浅析企业电子档案管理系统的设计与开发

熊国华

摘要:随着信息技术的快速发展,企业内部管理工作逐渐由先前的手工操作被计算机所取代,笔者以之前自身的企业工作经历为背景,基于当时提高公司运营效率的考虑,开发了基于该公司背景的管理信息平台“电子档案管理系统”,该系统采用简单便捷开发工具visual basic6.0,数据库开发语言 server SQL 2000及数据库连接ADO技术。整个系统具有界面简单大方,功能强大,易操作,易扩充,安全性高等特点,该系统模型适合各中小型企业内部运营管理工作。

关键词:电子档案 管理信息 C/S模式 模块

中图分类号:TD672 文献标识码:A 文章编号:1673-8209(2009)5-0153-02

笔者所在的公司为一家测绘公司该公司主要进行测绘项目的实施与生产,多年来,其运营过程中所涉及的各类工作文档、生产资料及资金管理均是采用手工处理方式,以至各部门之间的人员经常需不停的来回跑动,十分麻烦,严重影响了工作进展效率,基于这种工作背景,该公司电子档案管理信息系统的建立与开发就显得十分的必要。

1 可行性分析

通常进行可行性分析,我们可以从四方面来考虑,首先从经济上,开发该系统主要是针对公司内部管理,无需对外支付任何成本,其次从技术上,采用简单便捷的开发工具Visual Biasic6.0,数据库软件SQL SERVER2000及ADO等技术,建立C/S模式,即可实现系统平台的搭建,在公司总机房设置一服务器,通过该系统平台实现资源共享,并予以监控整个生产管理过程,再次从公司大局上看,公司领导也给予了高度重视及肯定,也期望通过该平台,切实有效地提高工作效率,并实时监督,最后从操作上分析,该公司长期以来,项目实施过程中经常涉及到ATUOCAD的熟练使用,其内部人员已有一定的计算机操作技能,其中不乏熟练者,综合以上四方面要素,该系统平台的开发已具备充足条件,是完全可行的。

2 系统分析

系统分析阶段,笔者重点从需求分析、功能模块分析及数据分析等方面入手。

2.1 需求分析

要开发一个系统平台,首先就要全面了解该公司的运营全过程,如何让各部门的管理者进行相关生产进程的实时了解并予以监督,即在每个项目实施的各个环节,他们都必须第一时间知道生产情况及数据的实时更新,这是本系统开发的一个首要出发点,该公司虽为小型民营企业,但其管理上还算规范,主要设有财务、业务、调度、质检、项目部及档案等诸多部门,为了了解每个部门需求,依次对他们进行了详细的调研,并索取相关资料,如业务部需定时了解项目进展情况,而项目部则需定时了解项目下发情况等等,通过一段时间的走访与详细调查,对于各个部门的需求情况均做了详细记录与资料收集。

2.2 功能分析

首先基于安全性和保密性,每个部门内部及部门间,均需设定相应的权限功能,公司董事长设置最高权限,如业务部,业务员与经理具有不同的操作权限,质检部无权查看财务部的资金流动情况,而董事长则可对各个部门的运转情况全程监控等等,再次对各个部门应实现相应的输入模块,以实现其相关工作数据及文件的存档,其次,对各个部门应实现相应的报表输出模块,此外还需设置数据处理模块,如查询、统计及打印等功能模块的建立,再次,各个部门可实现文件及文档资料共享,各部门可上传文件至服务器,以备其余相关部门(具有相关权限)下载查看,以减少人员的来回跑动,最后部门之间应建立各连接模块,构建局域网模式,实行动态交互式管理。

2.3 数据分析

该系统平台整合了各部门管理系统,进行流线型管理,其最大优越性就在于数据的流通共享、上传与打印等,各部门之间来往形成交叉网,产生网内数据流,如在财务部、业务部及项目部,则形成一三角网,互相形成数据流,财务部与业务部由于资金交涉产生数据,业务部与项目部由于项目下发、实施及跟踪等产生数据流,财务部与项目部由于成本核算,项目提成等产生数据流,诸如此类,各部门之间形成错综复杂的数据链,笔者就该系统开发所涉及的各类数据及流向均做了详细的调查与分析。

3 系统设计

基于以上阶段的调查与分析,相关数据资料的收集,并开始着手对该系统的设计与开发,大体上采用C/S数据库模型构建平台,首先在服务器中通过SQL SERVER2000数据库软件建立一名为“MAINDATA”数据库文件,并针对各部门所涉及的数据及部门间形成的数据流,建立相应的数据表,依据上述功能分析成果,系统设计主要规划为三大模块:输入、处理及输出模块,输入模块便于各部门数据的录入、保存,如下图3-1为设计后的业务部录入界面:

处理模块主要体现在部门间的数据对接、浏览;管理者对项目运营状况的实时监控;数据的查询、更新及统计,如成本核算等;文件共享;权限操作等等,输出模块主要体现在依据实时更新的数据自动生成报表,并以友好界面输出;文档打印等功能涉及,该系统设计的特点是通过一条主线将各部门数据进行整合,实行流线型管理设计,如下图3-2为该系统平台设计的总体界面:

4 结语

该系统平台的设计与开发,贯穿的是流线型管理理念,由于各部门分工明细,对各部门的需求、功能及数据等进行了逐一梳理,系统经测试后已初步用于公司的内部管理,切实为公司提高管理上的工作效率带来一定成效,随着公司业务的拓展,其各部门的工种也逐一细化,数据的实时更新速度加快,其需求也随时在发生变化,系统平台的维护与更新也在不断随之进行。

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