我国中小企业实施ERP的问题及解决方法

魏 玲 田世海

[摘 要] 中国加入WTO之后,企业的竞争环境发生了根本的变化,全球化、信息化、过剩的经济时代的到来 ,要求企业必须建立高效、动态的快速反应系统,信息化是企业的必然选择,也是提升企业竞争力的利器和手段。近年来,ERP市场如火如荼,许多企业已购买并使用ERP产品,但企业实施 ERP难点多、矛盾多、不可控因素多,实施ERP并获得成功的企业甚少。本文针对当前我国中小企业实施ERP中存在问题进行了深入分析,存在的问题主要有企业的高层对实施ERP的目标不明确;错误地把上马ERP当作万能工具;企业基础管理薄弱,普遍存在无法可依、有法不依的现象;缺乏相应的ERP实施人才。并针对这些问题提出了相应解决办法,实施企业必须明确ERP项目实施的目标并制定实施项目的总目标、分目标与分阶段目标;考察和选择ERP厂商;必须有一批精通ERP管理思想、掌握软件技术,同时又有在中国环境下组织实施ERP项目经验的实施顾问队伍;重视培训,并贯穿始终;ERP实施阶段需要领导强有力推进和各方协调。

[关键词] 中小企业;ERP;实施

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2009 . 21 . 034

[中图分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673 - 0194(2009)21 - 0108 - 03

1引言

ERP是适应市场经济发展的产物,是企业进入成熟阶段的必经之路。企业要生存,就必须有良好的应变能力和快速响应市场的能力,并且千方百计降低成本,要打破过去大而全的模式,扩大企业间的合作,充分利用信息资源,掌握最新的市场动态。所以即使在目前中国企业实施ERP成功率并不高的前提下,实施ERP仍然是大势所趋[1]。

ERP的传统应用集中在大型企业,我国的ERP实施也是从大型企业开始。但是在管理成为各类企业普遍需要的今天,在激烈的市场竞争和内外环境的压力下,企业提高竞争力的主要方法就是加强管理,在管理、模式、手段和工具方面进行切实可行的改革[2]。ERP作为一种先进的管理体系,不仅大型企业需要,中小型企业同样需要。应根据不同规模的企业的运营和管理的模式不同,灵活实施ERP,使ERP具有中国特色。

2当前我国中小企业实施ERP的主要问题

2.1从企业的基层员工到高层领导对实施ERP的目标尚

不明确

多数企业错误地认为ERP实施是一项简单的企业信息化建设工程或企业管理信息系统工程,目标设得过高或过低,就很容易模糊不清。目标模糊,就很难落实到具体的实施工作中,不顾重点,导致投资过大、收效甚微、实施乏力。明确的实施目标对实施ERP项目而言,就好像大海彼岸的港湾,如果没有具体、明确的航行目标和方向,轮船很容易受到各种不同环境因素的影响而迷失方向[3]。

2.2对ERP没有明确的认识,错误地把上马ERP当作万能工具

对ERP项目只视为计算机项目,对管理思想、管理软件、管理信息系统等概念缺乏深刻的理解和认识。计算机系统不是管理目的,而是管理工具;ERP项目不是计算机项目,而是管理工程,是企业管理模式的全面创新,是一场深刻的管理革命,工作量大,涉及面广,实施周期长,是一项非常复杂的管理系统工程。

2.3中国企业基础管理薄弱,普遍存在无法可依、有法不依的现象

企业缺乏战略观念、系统观念,他们对业务流程、财务核算等简单流程都不能理顺,客户数据在销售部和财务部都不能统一,更不要说销售和分销的业务流程。这些先天不足因为对手的薄弱而被掩盖,但加入WTO后,随着拥有战略优势和综合资源优势的跨国公司的进入,这些薄弱环节已凸显出来。由于管理基础薄弱,企业根本不具备实施ERP的前提条件,甚至不存在业务流程再造的问题,而是业务流程新建的问题。长期缺乏先进理念始终如一的贯彻,势必无法实施与运用在一定管理哲学指导下的ERP系统,即使是素质优良的企业也会因外部市场环境的不规范而难以规范运作[4]。 2.4缺乏相应的ERP实施人才

企业自行开发软件费时、费钱,究其原因是人才匮乏;软件供应商各有所长,用户难以辨别优劣及适用性。新知识面广、量大,更新速度快,难以全面掌握,企业个性与行业个性差异大,企业管理基础与侧重点各有不同,导致难以开发出既先进又经济实用且具有市场推广价值的软件。

