浅议高校院系资料室在高等教育中的作用

郑 远

摘要:本文阐述了院系资料室在高等教育中的作用,分析了目前院系资料室在文献采集、经费使用、人员配置等方面的问题,并有针对性地提出了解决问题的措施。

关键词:高校院系;资料室;高等教育;作用

中图分类号:G258.6文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)29—0120—02

院系资料室是高校教学科研基地,是院系情报服务中心,具有专业性强、针对性高的特点,其特点的独特性使院系资料室在高等教育中发挥着重要作用。

一、院系资料室在高等教育中的作用

1.文献资源的专业性是教学和科研的重要物质保障

资料室是院系文献信息中心,为院系的教学、科研起着重要作用。首先,资料室重点收藏本院系各专业及相近专业的国内外文献、核心期刊、学术论文、实验报告等。这些文献能够紧密结合本院校教学科研,使教学科研人员能够及时获得本学科最新信息,掌握学科发展的最新动向。此外,在文献的收集过程中,资料员有便利的条件及时征求骨干教师和科研人员的意见及建议,不仅收集正式出版的专业书籍、参考工具书和主要报刊,还注意收集内部资料,如会议文献、交换资料、专题总结等。这部分资料的特点是篇幅小、内容丰富、观点新颖、时效性强,对本系的教学科研有一定的参考价值。

2.针对特定服务对象为本科教学提供特色服务

院系资料室主要为本系教学科研人员及高年级学生服务,具有针对性强的特点。首先,为重点学科服务。根据教学人员需求,将收集的与本专业相关的文献资料、情报信息,进行分门别类的归类、提炼,使文献内容有序化、系统化形成二、三次文献,并将这些资料放在系网页上,传递给教学人员,帮助教学人员了解最新的信息和学术动态。其次,为教师科研服务。为教师科研立项课题的论证提供代查、代译文献信息资源,通过因特网提供联机检索服务;为教师已立项的课题进行跟踪服务,从课题立项起到课题结项,自始至终进行跟踪,为教师搜集、整理本课题需要的文献信息,为教研人员节约了大量的时间,保证课题安时结项。再次,对高年级学生实行分阶段服务。在基础理论课学习阶段向学生提供教学参考书,在社会实践阶段指导学生写实践报告,在撰写毕业论文阶段为学生提供更广泛的专业书籍。

3.地理优势有利用提高文献利用率

院系资料室一般都设在本系教学楼内,教师可利用空闲时间随时查阅资料。随系而设的资料室,使教师和科研人员不仅感到利用方便,而且得到信息的速度快、内容新、利用价值高,故教研人员大都喜欢利用课余时间到资料室备课、翻阅及查找文献资料,或边阅览边交流经验,资料室内洋溢着一股学术气氛。此外,资料室一般都实行开架借阅,这种方式能够直接向读者展示室藏,这样省去了教研人员的许多时间,同时提高了图书资料的利用率和流通率,最大限度地满足了教研人员的不同需要。

二、院系资料室目前普遍存在的问题

1.经费匮乏与浪费并存

目前,院系资料室的购书经费主要由学校划拨经费与各院系自筹经费两部分组成。一方面,随着每年图书、报刊价格增速上涨,原有的购书经费很难满足院系资料室在图书、报刊方面的订购需要。另一方面,由于院系资料室与校图书馆在文献采集过程中缺乏相应的沟通,使得很多图书、报刊在收藏上存在着严重重复现象,原本紧张的购书经费难以充分发挥它应有的作用。此外,院系资料室在图书资料采购上随意性比较大,有为评估突击采购的,有科研人员为项目的需要临时补充的,有教师根据自己需要随意购买的。这就造成了已有的图书资料得不到充分利用,急需的文献资料无钱购买,使得各专业、各学科文献资料分布严重不均衡。

2.现代化设备与落后的管理手段并存

现阶段,院系资料室大多配备了计算机、打印机、复印件等。但这些设备大都没有物尽其用,因为种种原因院系资料室与校图书馆不能联网,所以无法安装校图书馆所购买的《文献管理集成系统》,院系自己购买又没有资金支持,计数机等设备无法为院系资料室管理服务。管理人员还是用手工方法管理资料室,无法建立文献数据库,无法打印信息详细的图书登记簿,更无法进行查询和统计。教研人员虽然可以用计算机查询网络知识,但无法查询资料室内部文献信息。

