再论如何做好高校办公室工作

卫　超

摘要:在新形势下,随着机构职能的增加和人员不断增多,办公室工作的地位和作用,日显重要。任务日益加重,要求也越来越高,决不是仅限于文件转转发发,来人接待等琐碎工作了。下面就如何充分发挥办公室职能作用和提高服务质量等谈一下自己的粗浅认识。

关键词:新形势 高校 办公室 工作

中图分类号:G64 文献标识码:A 文章编号:1673-8209(2009)5-0172-01

1 办公室工作简介

办公室是一个单位或部门承上启下、横向沟通的重要机构。办公室工作是一个综合性的工作,涉及方方面面。办公室应发挥参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障、督促检查五大职能。这“五大职能”是办公室工作的核心,是衡量一个单位办公室工作成绩的重要标志。办公室的工作就是围绕这“五大职能”而开展。因而工作开展得怎样、效果如何,都将影响单位整体工作效率和外部形象。

办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作,处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位,是信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能,这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性,工作具有超前性和丰富的经验。不论是办文、办事、办会,还是管理、服务、协调,任何一个环节出了问题,都会产生很大的影响,办公室工作开展得如何,直接制约和影响着各项工作的开展和任务的完成。此外,沟通工作也很重要。沟通一般是指对外沟通。对办公室来说,包括了对内和对外沟通两个方面。如果说,综合与协调是做好办公室工作的两大基本准则外,那么,良好的沟通能力则是实施两大基本准则的基本手段,是取得信任的一种方式。沟通工作不仅仅是简单地把信息上传下达,这就要求办公室人员要能跳出办公室的圈圈来看待办公室的工作,以全局的高度和系统的眼光来看本级机构的运行状态,进行过程分析,帮助领导和内设部门找出问题的症结所在,克服工作中的难点,解决工作中的难题。沟通的渠道和方式多种多样,不一定采用非常正规的、书面的方式,关键是要有沟通的意识。

2 做好办公室工作应具备良好的精神状态

办公室是综合部门,既要协调方方面面,又要服务上下左右,具有整体性强、影响大的特点,要使办公室具有战斗力,发挥窗口树好形象,办公室工作人员必须具备良好的精神状态。要忠诚可靠,在思想上忠于事业,在行动上要服从领导,对领导和各项决定应认真地贯彻执行,不得自行其事,二是任劳任怨,勤奋好学,不论是撰写材料、文件收发、打印装订,还是协调办事、接待来访、车辆管理、安全保卫,甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服务意识,以高度负责的态度,一丝不苟地做好,这些成绩和效果往往不是显而易见的,但常常是融入其他工作之中或为他人“做嫁衣”的,并且常因撰写材料、接待来访而不分上下班、节假日,这就要求我们具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德,经受得起各种误解、委曲和挫折,胸怀要宽,要运用自己的智慧,既化解矛盾,又综合协调,努力为领导分忧解难,把工作搞好。三是团结同志,宽以待人。一个单位的同志,由于生活阅历、工作经历、文化层次、兴趣爱好、职责任务等诸多方面存在差异,作为办公室工作人员就必须大事讲原则,小事讲风格,对人必须宽厚诚恳,对事必须严谨认真,只有这样才有协调各科室之间的矛盾、职工与领导之间的矛盾,以及本单位与外单位之间的矛盾,让同志之间、科室之间、上下级之间,团结一心,促进机关工作的高效运转。

3转变工作作风、改进工作方法

办公室的工作千头万绪,每一项工作都与全局有着密切的联系。要做好办公室工作,首先要理清思路,抓大事,抓工作中的主要矛盾,分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排,才能做到忙而不乱、紧张有序。同时要善于思考,不断摸索工作规律,防止埋于事务堆中。其次要有强烈的事业心和责任感,增强工作的时效性。工作要脚踏实地真抓实干,力戒浮夸。尤其是在遇到工作任务较多的情况下,一定要冷静思考、分清轻重缓急,一件一件落实并排出时间表。汇报工作要敢于讲真话、报实情,不能报喜不报忧,投其所好。另外,特别注意的是办公室工作要以事业为重,不能过多地掺杂个人感情、凭个人意志办事,做到对待上级与下级一样,对待领导与一般员工一个样。要堂堂正正做人,清清白白、踏踏实实做事。最后,办公室工作要有严格规范的工作制度、办事程序,这是做好办公室工作的基础和保证。

创新是做好各项工作永恒的动力。办公室要善于找到工作的突破口,在创新上下功夫,勤于思考,勇于实践。要坚决摒弃思想保守、观念陈旧、办事过于谨小慎微的思维方式,解放思想,胸怀全局,敢于突破陈规,破除一些不适合形势发展的旧框框。要不断创新制度建设,铁的纪律是维持团队高效工作的重要保障。但制度从订立开始就不能改变,随着形势的发展,制度也应不断健全完善和创新,否则制度就不能最大限度的促进工作开展,甚至会成为绊脚石。这里还需注意的是,在制度建设创新中,特别应当高度重视激励约束机制的创新和落实。有功不奖,或奖励不当,都会挫伤人的积极性;同时,有过不罚或罚而不准,也容易使个别同志产生惰性,无所顾忌。陷入虽有重律,但却如同空文的尴尬境地。所以,制度建设创新,重在落实。此外,还要创新服务方式,办公室的服务首要的是为领导决策服好务。要做到参谋要参到点子上,要紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化,力争提供出可供选择的方案让领导决策,总结成绩不夸大,反映问题不缩小,为领导科学决策提供准确的依据,提高领导对参谋意见和建议的采用率。

4 加强学习,不断提高自身素质

办公室工作涉及面广、如不注意加强学习和不断更新认识就无法胜任工作,无法执行领导的一些决策和工作秩序。平常即要注意加强学习还要研究政策法规,加强调查研究。提高自身素质,除加强学习外,还要注重自身的形象。办公室要有一个好的精神面貌,待人接物文明礼貌,谈吐自然和谐,对突发事件要根据领导意图做好工作,处理好问题,遇事要“三思而行”,办事要果断,不要拖泥带水,延误工作,给机关工作带来不良后果和影响。树立政治意识、大局意识、服务意识、团结协作努力工作。办公室工作人员必须做到“五个一”,即接好每一个电话,接待好每一个来办事的人,完成好每一件交办任务,作好每一个记录,处理好每一份文件;同时还要做到“三勤一懒”,即眼勤、手勤、脚勤、嘴懒。只有充分摆正自已的位置,才能做好每一项工作。要使办公室工作做得扎扎实实富有成效,还必须在工作中加强学习、不断开拓创新、不断总结和提高。

参考文献

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