2.5 其他方面的实施矛盾和不可控因素要重视

ERP的集成性与实施中部门间协调困难的矛盾,ERP的先进性与企业人员素质差的矛盾,应用范围广与数据准备工作量浩大的矛盾,计划的精确性与IT系统基础数据差的矛盾,较长的实施周期与IT技术快速更新的矛盾,企业需求与系统工作重心偏差的矛盾,高投入与慢收益的矛盾,较长的实施周期与企业“一把手”重视程度及心理承受力的矛盾等。ERP涉及企业管理理念的变革,流程的新建、重组与再造以及企业资源的整合;对基础数据的唯一性、完整性、准确性要求不可控;因实施人员的素质因素使得实施质量不可控;因不同层次需求不一致,使得需求与验收标准不可控;因各方存在职能与观念的错位,常导致实施主体缺位现象。这些因素最终导致实施周期、成本不可控[5]。

3针对中小企业ERP实施问题的解决方法

ERP的特点在于资源整合,在于系统运行的集成化,软件的运作可以跨越多个部门甚至多个公司。资源整合的目的在于建立不同部门、公司之间的信息交流通道,缩短作业时间,减少人力、财力、物力资源的浪费,维护信息的一致性,增强系统的效率。这也是现代企业追求的管理效果。成功的ERP项目在跨越企业多个部门乃至多个分公司进行应用的时候,能够有效集成系统运行,将各个部门、分公司的资源管理进行整合,从而建立起完善的企业决策数据体系和信息共享机制。集成化的系统运行,有助于企业对整个业务流程进行总体把握,进而提高企业管理效率。

3.1 实施企业必须明确ERP项目实施的目标并制定实施项目的总目标、分目标与分阶段目标

实施ERP是一项深刻的管理革命,是一场耗资大、实施周期长、涉及面广的系统工程,因此需要进行战略规划,做好立项分析,包括对经费预算、过程控制、人力配备、组织保障等问题进行系统设计,明确实施目标。明确的、切实可行的实施目标是ERP成功实施的保证,也是衡量一个ERP项目成功与否的标准。ERP项目的实施目标应基于企业的基本情况和企业的发展战略目标。ERP项目实施组通过对企业的优势与不足、影响企业发展的瓶颈进行全面分析,提出企业信息化建设的需求与期望,制定项目的总目标、分目标与分阶段目标。

3.2 考察和选择ERP 的厂商

首先企业要明确自身的目的与需求,先作自我分析与诊断。然后要深入考察多家供应商及供应商服务的客户,必要时请管理咨询机构参与谋划和鉴别。企业要做好投入产出分析,注意成本的合理性,既不要片面追求功能全面的软件造成浪费,也不必为节约一时成本致使所选软件无法满足企业发展需求,兼顾实用与开放。软件应为管理服务,而非管理适应软件,不能本末倒置。软件要适合于企业的流程,吻合度要高,这样才能减少二次开发量,保障实施周期,顺利进行BPR。供应商最好有同行业客户的服务经验,要有成功实施ERP的案例,这样才会降低实施风险,并能在软件编码体系等基础数据准备中大大缩短实施周期。同时要考察软件供应商的综合实力、实施人员素质及其后续服务的能力,选好合作伙伴就成功了一半。

3.3 必须有精通ERP管理思想、掌握软件技术,同时又有在中国环境下组织实施ERP项目经验的实施顾问队伍

实施ERP项目要依靠整个团队。成立由企业高层挂帅的专题组来管理整个项目,选择并配备得力的受托人。ERP的实施团队就好比一个金字塔,在金字塔的底部是应用顾问包括业务实现和技术实现两大部分负责项目的实现,中间一层是管理顾问保证项目的成功度,控制项目的进度和方向,顶端是咨询顾问,主要负责整合业务,提升管理。应用顾问与企业的具体业务人员和技术人员紧密合作,管理顾问与企业中层领导配合,咨询顾问与企业的高层领导进行沟通。通过这种方式使整个项目内部能够承上启下相互协作,在每个环节都保证畅通。

企业并不一定对自己存在的问题和需求了如指掌,需要咨询顾问提供有价值的参考建议。咨询顾问需要对企业进行整体情况、企业生产经营管理活动的主流程进行详细的调研,帮助企业从诸多的问题中归结出亟待解决的问题,以此作为事件的驱动点,使实施目标更明确。应注意的是,用户的需求不是一成不变的固定值,而是动态的。耐心听取基层操作人员的疑惑、困难和要求,建立彼此间的信任与合作关系,项目的实施才容易成功。

