基于网络环境下的高校图书馆文献传递服务研究

张丽萍

〔摘 要〕本文从文献传递服务的认识入手,分析了目前高校图书馆文献传递服务的现状,强调了网络文献传递对高校图书馆文献资源建设的现实意义,提出了高校图书馆开展文献传递服务的具体实施方案。

〔关键词〕网络环境;高校图书馆;文献传递;服务环境;文献建设;资源共享

〔中图分类号〕G252 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)07-0177-03

Research on Document Delivery Service of

University Library under Network EnvironmentZhang Liping

(Library,Xian Aeronautical College,Xian 710077,China)

〔Abstract〕This paper started with the awareness of document delivery service,analyzed the practical significances of the network document delivery to document resource construction of university library,and put forward the detail implementation scheme for university library.

〔Key words〕network environment;university library;document delivery;service environment;document construction;resource sharing

随着计算机技术、互联网技术、通信技术的快速发展,面对全球信息量的激增和书刊价格的不断上涨,以及世界范围内的图书馆到馆读者数量的锐减,读者群体正逐渐转变为虚拟读者、远程读者、网上读者,高校图书馆的核心业务也必然随之发生变化,文献传递、文献提供业务正在图书馆和各信息机构之间广泛应用,成为图书馆开展资源共享的信息服务工作和文献资源保障体系建设的主要形式之一。文献传递服务弥补了馆藏资源的不足,很好地诠释了数字图书馆时代全球资源本地化的服务发展趋势。

1 文献传递服务的认知

1.1 文献传递服务

文献传递是图书馆之间或图书馆与其他文献情报机构之间建立协作关系,相互利用对方文献信息资源来满足读者需求的一种资源共享方式,即从异地获取用户所需的文献并提供给用户的服务。它包括接受读者的文献请求、服务人员核实读者提供的信息并确认所在馆藏、通过相应的文献传递系统提交申请、接收服务馆发送的文献、通知读者获取文献及各种费用的结算等过程。

高校图书馆要有效开展这项活动,必须对文献传递服务工作有一个正确的认识。文献传递服务是对图书馆馆藏资源的延伸和补充,是实现资源共享的重要方式。图书馆经费紧缺、资源有限以及读者对信息资源的需求不断增大,必然导致图书馆资源难以满足读者的需求,尤其是中小型图书馆,中外文全文电子资源很少,文献传递已经成为获得馆外资源的渠道。随着信息化进程的加快,通过互联网可以获取很多数据库的题录信息,如北京同方知网CNKI数据、方正阿帕比数字资源、VIP重庆维普数据、CALIS中国高等教育文献保障系统资源、NSTL国家科技图书文献中心资源、CASHL中国高校人文社会科学文献中心资源、CSDL中国科学院文献传递系统资源、Wiley Interscience、IEEE等网站,再通过文献传递获取全文,满足了读者的需求,拓展了信息资源共享的范围,提高了高校图书馆的文献保障能力。

1.2 文献传递服务的主要内容和步骤

1.2.1 文献传递服务的主要内容

(1)为校内外读者向国内其他高等院校图书馆或文献提供机构(如国家图书馆、北京大学图书馆、清华大学图书馆等)请求提供原文文献复制及原文传递服务。

(2)为校内外读者向国外高等院校图书馆或文献提供机构(如美国国会图书馆(LC)、美国博硕士论文数据库(PQDD)美国俄亥俄州联机图书馆中心(OCLC)、美国CARL公司Uncover中心等)请求提供原文文献复制及原文传递服务。

(3)为校外读者传递本馆馆藏的原文文献,包括图书资料、期刊论文、会议录文献、部分学位论文等。

1.2.2 文献传递服务的步骤

文献传递首先要建立文献传递平台,建立专门的文献传递服务中心,制定服务规则,最后是考核服务效果,通过读者调查、联机日志统计,写出分析报告。

(1)校内个人读者:可以携带本人借书证直接到图书馆信息服务中心办理文献传递手续;或者从图书馆文献传递主页下载文献传递申请单,填写所需文献的题名、作者及卷、期、起止页数等完整信息后用E-mail方式提交给图书馆信息服务中心。图书馆可以在2~3个工作日内发出文献传递请求,在接到对方馆或文献机构的回复之后,3~4个工作日内通过电话或E- mail、QQ、MSN、BBS等传递方式给读者答复。结账方式可以是每次文献传递结束后直接结账,或者是在图书馆建立文献传递专用账号。

(2)校外个人读者:如需复制馆内文献,可以通过电话、信函、传真、E-mail等方式向本馆文献传递服务中心提出申请;如需通过本馆向其他馆或机构请求文献传递,则请直接到图书馆办理相关手续。请读者提供所需文献的题名、作者及卷、期、起止页数等文献的详细信息。如需复制馆内文献,本馆在接到请求后3个工作日内给读者有或没有的答复,并将所需费用情况通知读者,在收到读者的费用后,将复制结果以邮寄、传真或E-mail等方式传递出去。如需通过本馆向其他馆或机构请求文献传递,读者需要交纳一定的押金,本馆在接到请求后2个工作日内向其他馆和机构发出文献传递请求,并在接到对方的回复之后,2个工作日内通过电话或E-mail给读者答复,并在费用结清之后将复制结果以邮寄、传真或E-mail等方式传递出去。