3.管理员专业水平较低

目前,院系资料室管理员的专业水平普遍较低。由于院系领导对资料室重视不够,认为资料室能够为教师借还图书就行。所以资料室管理员大多非专业出身,还有许多是身兼数职,不会使用中国图书分类法、不能进行标准著录的情况很普遍。另外,一些高校一直把图书馆与院系资料室当成安置基地,人员构成比较复杂、学历、专业技能、综合素质等相对较低。

三、加强资料室建设的途径

1.加强文献资源建设,形成专业特色

院系资料室文献资源建设应以院系的重点学科和重点专业为中心,根据院系学科建设的需要,确定文献收藏范围,从教学科研的需要为出发点,构建专业文献信息资源保障体系,并逐渐形成专业特色。为此,高校院系资料室应采取多种途径采购文献资源,除利用图书征订目录订购图书外,通过网络采购图书也成为资料室搜集文献资料的重要手段。另外,还应多参加各地举办的大型图书展销会,现场采购、挑选各学科文献资料。其次,还可以院系各学科建设为中心,以教学科研需求为依据,重点收藏各种学术会议的论文和资料,收藏教师出国讲学、访问带回的图书资料,收藏各种学术价值较高的非正式出版物,如可研报告、会议论文、论文集和内部专业资料等,并把收集到的文献资料按学科分类建成特色数据库,供各专业教研人员随时查询。再次,在期刊订购中把重点放在订购专业核心期刊上。核心期刊是学科文献中的学术中间,具有发文质量高,学科信息量大,所载论文被引用次数多的特点,是公认能够代表学科前沿及其发展状况的文献,是各学科文献收藏的首选类型。

2.加强校系联合,实现高校文献资源共建共享

2002年颁布的《普通高等学校图书馆规程(修订版)》中第二章第八条规定:“高等学校的院系资料室是全校文献保障体系的组成部分,在业务工作和资源配置上,接受学校图书馆的指导与协调。应面向全校开放,提供文献信息服务,实现资源共享。”基于这一规定,院系资料室应结合本专业的特点,根据自身的资料优势,建立具有专业特色的专题数据库,并做出目录清晰、结构合理、内容新颖、具有本专业特色的网页,依托校园网,利用图书馆的技术优势,将院系资料室数据库中的信息资料与图书馆的信息资料在校园网上并网运行,供全校师生查阅,从而真正实现校内的信息资源共享,减少资源重复和闲置。

3.提高院系图书管理员的专业能力

新形势下,院系资料室管理员应具备三方面的能力。(1)管理文献资料的能力。与校图书馆管理人员分工明确相比,院系资料室管理人员往往只有一人,从文献资料采购、分编、加工到为师生提供服务由一人完成,这就要求资料管理员具备更高的专业素质,要有过硬的图书馆学、情报学等专业知识。(2)应用现代化技术设备的能力。现在,大部分院系资料室都配备了计数机等现代化设备,有些校图书馆要求各院系资料室统一安装校图书馆使用的图书管理软件,成为其客户端。这就要求资料管理员具有使用管理软件的技能。(3)与教研人员沟通的能力。院系资料室管理员应把握好人缘优势,及时与本院系教研人员沟通,了解其研究方向,分析其专业特色,了解其文献信息需求的变化状况,为其提供有针对性的直接信息服务。院系资料室管理员要多参加校图书馆举办的业务培训,接受专业人员的业务辅导。利用交流、考察的机会,学习其他院校资料室的先进管理方法、成熟管理经验和科学管理办法,积极参与院系教学、科研活动,在实践中获取专业知识,提高专业技能,更好地为广大教师、学生服务。

参考文献:

[1]杨泽权,王有香.浅议高等院系资料室管理模式的创新[J].科技情报开发与经济2009,(1).

[2]梁建梅.论高校院系资料室生存与发展改革[J].管理观察2008,(10).

(责任编辑/王丽君)