的秘书人员处于代拟者地位，也只能是遵命写作。

2.写作思维的社会性

社会性是生物作为集体活动的个体，或作为社会的一员在活动时所表现出的有利于集体和社会发展的特性。社会性限制了秘书行文思维目的、方式、内容，它要求秘书必须用语言文字来表达组织的意志和领导的意图，而决不是单纯的代表自己，站在自己的立场上来抒发自身的情感和意志，或表达自己的见解和主张。

公文的行文目的是由领导确定的。作为秘书，必须按照领导所设计的撰文目的立意谋篇、遵命为文，压抑自己的个性。秘书写作本质上是代机关立言，为各种组织行使职权、承担义务而进行，功能上是出于工作需要，用来办理事务的，为此，秘书写作公文时要满足公文实用性的目的，体现领导的意图。

公文的内容是机关领导集体的共同意志，是经过召开会议讨论或者磋商之后达成的一致意见，秘书必须广泛听取各方面意见，不得固执己见，以个人意志代替集体意志，随心所欲地渗人个人的主观思想和情感。

3.写作模式的规定性

秘书写作是一种务实写作，它的制发就是为了管理政务、处理事务，因此，要严格遵循《国家行政机关公文处理办法》的规定。

秘书写作时接受明确的指令，同时受某种文种规范的制约，进而要求按照某种文种的模式去构思，去遣词造句。秘书在写作中要求有独到见解，但结构、表达、语言、风格等方面都不要求标新立异，更多的是要求按照既定模式展开。什么事由采用什么文种，使用什么语言语气，上行文、下行文、平行文都各有特定文种，各个文种又有特定格式和语体，写作者需根据情况而定。这些写作规范、写作体式、行文制度有的是国家统一规定的，有的是长期写作实践中约定俗成的，如事务文书中的简报、调查报告等，不允许写作者依照个人意愿任意违反或是改变。

在结构上，“公文主要由三大部分组成：开头、主体、结尾。三大部分的写法也各有套路：开头一般都是写行文的根据、目的或是意义；主文部分用来叙述基本事实、阐明性质，或者提出措施、要求，排列法规条文。结尾则是执行要求或申报请求。”［2］此外，公文在起始语，衔接语和结束语方面也都有相对固定的词语，例如，起始语“为了…”、“关于……”、“经查……”、“根据……现……如下”直接引出话题，阐明写作目的。衔接语“总而言之”、“为此”、“由此可见”，结束语“特此报告”、“当否，请批复”等。在多数情况下，公文都是按这一模式处理段落，安排结构的，它清晰合理，为实际写作提供了不少便利。如果不遵守规矩，标新立异，反而会给公文的理解和落实带来许多麻烦。

二、秘书写作过程中主动性和创造性的体现

尽管“秘书写作具有很强的服从性、服务性特点，但秘书写作人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体”［3］，但被动并不是绝对的，在被动中包含着主动因素。秘书人员在接受写作任务时是被动的，但在接受任务后的写作过程又是主动的。领导布置撰写一篇稿件，秘书事先没有料到，也没有打算去写，属意料之外，是被动的。但是当领导交待了稿件的基本观点和大体原则要求之后，秘书便在领会领导意图的前提下，从搜集采用素材，主旨的提炼到内容结构安排、语言表达形式的运用等一系列工作都可以灵活掌握，在这些环节中，秘书可以充分发挥自己的主观能动性。

1.公文主旨的提炼和深化

领导在交代写作任务时一般局限于原则性的指导，只是粗线条的轮廓，因此，公文主旨往往是秘书进一步精心思考，对领导意图的精神实质提炼出来的整体性认识。秘书对于公文主旨的正确性、深刻性的认识决定了一篇公文的整体质量。

主旨的正确性要求必须是对客观外界的准确反映、中肯认识、合理分析，公文提出的意见要实事求是、合情合理，这就需要秘书在构思时要深思熟虑，着眼全局，用怀疑、审视的眼光对待主旨，将材料去伪存真。公文主旨的深刻性，是秘书提高自身分析问题能力，摒弃表面现象，努力开掘事物内在的本质，从个别看一般，同时，运用反向思维对社会生活实际以及各种公务活动留心观察、分析思考，对材料进行由此及彼、由表及里的加工提炼，完成从感性认识到理性认识飞跃的过程。因此，提炼主旨的过程，也就是一个秘书人员发挥主动性的过程。

