高校院（系）资料室数字化建设现状分析与发展策略研究

孙　晶

〔摘 要〕本文分析了高校院(系)资料室数字化建设的现状以及造成数字化建设进程相对缓慢的主要原因,提出了促进高校院(系)资料室数字化建设的可行性的发展策略。

〔关键词〕资料室;数字化建设;现状分析;发展策略

〔中图分类号〕G250.76 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)07-0102-02

Analysis of Recent Situation and Study of Development Strategy for Digital

Construction of Reference Room of the Colleges and Departments in UniversitySun Jing

(Jilin University,School of Mathmatical Science,Changchun 130012,China)

〔Abstract〕This article analyzed recent situation of the reference room of the colleges and departments in university and main reason of advancing slowly for digital construction,and put forward feasibility development strategy for promoting digital construction of the reference room of the colleges and departments in university.

〔Key words〕reference room;digital construction;analysis of recent situation;study of development strategy

诚如著名社会学家费孝通先生所言:“以网络为中心的计算技术、通信技术、信息数字技术和计算机国际语言化技术的突破,正在把传统的、分离割裂的图书馆推向全球一体化和网络化的境地。[1]”确实,近年来我国图书馆的数字化建设发展速度很快,尤其是作为知识型机构代表的高等院校,在我国图书管理信息化过程中走在了最前列。数字技术的发展和应用全面而深刻地影响着高校图书馆的全部业务流程和管理活动,也全方位地冲击着原有的管理理念。基于校园网络的高校图书馆的管理系统已发展得相当完善,不仅给广大读者提供了很大的便利,而且也有效地提高了图书资料的利用率。相形之下,同属高校图书管理系统重要组成部分的高校院(系)资料室数字化建设进程却缓慢了许多。

1 高校院(系)资料室数字化建设现状分析

目前,在高校院(系)资料室,传统的以手工服务为主的图书资料管理方法还相当普遍地存在着。大多数高校院(系)图书资料管理人员的工作仍然停留在资料的订购、收发、编目、登记、整理等事务上,提供的基本是静态的“资料型”服务,并且都是通过手工操作来实现的,没有提升到利用计算机和校园网络进行现代化管理的层面。

造成这种状况的原因是多方面的:客观上一方面是现有的图书资料管理系统虽然功能强大,但运行的软硬件平台和系统维护人员的水平要求高,要求图书管理人员具备相当的计算机网络技术应用能力,包括信息采集、编辑、存储和更新,系统规划、建设开发和维护,相关软件的应用等,所以并不适用于小型的院(系)资料室;另一方面,院(系)资料室属专业资料室,藏书量较小,一般从几万册到几十万册不等,读者人数也相对较少,大多数都没有购买大型图书管理系统软件的经济实力,即使购买了昂贵的大型管理软件,往往又很难充分应用其所有功能,从而造成经济与资源上的浪费。主观方面也有高校院(系)注重有形资料的积累与投资,轻视无形图书资料的管理与投资;注重图书资料内容的管理与使用,轻视管理手段和管理方式现代化水平的提高等原因。

这种传统的落后的管理服务模式在很大程度上制约了院(系)资料室在为院(系)教学、科研服务中发挥更大的作用。而实际上高校专业资料室作为院(系)文献信息服务中心,它立足院、系,靠近教学、科研第一线,直接掌握院、系的教学与科研动态情况,易于开展定题的信息咨询服务,能够最准确、最快速、最全面地接受并反馈各个系师生的教学与科研需求,在功能与服务上与高校图书馆形成了有效的互补。因此,针对高校院(系)资料室的自身特点,利用网络数字化技术服务于信息情报工作,彻底改变创新管理服务体系,从而充分发挥专业资料室资源的价值是当下值得我们研究和探讨的一个重要课题。那么,在有必要的资金保障的前提下,如何能够加快高校院(系)资料室的数字化建设进程呢?

2 发展策略之一:应用网络数字技术,实现现代化管理

众所周知,在管理中应用数字化技术,可以有效改善并优化管理流程,提高管理效率。同样,网络数字技术在高校院(系)资料室中的应用,也可以实现管理方式的更新和变革,而且可以充分发挥网络数字技术的优势,实现图书资料的现代化管理。

2.1 建立书目数据库

书目数据库是目前高校使用最普遍、最受欢迎的数据库之一,也是实现高校图书资源共享的基础和关键。高校院(系)资料室数据库的建设,能使具有专业特色的文献资源得到更加充分的利用。以往高校院(系)资料室从书刊的财产登记到文献目录卡制卡等典藏和流通过程都是手工操作,读者借阅要填写卡片,结果是不仅读者借阅不便、操作的速度缓慢,而且图书管理的整体效率也极其低下。举个例子,传统的目录卡片式管理,使管理者无法在较短的时间内快速统计出资料室藏书数量,因而在日后购置新书中会出现图书资源重复订购的现象。利用自建书目数据库管理室藏图书,就能避免这一问题。更重要的是,它能够实现图书馆编目系统化,缩短新书从采购到上架的流程时间,提高图书管理的速度和效率,也方便了读者借阅,使得整个查询过程既简单快捷,又准确方便[2]。

2009年7月第29卷第7期现?代?情?报Journal of Modern InformationJuly,2009Vol.29 No.72009年7月第29卷第7期高校院(系)资料室数字化建设现状分析与发展策略研究July,2009Vol.29 No.72.2 建立特色数据库

高校院(系)资料室的特点主要体现在室藏资源专业化、服务对象特殊性和管理人员素质高等。根据这个特色,对师生这个特殊的用户应体现个性化信息服务,即根据用户提出的明确要求或通过对用户个性、习惯的分析而主动向用户提供其可能需要的信息和服务。为此,高校院(系)资料室应加强与“教、学、研”人员的沟通,进行自主创新和参与式服务,建立特色数据库。根据重点学科教学、科研的实际需要,有选择地、及时地将所需文献信息检索入库,使之发挥最大效益。资料室管理人员不仅可以参与科研课题的立项、论证工作,而且可以选定有关课题作为重点服务对象,深入其中,从课题立项到成果鉴定,实施全程跟踪服务[3]。因此,广泛应用网络数字化技术,建立资源管理系统可作为高校院(系)资料室有效开展个性化信息服务的良好平台,也是高校院(系)资料室信息资源建设的发展方向。

2.3 建立资源共享平台