信息技术外包风险管理研究

李 猛 张 静

摘要：随着信息技术外包近年来在国内外的迅速发展，信息技术外包项目实施过程中的风险管理越来越引起研究者和实践者的关注。文章以交易成本理论和委托代理理论为基础，讨论了在信息技术外包的过程中有哪些风险、这些风险产生的原因以及应对风险的策略。

关键词：信息技术外包；风险；交易成本；委托代理

信息技术外包或IT外包fInformation Technology Out－sourcing)是指企业将部分或全部信息技术功能。以契约方式委托外部的信息技术供应商来进行运作。与企业自行承担IT职能相比，信息技术外包可以被认为是对传统的IT管理方式进行了创新。IT外包在近年来得到了迅速发展，通常认为IT外包的潜在收益包括降低企业IT成本、将企业资源集中于核心竞争力、使用外包商所拥有的新技术等。尽管IT外包有很多好处，但也有其相应的风险。此处所说的风险是指信息技术外包可能给企业带来的损失。只有综合考虑IT外包所带来的收益和风险，才能更好地使其发挥出最大的效用。

本文以交易成本理论和委托代理理论为基础，对IT外包的风险管理进行研究，主要探讨IT外包有哪些风险、这些风险产生的原因以及应对风险的策略。

一、理论基础

因为IT外包与经济学中所说的“自制或购买”(Makeor Buy)问题密切相关，探讨该问题的许多理论视角，如交易成本理论和委托代理理论，比较适合用来评估IT外包的经济价值和风险。

1交易成本理论。交易成本理论认为，“市场”(Mar-ket)和“企业层级制”(Hierarchy)都可以用来协调经济活动，都可以用来分配各种资源。按照这个观点，当IT成为企业的一项基本职能时，企业需要考虑该职能的各项活动是在企业内部完成(Make)，还是通过市场交易选择外包供应商来完成(Buy)。对于哪些IT职能应当外包出去，哪些应当保留在企业内部，一个基本的权衡因素是成本。当内部成本大于外部成本，并且交易成本小于二者的差额时，外包就会是一个理性的选择。

交易成本理论的基础是关于人类行为的两个假设：有限理性和机会主义。其中，有限理性是指人们的认知能力是有限的。无法完全掌握或知晓现实当中发生的事物。机会主义行为是指企业只为自身而不为合作方着想的行为，如供应商在客户不了解所需技术知识的情况下，侵占客户的资产并挪作它用。

除了上述两个基本假设之外。在描述一项交易时，交易成本理论从以下几个因素加以考虑：(1)不确定性，它是指人们无法完全预知未来发生的状况。(2)交易发生的频率，它是指单位时间内供应商和客户业务联系次数的多少。(3)资产特殊性，它是指外包交易中所涉及的产品或服务的独特性。除此之外，也有文献指出，供应商数量也是影响交易的重要因素。

2委托代理理论。委托代理理论关注经济活动中普遍存在的委托代理关系。其中，一方(委托人)将工作委托给另一方(代理人)来完成。信息技术外包的实质也是这样的一种委托代理关系。它的基本假设是委托人和代理人的目标不一致性、代理人追求自身利益以及信息不完全。而作为委托人一方，签订合同的主要目的是使代理人尽可能地为委托人的利益服务。并需要对代理人进行监控。

综上所述，在外包项目中需要考虑的交易成本理论方面的因素有：有限理性、机会主义、不确定性、交易频率、资产特殊性、供应商数量等。需要考虑的委托代理理论方面的因素有：目标不一致性、代理人追求自身利益、信息不完全等。

二、IT外包过程中的风险及其产生原因

从交易成本理论和委托代理理论的考虑因素出发，可以看到信息技术外包可能会带来如下一些风险：

1套牢风险。这种风险是指客户的IT资产被供应商所控制，客户无法自由处理自己的IT资产，以及客户难以转换供应商。其可能的产生原因有：

(1)资产特殊性高。可以认为外包项目中如下IT资源的资产特殊性高：①有许可证的、有专利的技术；②客户与供应商的合同中涉及的专有技术；③将由客户和供应商联合开发的IT基础设施或应用软件。相反，如果外包的职能包含对数据中心、个人电脑、通讯网络或其它类似于普通商品的IT资源的管理，或外包合同是对现存硬件和软件资源的支持和维护。我们则认为其资产特殊性低。当出现资产特殊性高的情况时，客户可能会发现自己并不完全了解所开发的系统，从而对供应商产生过度依赖。并且。即使供应商的绩效并不高，客户转换供应商也需要很高的成本。这是因为新的供应商需要重新学习如何运营客户的特殊IT资产，该过程既需要时间。也需要很多培训费用。