提炼主旨还要求寻找新的角度，不仅要如实反映客观事物，还要在更高的基点上对生活、工作提出合乎规律，具有可行性的目标或规划，立足于行，写出新意。这就需要秘书由实践到认识，由认识到实践这样多次反复思考、提炼。总之，提炼主旨一般需要一个多次反复的过程，不能指望一蹴而就。

2.写作材料的运用和提升

材料是构成公文的要素之一。凡是在公文写作中用来提炼主旨和表现主旨的事实和观念，都是材料。

公文材料要求要真实、确凿。公文材料由第一手材料和间接材料组成，而第一手材料的获得是需要通过秘书亲自实践，调查所获取的信息。间接材料可以通过阅读、浏览或是由他人提供的信息，可以作为背景知识和补充，但为了确保材料的真实性，需要对间接材料进行核实，不能道听途说，如若采用于公文之中，更是必须经过秘书人员的考证。

公文材料要求要有对比性、典型性。秘书人员对材料进行分析、比较，有了细致的了解和把握，就能抓住事物的本质规律，找出具有广泛代表性和巨大说服力的事实，使材料具有引人入胜的魅力，对主旨的表现也可以起到以一当十的作用，用较少的语言，阐明深刻的道理，发人深思。

公文材料要新颖。秘书写作有一定的时效性和时代性，因此，要求秘书选材要力求新颖，从与现实生活密切相关的新材料，反映当下社会现象的新事实着手，以便得出新观点、新方案、新结论。

秘书写作的过程就是一个材料的组合处理过程，秘书只有发挥主动性对材料进行提升，明确各类材料的性质及其作用，哪些有用，哪些无用，哪些是重点，哪些是次要的，哪些可用来说明情况，哪些用来阐明观点等，并根据不同行文目的进行布局和增删，才能发挥材料的价值，不会使材料成为文章的累赘。

3.语言结构的安排和创新

“秘书写作不是单纯的‘为他人做嫁衣裳’，只要按照上司要求精工细做就可以了，它要求秘书在写作过程中进行思维创新，融进自己的创造性思维成果。”［4］

准确、庄重、简约、平实和得体是公文语言的基本要求。秘书在写作过程中，可以在遵循公文传统语言风格的基础上，选择性地运用适当有度的修辞，来增加文章的可读性与生动性。“秘书在公文写作中选用具有鲜明感情色彩的词语、考究语言色彩的明暗，感触的软硬，声调的响亮与沉郁，可以让读者有身临其境之感”［5］。汉语中很多词汇都有近义词、同义词，但其使用的场合却不尽相同，如“有关部门已经准确预言台风经过路径”，若将预言改为预测可能更合适，这些词语意义大体相同，但公文严谨规范的格式要求秘书人员发挥主动性对词语进行选择和拿捏。

此外，根据公文思想内容表现的需要，在篇章结构上需细心构思，精选角度，设置线索，安排层次，划分段落，使段落与段落间，层次与层次间层层递进，环环相扣，使文章逻辑严密。上下文间过度和转折的自然紧凑，开头与结尾的遥相呼应，更是秘书下功夫发挥创造性的成果。

三、秘书写作化被动为主动的有效途径

被动与主动作为矛盾的双方统一于秘书写作的全过程之中。秘书人员只有处理好二者关系，化被动为主动，才能把握整个写作过程，做到得心应手，写出高质量的文章。

1.正确把握领导意图

正确把握领导意图是秘书写好公文的关键环节，秘书必须把正确把握领导意图作为写作的首要之点。

（1）要加强交流沟通

秘书在与领导反复接触中，要积极主动地尝试与领导进行思想交流和沟通。在交流和沟通中了解领导的思维模式，行为习惯，工作方法以及对具体问题的思路和期望，及时捕捉一切有价值的信息。善于按照不同性质的问题选择适宜的时间和场合找到双方的最佳心理切入点，提高沟通效果。遇到疑难问题时，多向领导请示及时沟通，对于自己不确定的事项，在向领导请示前，要做好前期的准备工作，为领导提供相关的各种信息，为领导提供决策参考，通过领导的选择更准确地把握领导意图。