2 当前高校图书馆文献传递服务的现状

2.1 传统观念的认识对文献传递服务的影响

高校图书馆在以往经费的使用上偏重于纸质文献的购买,数据库和电子期刊的采集很少,对文献传递服务重视不够。传统的图书馆评估指标中,“馆藏量”、“年购量”一些硬性指标始终是评估的重中之重,“文献利用率”、“读者满意率”等几乎被忽略。传统服务理念对图书馆的评价总是以“量”为标准,而往往忽略读者是否获得有效的多方位的服务。

2.2 宣传重视不够导致文献传递服务停滞

高校图书馆疏于对文献传递服务的宣传,致使文献传递服务没有引起众多读者的关注。读者多习惯利用本馆的馆藏文献,对利用文献传递、获取文献的方式了解甚少。有的虽然通过某种途径知道这项服务,但又不知道怎样使用。文献传递服务宣传的不到位体现在宣传频率低、范围小、无针对性上。在许多高校图书馆文献传递服务发展停留在初期阶段,服务理念滞后,没有把文献传递服务的推广和宣传具体内容落实到整个师生面上。

2.3 专业人员的缺乏是影响文献传递服务的关键

文献传递馆员是高校图书馆从事文献传递服务的具体人员,负责馆际文献传递服务请求,负责核查、接收本馆的被请求文献情况,具有一定的中介作用,其服务质量直接影响文献请求的满足率。文献传递工作是一项非常琐碎的工作,它需要熟悉馆藏,熟悉和掌握各种数据库的检索技巧,需要与文献服务馆常联系,要求具有外语水平、具有各方面进行沟通协调的能力。同时,它也需具备较高的职业道德修养,不厌其烦的回答读者提出的各种疑问,并竭尽全力帮助他们获得所需文献,因此,配备专门从事文献传递工作的专业人员是影响文献传递服务效率的关键所在。

2.4 文献传递价格与需求的矛盾制约文献传递服务的推广文献传递是有偿服务还是免费服务,要保证文献资源一定的经济效益,长期免费既不可能,也不现实。一味实行标准的收费机制,也无法激活文献传递的社会效益,尤其是图书的传递服务,一次可高达上百元,已经影响了使用者的热情。在免费服务期间我们能看到其实读者对文献传递有着极大需求,一旦恢复标准的收费机制,文献传递工作就面临尴尬的局面,价格与需求的矛盾日益突出,这就为文献传递大范围的推广服务提出了严峻的考验。

2.5 信息资源建设缓慢,资源共享范围受限

我国部分高校图书馆数据库维护间隔时间过长,不能真实反映馆藏。对数据库的整合与导航力度不够,不利于读者方便快捷地获取文献。没有完善的馆藏目录体系,区域性书目数据库建设重视不够。信息建设直接影响了文献资源的整合程度。

3 网络文献传递对高校图书馆文献资源建设的现实意义

从国内外广泛开展的网络文献传递服务实践中不难看出,网络文献传递服务在更能满足用户需求方面、缓解经费困难方面、补充缺藏文献方面、实现文献资源共享方面、促进图书馆健康发展等方面都显示了其重要作用。如果从持续发展和创新性方面进一步分析,网络文献传递服务同时还具有指导馆藏建设、优化文献资源配置的重要作用,在对文献资源保障体系建设提供支持和保障方面具有十分特殊的意义。

3.1 文献传递数据信息是指导馆藏建设的重要依据

以往,图书馆制定馆藏建设策略主要依据读者对象或学科设置、历史沿革,以及借阅需求分析等情况。开展网络文献传递服务以来,许多图书馆都开始将分析文献传递的数据作为指导馆藏建设的一项新的重要依据。如今,图书馆可以根据分析文献传递申请的数据,发现相对集中的某一学科的期刊或文献,以及核心文献数据源或核心数据库。据此,可用来决定某种期刊的取舍或是否改用文献传递替代,可用来指导某个学科期刊和数据库重点订购。网络文献传递服务不仅提升了依据用户信息需求指导馆藏建设的参考作用,而且,对图书馆树立新的收藏观念也具有指导意义。进入网络时代,图书馆可以不完全依赖于过去的纸本馆藏,而通过网络文献传递服务共享国内外的文献资源。关注的中心也从过去图书馆“应该”有某种馆藏,转向用户“需要”什么信息,哪些文献资源符合学科发展和主要用户群的需要。对某一学科的特定文献,是将其纳入馆藏还是由文献传递提供,重点考虑的应是用户对文献的利用率与效益。因此,用户的信息需求与信息行为才是界定“核心信息资源”和调整资源配置策略的根本依据。