(2)供应商数量少。供应商的数量越少，客户在和外包供应商谈判时的话语权就越小。比如只有一家供应商，则客户的IT资产仅由一家供应商所外包。此时由于不存在其它供应商与之竞争，被该单一供应商控制IT资产的可能性大大增加，很容易被套牢。

2过高的成本。这种风险是指随着外包实施过程的推进，最终的成本大大超过合同中所规定的成本。这往往是由于以下原因所产生：

(1)不确定性高。客户在签订合同时无法确定以后所有可能出现的情况。比如IT技术会发展到哪一步、外包市场会有什么变化、客户未来是否有新的需求等，在签订合同时都存在不确定性。不确定性越高，在签订合同时越难以将各种情况包括进来。当出现一些未预料到的困难时，可能会导致成本升高。

(2)信息不完全。IT外包的发展历史毕竟不长，许多客户对IT外包的内涵、形式、交易程序等并不熟悉。与外包供应商相比，一般企业对外包项目的了解明显处于劣势。此外，在签订合同时，为了赢得客户。供应商有时会故意隐瞒一些可能发生的成本。若出现这种情况。最终的成本很可能会大大超过合同中的成本。环境当中存在的不确定性有时可以通过咨询专业机构或积累自身经验等来减少，是一种相对客观的不确定性。但信息不完全却是主观的。是供应商主观采取的行为，因此更难以通过客户的努力来加以消除。

3被供应商利用。这是指在外包过程中，供应商利用自己在IT技术上的优势地位，在谋取自身利益的同时，损害了客户的利益。比如供应商学到了客户的技术，然后成为客户的竞争对手。或将客户的一些数据卖给客户的竞争对手。这种风险的产生原因可能有：

(1)目标不一致性。供应商和客户都是独立的经济组织，他们有各自的利益动机。在一个外包项目中，客户想要以最小的成本以使自己的IT资产发挥更大的作用，而外包供应商则想从外包合同中得到更多的利润。由于双方追求的目标不同，供应商在某些时候就有可能不考虑客户的利益。

(2)机会主义。这是交易成本理论的一项基本假设。机会主义行为提高了交易成本，使得外包客户在考虑外包项目时心有疑虑。而且，在外包项目过程中。客户并不能完全

观察到供应商的行动，这就更为供应商的机会主义行为创造了条件。

(3)供应商数量少。若只有一家供应商，则随着时间的推移。IT资产方面的权力可能会逐渐掌握到供应商手中。此时，供应商处于强势地位。一旦出现这种情况，供应商可能会认为客户在IT资产的运营方面已经离不开自己，从而开始利用客户的资产来为自己谋取利益。

4争端与诉讼。这种风险是指双方对IT外包过程中的某些事项存在不同意见。比如对某项合同条款的理解等。这可能会带来双方的争端甚至诉讼。其产生的原因可能有：

(1)代理人追求自身利益。若供应商只追求自己的利润，则由于其忽视了客户的需求，很容易产生争端甚至诉讼，比如对于同一项合同条款。双方可能会有不同的解释。此外，若客户对供应商的监控比较放松。代理人追求自身利益的问题会更加严重。

(2)有限理性。首先，企业内部的决策者是具有有限理性的。其次。从企业的角度讲，若其内部的员工沟通机制、信息报送渠道、内部信息系统等不够完善，也会限制企业获得信息的能力。有限理性限制了决策制定者签订完整合同的能力，从而往往使合同不完整。比如，没有清晰的定义项目需求，从而影响到之后的项目进行。此外，客户在外包商绩效的测量方面也常常难以做到非常科学，可能会和供应商存在不同意见。

(3)交易频率。若客户和供应商在IT外包的实施过程中接触次数较少，会不利于双方的充分沟通，从而可能会带来一些争端。双方对很多事项的看法需要进行沟通才能消除双方的分歧。

