行政事业单位财务信息化管理模式之探索

张拥军

摘 要:财务信息化管理模式具有财务信息的实时性、数据资源的共享性、工作流程的可视性等特征。构建高起点、高标准、高要求的全新的财务信息化管理模式,应从以下几个方面入手:加强精细化管理;加强预算控制、执行、分析;规范网上报销流程;创建人性化的信息表达方式。财务信息化管理模式运行过程中应注意:建章立制;常态培训;培养复合型财务信息化人才;进行深层次开发创新。

关键词:财务信息化管理模式 精细化 预算 网上报销

中图分类号:F234.3 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)09-184-02

随着信息化建设的日益发展,行政事业单位传统的财务会计电算化管理模式效率和效益较低,提供的财务信息内涵有限,支撑和保障各单位中心工作的财务信息化建设显得十分必要和紧迫。加快财务管理信息化建设,加速财务由记账、算账及提供报表等会计电算化初级阶段向运用现代信息技术进行财务管理的高级阶段转变,可以达到业务处理高度智能、信息高度共享、监管预警实时主动、财务工作精细管理的目标,为各级领导的科学、高效、正确决策奠定基础。

一、财务信息化和会计电算化两种管理模式的对比

传统会计电算化管理是现代财务信息化管理模式的基础,财务信息化是依托现代信息科技对传统会计电算化进行的创新。建设财务信息化管理平台,实际上就是要改变以往以会计核算代替财务管理的财务理念,通过计算机网络技术和应用软件相互协同,对原有的会计电算化工作进行创新与探索,建立一个集预算控制、网上审批、资金结报、远程核算、预警监管、智能分析、图形化演示等功能于一体的财务信息化管理系统,实现主管单位和下属单位财务管理的规范化、网络化、一体化。具体而言,财务信息化和会计电算化两种管理模式差别主要表现在以下几个方面:

1.处理的信息内涵不同。会计电算化处理的信息主要指会计核算资料、会计报表等。财务信息化处理的信息不仅包括会计核算资料、会计报表等,还包括运用财务管理手段生成的如财务分析指标、网上审批、预算控制、决策流程、预警反馈、图形显示等各种财务信息。

2.处理的时间跨度不同。会计电算化主要是对过去的、已经发生的、客观存在的财务状况进行反映。财务信息化则是对整个财务活动的事前、事中、事后的全过程的“动态信息”进行处理。

3.作用不同。会计电算化反映财务活动中“量”的变化。财务信息化反映“量”的变化的同时,更多地评价财务活动的“质”,帮助决策者证实过去事项,评价和修正过去决策,为新的决策提供依据。

二、财务信息化管理模式的特征

行政事业单位财务信息化管理模式作为对传统会计电算化管理模式的创新与探索,具有以下鲜明的特征:

1.财务信息的实时性。传统的财务信息,是在业务发生后,经过会计核算、经历一个较长周期而得到的,比如行政事业单位下属单位上报的会计月报、年报等。而现在,财务活动信息被整合于一个财务信息化管理系统,并与外部系统如国库集中支付系统、非税收入收缴管理系统、政府采购管理系统、网上银行系统等实时连接。这样,一方面可直接与行政事业单位内部业务系统、财政部门、银行等外部系统通过安全交换平台交换信息,拓展信息渠道,丰富信息内容。另一方面,行政机关事业单位活动的每一项业务都能被立刻反映出来并被加工成为最新的财务信息,各种传统的静态财务报表数据被实时的财务动态数据更新。财务信息与财务活动同步,极大提高了统计数据、预算控制、监管预警等财务管理方法的实时性。

2.数据资源的共享性。数据资源共享是财务信息化管理模式的又一个重要特征。以往单机系统的独立性使它拥有的各种软件、硬件资源只能为其所用,而行政事业单位的财务信息化管理系统的核心软硬件以及数据的安全交换、保存、备份均由上级部门维护,下属单位可以跨越地域限制,只需依靠单位内网客户端即可共享各种软、硬件资源,改变以往不同的业务系统就必须有互不兼容的网络、不同的专门客户端电脑进行操作的弊端,这既提高了资源的利用率,又减少了办公成本,使财务人员一台电脑就可以跨平台操作,完成不同的财务工作。

3.工作流程的可视性。财务信息管理平台业务高度集成、统一、规范,为不同部门之间的协同工作提供畅通的沟通机制,协调和驱动了整个行政事业单位业务的开展,满足财务管理的动态化需求。通过建造一个科学工作流引擎,来驱动跨部门的业务流程的运作,保证业务运作的流畅。每一位授权用户均可以在任意时间登录财务信息化管理平台,实时查看待办事项在整个业务流程图中的流转状态,待办事项已经经过哪几个环节,目前在哪一个节点等待审批。目前正在开始流行电子签章认证,财务审批将在网上进行,各种财务报告、财务单据将扫描进入财务信息系统,领导审批时可在网上随时查看可视化的有关扫描信息,经办人员不必找领导签字,领导只要登录相应的单位内部的办公综合运用平台,就可以查阅和处理财务信息化管理平台发来的待办事项提示信息。

三、财务信息化管理模式的创新与探索

要构建一个高起点、高标准、高要求的全新的财务信息化管理模式,就需要行政事业单位对原有的传统的会计电算化管理模式分析、解剖、梳理,并结合现代信息化的发展方向和财务管理工作的迫切需求,进行重新规划,设计流程,稳步实施。笔者认为应从以下几个方面入手:

1.精细化管理贯穿财务信息化建设。行政事业单位的任何一项业务活动都有其财务意义,财务保障的程度永远无法完全满足单位业务工作的需求,因此,必须细化财务管理内容,拓宽财务管理领域,促进财务管理水平提高,围绕支撑和保障中心工作的目标,整合涉及财务控制的各个环节,实施精细化管理,形成步调一致的合力,确保各项任务的实现。

(1)精细化管理是一种精益求精的意识、一种科学的管理理念,精细化管理不是一场运动,而是永续渐进的过程,是自上而下积极引导和自下而上自觉响应的常态管理模式。

(2)精细化管理是一种科学的管理方法。精细化财务管理就是将有限的经费资源发挥最大效能的过程。要实现精细化管理,必须建立科学量化的标准和可操作、易执行的各种业务流程、业务规范,开发利用进行数据分析、跟踪对比、监控预警的各种管理工具。

(3)精细化管理必须建立和完善各种内部控制制度和管理运行规则,考虑整体流程的各个衔接点、流程的配合,鼓励进行科学与技术的创新,制定精细化指标,统计、分析、评价实施效果,实现各类资源的优化配置。

(4)实施精细化财务管理必须实现“三个转变”,促进财务管理水平的提高,即财务工作职能从记账核算型向精细管理型转变;财务工作领域从事后的静态核算向全过程、全方位的动态管理控制转变;财务工作作风从监督、控制为主向服务、指导为主转变。

2.顺应财务管理发展方向,加强预算控制、执行、分析。社会在不断进步,经济在不断发展,单位的管理也需要不断提高才能适应快速发展的经济,而财务管理是单位全面管理的一个重要环节,预算管理是随着财务管理的不断深入而出现的一种适应现代经济发展的手段,这是管理者在新形势下的必然选择。

(1)抓住管理重点,完善预算控制。加强预算管理是现代财务管理的发展方向。网上报销依赖指标,预算指标成为预算控制的重点,预算指标的分解必须科学、准确、贴近实际,预算内容必须全面、充分,预算指标的确认是一个决策过程,各单位、各部门都应该参与进来,预算情况要公开、透明,使大家对预算都心中有数,有利于预算的执行。