3.4重视培训,并贯穿始终

ERP是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式,是先进的、行之有效的管理思想和方法。它基于管理思想、管理技术、计算机技术的发展成就,反映了企业的供应链管理思想。成功实施ERP,必须重视培训,而培训绝不仅仅是单纯系统操作的培训,从项目的实施开始到后期,相应的培训是贯穿始终的,应分阶段、分内容、分人员、分管理层次地分别进行系统的培训。培训还必须要有完整的培训知识库,注重科学性、有效性、实用性,分阶段、分层次进行,借助培训手段统一员工的认识,提升管理理念和技术技能。否则软件用上了,但员工未必真正接受;观念上接受了,数据、制度未必能到位。ERP是整体管理解决方案,要防止将软件降格为对手工操作的电子化[6]。

3.5ERP实施阶段需要领导强有力推进和各方协调

ERP的实施大体上分3个阶段:前期主要是基础数据准备,进行标准化;中期进行交接面界定,业务流程重组;后期是实施适应期,实行手工与计算机并行作业,逐步解决原手工作业对计算机作业的不适应性。实施过程具体包括项目启动、组建队伍、设计、编码、测试、数据准备、软件安装、软件调试、项目试运行、二次开发、项目正式运行等众多环节[7]。每一阶段都需要领导强有力推进和各方协调,否则会有中断、延时、超预算的风险。实施过程中可能出现的问题有:忘记预期目标,在各种利益均衡和困难面前降低原有目标;项目可能暂时影响正常的业务,产生负效应;不可预见性因素影响项目进程,动摇领导的决心。针对以上种种情况,领导必须谋划得当,意志坚定,监督有力,实施项目管理,及时沟通,及时分析过程中偏失的原因,积极寻求对策。

4结语

总之, ERP实施的过程就是体制与观念变革的过程。实施ERP,首要的任务是学习和领悟先进的管理思想,只有企业内部对ERP所代表的先进管理思想有充分的认识,才能加强企业上下级之间、各部门之间、企业与ERP软件厂商和管理咨询公司之间的沟通和协作,共同把ERP实施工作做好,使ERP项目的实施得到最佳的综合效益。

主要参考文献

[1] 邹明信. ERP项目实施可行性分析研究[J]. 中国制造业信息化,2006(9):5 - 7.

[2] 解梁军. 关于企业ERP项目的实施与探索 [J]. 长春大学学报,2006(11):22 - 23.

[3] 郭外萍.企业ERP项目实施风险分析与控制方法探讨 [J]. 商场现代化,2007(11): 140 - 141.

[4] 王杨. 基于关键成功因子的ERP项目实施过程模型 [J]. 计算机科学,2006(10):116 - 118.

[5] 乔茂民. 企业信息化管理中存在的问题与对策分析 [J]. 科技信息,2008(23):66-67.

[6] 卞昭玲.我国信息管理与信息系统专业建设问题初探 [J]. 档案学通讯,2008(5):64 - 66.

[7] 崔杰. 企业信息化人才绩效评价指标权重的确定方法[J] . 中国管理信息化,2008(11):75 - 77.

Study on the Questions and Solutions of Our Country's Small and Medium-sized Enterprises Implement ERP

WEI Ling, TIAN Shi-hai

(Harbin University of Science and Technology, Harbin 150080, China)

Abstract: Joining WTO, enterprises environment of competition had the radical change, which introduced the economical time of globalize and Informationization as well as surplus. The enterprise establish highly effective, the dynamic fast reflection system, the informationization is enterprises choice inevitably, and it is the sharp weapon and the method to promote the enterprises competitive power. Recent years, the ERP market was like a raging fire, many enterprise uses and has purchased the ERP product, but when the enterprise implemented the ERP have many difficulty and contradictory and uncontrolled factors t, the successful enterprise to be really few. This paper analyze the problem of enterprise to implemented ERP, the existence question mainly had the enterprise high-level to implement ERP the goal not to be explicit; Wrong to treat ERP as the multi-purpose tools; The enterprises foundation management is weak, Deficient the talented person of corresponding ERP implements. This article proposed the corresponding solution to these questions, the implementation enterprise must be clear about the ERP project implementation the goal and formulates a set of implementation project general objective, to be divided the goal and by stages the goal; Inspects and chooses ERP manufacturer; The implementation enterprise must have one batch to be skilled in the ERP management concept and master the software technique, simultaneously also has under the Chinese environment to organize to implement ERP the project experience to implement consultant the troop; the implementation enterprise need value training through the process. In brief, the ERP implementation stage needs the leaders powerful advancement and all quarters coordinated.

Key words:Small and Medium-sized Enterprise; ERP; Implementation