三、IT外包风险的应对策略

上一部分讨论了IT外包过程中可能出现的风险及产生原因，本部分对其应对策略进行探讨。

1应对“套牢”风险的策略

(1)多供应商竞标。这可以有效减少受制于单一供应商的可能性，而且可以激励供应商提供更好的服务、更低的成本和更高的绩效，以赢得客户的合同。在有其它供应商竞争的情况下。可以激励供应商们为客户提供更好的服务。若它提供的服务质量不高，它所负责的一部分业务可能会被转移给其它供应商。同时，由于每一个供应商只负责客户的部分IT资产，无法完整了解客户IT资产的全貌，这就大大减少了对单一供应商的依赖程度。但在多供应商外包的情况下，要注意多管理和协调好多个供应商的工作。

(2)签订中短期合同。由于IT技术的迅速发展，IT外包合同中所使用的技术在过一段时间后就可能成为落后的技术。若签订长期合同，客户在转换供应商或转换技术时可能会受到合同的制约。因此，客户可以与供应商先签订中短期合同来规避这种风险。

(3)资产特殊性较高的IT资产应尽量不外包。若资产特殊性较高，则供应商理解客户的业务就可能会有困难。客户企业IT资产的特殊性越高，供应商的规模优势就越得不到体现，而且此时IT资产很有能是客户核心竞争力的一部分。对于某些公司来说，IT是其重要的成功因素。所以他们应当在企业内部来管理和应用IT。在考虑IT外包时，企业需评估自身的IT资产是否是本企业所特有的。若资产特殊性较高，则不适宜进行IT外包。

2应对“过高成本”风险的策略

(1)加强对供应商的监控。这样可以有效地减少信息不完全带来的影响，如让自己的员工和供应商的员工在一起工作，定期检查供应商的工作成果等，从而提高供应行为的可观测性，防止其过多提高成本。同时，双方员工在一起工作后，可以有较多的人际交往，有利于建立双方的信任，并更多地了解对方的业务目标，从而促进外包项目的顺利进行。

(2)第三方监理。若客户自身的技术水平和外包合同管理能力不足以对供应商进行有效的管理。则可以聘请具有足够水平的专业IT监理公司来全程监控外包实施过程。当客户对所外包的IT业务并不熟悉时，这种方式尤为有效。由于第三方IT专家对相应的技术、合同细节等比较了解。可以大大减少客户与供应商的谈判时间和精力，节省成本。

(3)在实施外包前认真定义自身的需求。客户要了解自己真正需要的是什么。在这一点上，IT外包与企业内部自行开发信息系统的要求是一样，在项目开始之前，要做好需求分析工作，这可以使项目开始后出错的可能性大大减小。

(4)了解其它成功实施IT外包的企业的做法。企业在面对一种管理上的变革可能性时，其决策往往会受到外部其它公司实践的强烈影响。比如美国企业在20世纪90年代以后纷纷模仿柯达公司的外包。这是因为公司在不熟悉一种新的业务模式时，模仿已经成功的公司的做法是比较便捷的途径，并可减少有限理性的影响。

3应对“被供应商利用”风险的策略

(1)事先熟悉一下外包市场。客户在实施外包之前要多了解一下外包市场，如哪些外包商实力较高、信誉较高，以及哪些供应商适合自己的需求等等。应尽量多找几家适合自己需求的供应商。了解市场的目的是使市场的供应和自己的需求相匹配，减少双方目标不一致带来的影响。

(2)设计共享风险的条款。在设计合同时可以设计一些使双方共享收益和风险的一些条款，如按比例分配合作开发软件的销售额等。可以有效地减少双方的目标不一致性，减少供应商采取机会主义行为的可能性。

4应对“争端与诉讼”风险的策略

(1)签订内容清晰的合同。合同条款要清晰，无异议。这可以使双方明确各自的权利和义务，从而可以在尽量多的事项上取得一致。相关的法律条款要明确地写进合同，以保护自身的合法权益。

(2)发展伙伴关系。合作伙伴关系可以使双方具有一些具同的利益，大大减少争端的可能性。如今企业之间已不是单纯的交易关系，发展合作伙伴关系可以使双方实现双赢的结果。在项目的日常进行过程中，双方的项目组成员应多进行沟通和交流，以使双方的关系往好的方向发展。

四、结语

基于交易成本理论和委托代理理论，本文讨论了在信息技术外包的过程中可能会出现哪些风险，这些风险产生的原因是什么，以及如何减少这些风险发生的可能性。信息技术外包的风险管理正越来越引起人们的关注。本文可以使信息技术外包的研究者和实践者进一步了解如何更好地运作一个IT外包项目，做出正确的决策，并更加迅速的解决问题。