（2）要抓准主要线索

首先，领导交办制作公文不可能是无的放矢，因此，应结合本单位现实的工作重心、任务要求，更好去领会领导意图。其次，领导所处的人际关系，当前的氛围，领导的价值观念、思维方式、个性特征、主要工作思路等，都对我们理解领导真实意图有着重要的参考作用。在把握领导的意图上，要分清主次，从上级的方针政策入手，从单位的情况和发展动态入手，从领导关注的热点问题入手，从领导的难点问题入手，从领导对全局的部署入手等，以此作为把握领导意图的重要切入点。

（3）要学会换位思考

秘书要在日常工作中根据领导的个性，逐渐摸索并加以把握。从领导职责和任务出发，运用领导的观点和思路，观察、分析和处理问题，反客为主，变被动为主动，将领导的思想转变为自己的思想，分享领导的思想成果，并以此为起点推己及人，触类旁通，这样去把握领导意图，会使许多问题豁然开朗。

（4）要注意察言观色

领导交代写作任务时主要是借用口头、文字等方式将自己的意图告诉秘书，但表达方式是多渠道的，有正式非正式，有明确的，有隐含的，有直接的，有间接的。由于受特定的主观心理和客观环境的影响，领导意图具有隐蔽性和不确定性，这就要求我们必须运用全面的辩证的方法来把握和理解领导意图，而不是机械地、死板地接受领导的写作任务。秘书平时应该多注意、多留心领导的言谈，包括闲谈、即席发言等，从中发现领导对问题的基本态度及其思考问题的方法和处理方式。

2.积累材料，主动服务

（1）要注意积累写作材料

秘书写作的过程实质上就是对信息进行加工的过程。而信息的加工离不开材料的积累。

秘书要不断提高感性认识，强化理性思考，切实掌握工作涉及的方方面面，清楚领导关注的点点滴滴，时刻了解领导正在思考的问题，并据此进行相关信息的收集，捕捉带有趋向性的情况，可能影响全局的关键性因素，以及领导最迫切需要、最关心的一切信息资料并进行理性加工，及时传递给领导，为其思考提供参考，为随时进行写作做好素材准备。

在日常工作中，秘书必须是个有心人，无论是读书看报，还是阅览文件、听报告，一旦发现有价值的信息，就要随时记录，同时可采用摘要、心得、剪报、卡片等方式对收集到的庞大的信息加以系统化的整理、归档、妥善保管，以便随时为写作提供全面的信息参考，还可以作为背景材料对领导意图进行具体化和深刻化，创造性地做好秘书工作。

（2）要有主动超前的服务意识

秘书要不断提高工作的预见性、主动性和超前性，充分发挥积极性，根据领导意图和指示精神主动写作，注意总结经验，探索写作规律，了解和掌握领导工作和决策中属于例行性和程序性的事件，依据例行程序做好服务工作。根据写作内在的规律性，例如年度总结、规划、报告等，都有一定的周期，可在平时做好积累，加强和其他部门的联系，做好材料的准备，其他无规律性的，则可根据当前工作的进展情况具体问题具体分析。

秘书写作具有从属性和被动性，但不能否定秘书的主动性，相反，秘书适时适度地发挥自己的主观能动性，有利于更好地配合领导做好各项工作，而不能像提线木偶拉下线，才动一下，领导交代后才着手做。秘书人员在平时就要勤于练笔，自觉提高写作能力，从而更好地完成领导交代的起草任务。

总之，笔者从秘书写作主动性与被动性的关系入手，探寻了秘书写作过程中化被动为主动的有效途径，着重对写作主体，写作过程中的结构安排，公文主题形成，材料运用以及如何正确把握领导意图，增强主动服务意识等方面进行了分析，以期对秘书写作中主动性与被动性这对矛盾的主体有更加到位的了解，进而在写作的过程中，灵活地把握好秘书写作者的角色。

[1]马培新.试论秘书写作的特性[J].西藏民族学院学报：哲学社会科学版，2003（4）：86-89.

[2]詹之盛.现代秘书写作[M].北京：中国大百科全书出版社，2005：30－60.

[3]马培新.也说秘书写作的被动性与创新性[J].秘书之友，2001（11）：11-12.

[4]方小强.秘书写作创新论[J].江西金融职工大学学报，2006（6）：124-125.

[5]任钢建.公文文书写作[M].贵阳：贵州人民出版社,2003：60-80.

C931.46