3.2 文献传递数据可为衡量馆藏质量和优化文献资源配置提供评估参考如何科学地配置各学科、各类型、各载体的文献资源比例,减少重复购置,合理使用图书经费,合理配置信息资源,一直是图书馆在信息资源保障体系建设中所关注的问题。通过对文献传递成本进行核算并与纸本馆藏订购成本对比分析,可以科学地评估文献资源配置的合理性。稿件分析,削减价格昂贵、利用率低的外文期刊,改用文献传递来替代是优化资源配置最为经济可行的方式。由此了解用户需求、评估资源配置、制定新的文献资源建设策略、构建信息资源保障体系以及调整图书经费的分配等方面提供有效的科学参考。

3.3 整合文献传递获取资源为完备信息资源体系提供保障通过分析文献传递申请数据不难发现,申请传递的文献很多是某一学科具有代表性观点的最新权威性论著,或是学科发展前沿有影响的论著,因此,文献传递数据还能够体现出对特色资源建设的针对性,学科发展动态和发展趋势。任何图书馆都不可能将国内外发行的学科文献全部收集,而网络文献传递服务却可为学科信息资源建设提供强有力的支持。所以,只有将经过文献传递获取的宝贵信息资源有意识地保存和再利用,才可不断充实和完备学科资源与特色资源体系,才能永久成为资源共享的馆藏资源。

4 高校图书馆开展文献传递服务的具体实施方案

4.1 加强馆藏书目信息的标准化、规范化

书目数据库建设标准化、规范化以及网上联合目录是实现联合采编、联机书目检索、馆际互借与文献传递等网络功能的必要条件。只有通过完善规模化的联合目录,读者才能知道需要的文献资料在哪个图书馆或文献提供机构有收藏。如今,CALIS各大数据库已经开始使用,它提供了书目联合目录数据库、中文现刊目次数据库、高校学位论文数据库、会议文献数据库等,这为我们开展异地文献传递服务工作提供了强大的网络支持。因此各图书馆在文献编目、数据库建设方面应根据国家通用标准格式进行规范化加工处理,这样才有利于文献资源的公共检索与文献传递。

4.2 加大宣传力度,强化读者文献传递的意识

从图书馆做的文献传递服务调查看,许多读者对文献传递服务还不太了解熟悉,图书馆可以利用举办讲座、发放传单、参考咨询等方式让读者全面了解网络资源与文献传递服务的使用方法。当读者查找文献遇到困难时,图书馆员要及时指导读者利用各种联合目录数据库系统在更大更广泛的范围内进行检索,通过运用网络整合过的资源,实现文献传递服务系统的全文获取,让读者亲身体会到文献传递服务的方便快捷,以提高全文传递的利用率。

4.3 加强文献传递工作人员的培训力度,提高馆员素质要为读者提供优质的文献传递服务,文献传递员的业务素质、知识水平、外语水平、工作态度、对用户信息需求的了解以及收集信息、处理信息、传递信息的能力很大程度上会直接影响图书馆文献传递工作的速度和效率。同时,由于目前国内主要的网络资源共享系统,还需要懂得相关技术的人员来配合整个系统的安装与维护,以确保信息服务网络的通畅和服务平台的正常运行。因此,加强对图书馆文献传递工作人员的继续教育和岗位培训,培养一批既懂计算机技术、网络技术又懂图书情报的复合型人才尤为重要。

4.4 加大补贴力度,鼓励读者充分利用文献传递服务从读者的角度看,对于本馆拥有的馆藏可以免费借阅,而对异地的文献则必须支付通讯费、文献成本费及服务费等费用,有读者认为这是图书馆为了创收而开辟的新服务项目。因此建议文献传递工作作为当前高校图书馆的一项常规服务内容,各高校图书馆应制定相应的文献传递补贴政策,建立一种用户易于接受的文献传递收费标准,从书刊采购经费中合理地划拨一定经费用于异地文献传递的费用补贴,这样可以使更多读者从中获益。

4.5 建立文献传递目次库,提高文献利用率

在文献传递过程中,有时会碰到同一篇文章有多个用户索取的情况,图书馆应把请求并接收到的期刊文献的目次信息添加到数据库里,作为馆藏让本校读者检索下载或直接向文献传递员索取,这样不但可以节省文献传递的费用,避免重复向其它图书馆索取,还可以提高文献的利用率。对于图书,比如国家图书馆提供原本返还式借阅服务,可以采取在第一次借阅该书时把它复印下来,再进行编目上架,添加到本馆的馆藏,方便读者下次检索索取该书,这样不但降低读者费用,同时也减轻文献传递人员的劳动。

5 结 语

综上所述,文献传递已经成为图书馆资源共享的主要形式,文献传递运用现代网络技术,依托强大的文献资源保障体系,促进了图书馆的资源整合,完善了数据库建设,改进了信息传播方式,是高校图书馆未来发展的重要环节,文献传递服务将成为高校图书馆读者认知并充分利用的一项基础服务工作。

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