浅谈中学教学档案管理

张　瑞

中学的档案管理工作是学校工作中一项比较重要的工作,它集专业性和技术性于一体,起点高、要求严,任何一丝纰漏都可能给学校造成一些不必要的麻烦。我根据自己的工作经验,结合保德伸华中学档案工作的实际,简要地谈一谈中学教学档案管理。

一、提高认识,明确中学教学档案作用

中学教学档案是学校和教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的,有保存价值的各种文字、图表、声像等原始记录。它主要来源于两个方面:其一是学校的各个管理部门;其二是教师在教学实践中的成绩统计和经验总结等。它是中学教学最原始、最准确的记录,具有很高的实用价值。

1.为学校领导决策提供依据

当学校领导处理问题、制定规划、研究教改方案时,首先要结合本校实际情况,参考以往的经验、教训等资料。例如,我校为了探索出一条科学育人的途径,尝试开办了实验班。当实验班结束后,校领导在衡量实验班教学的成功与失败,是否继续开办时,如果仅仅依据实验班的升学率来判断,显然有片面之处。因为实验班的学生都是选拔出的优秀生,教师力量配备最强,升学率高是必然的,要做出正确的决策,就必须将实验班的各个方面情况与普通班加以比较,如新生入学登记表、入学考试成绩、教师配备情况,教学方案、教材、各个阶段试题及测验情况等材料,而这些材料只有从健全的教学档案中才能找到。

2.为查考有关个人情况提供凭证

中学教学档案记录着教学的全过程,是历史的见证,它可以为查考教师工作情况、证实学生学历等提供可靠凭据。例如,我校有一位青年教师,教学有章法、工作能力强,经常向学校提教改建议,多次在全市公开教学比赛中获奖,所教学生成绩提高显著。根据他的表现,学校将其列为破格晋升中级职称对象,可是,破格需要提供有力的原始凭证。这位教师急得到处寻找。幸好,在校档案室找到了市教育局关于公开教学获奖名单的通知,在教务处发现了有关学生的成绩统计等材料。职称评审后,这位老师感慨地说:“是这些材料‘救了我!”

3.为提高教学质量提供参考

中学教学档案中包含着历任教师对教学内容的研究、教学方法的探讨和改进及教学经验总结等,它是后任老师、特别是青年教师教学的好帮手。有一位物理教师,在准备上分子力学课时,多次演示实验都不理想。当他专门到档案室查阅前任老师的教案,在掌握前任老师教案基础上,重新备课,授课效果比开始时大有提高。当时他就想,如果能把典型教案收集起来该有多好!

4.为教学研究提供素材

中学档案记录和反映了学校的历史面貌和教学情况,是研究中学教育规律和学校各学科科研活动的第一手材料,是编写校史的必要素材。我校在开发校本课程时,从各类教学档案中提取出了一些有效的、可取的教学案例和教师利用业余时间收集到的素材,通过整理、加工,吸收进了校本课程,从而弥补了我校校本教研的不足。

二、做好应归档材料的收集、整理工作

教学档案来源于学校各个部门,其中大部分材料是教师在教学实践活动中形成的,属教师本人撰写使用。一般只有单份,不必经过任何收发渠道,也不必送校领导审查登记,基本上分散在教师手中,这给学校档案收集工作带来较大困难,如何做好教学材料的收集、整理工作呢?

1.设立综合档案室。这是中学档案齐全收集、科学分类、统一管理的组织保证。

2.建立立卷归档制度。明确归档范围(凡本校教学管理和教学实践活动中办理完毕的、具有保存价值的各种文件材料)。确定归档时间为每年11月。规定归档案卷的质量。通过制度来约束学校各个部门和每位教师协助学校档案室做好教学材料的收集工作。

3.争取领导重视。这是保证制度落实,做好材料收集、整理工作的关键。

4.增强档案意识。宣传教学文件材料归档的意义,动员各部门配合学校档案室工作,这是制度实施的立足点。

5.重点复制。对重点教案和教师交出有困难的材料,可采取复制的办法,一份归档,一份教师自己保存,这能解决收与留的矛盾。

6.积极提供利用。充分发挥档案在学校决策、教师考评、教学参考中应有的作用,这必将产生自觉执行制度的主观能动性。

教学材料收集好后,可按以下三类整理归档:

1.教务类。主要包括上级有关教学方面的指令、大纲教材、课堂教学、教学总结、质量分析、思想政治教育以及其他教务工作方面产生的材料。这部分材料的整理办法基本与文书档案相同,所不同的是归档时间要按教学年度来划分,即上年9月1日至下年8月31日。

2.教师类。主要是反映教师任课、从事业务工作情况的材料,还有教师培训、职务评审、创造发明、著作论文,以及其他有关教师专业水平和业务工作考核的材料。这部分材料主要记录了教师在校期间个人业务工作情况,它可不分年度,以教研组为单位,每个教师归一个卷盒。

3.学生类。主要是学生入学前后材料、在校学籍材料、毕业和升学材料等。这类材料的整理,可按学制年度,以班级为单位立卷,在校学生的材料可暂用盒装,学生毕业离校后改用订装。

作为学校的档案管理员,我深感肩上责任之重大。只有不断学习和总结经验,才能把档案管理工作做好。中学教学档案管理在大家的关心和支持下,定会取得可喜的成绩。

作者单位:保德伸华中学