清华大学图书馆业务统计工作模式的创新与实践

王　平　庄　玫　赵　熊

摘要业务统计历来是图书馆管理规范化的一项重要基础工作，统计信息是掌握图书馆各项工作情况的重要依据。统计工作中最重要的因素是统计制度、统计系统、统计指标和统计方法。该文以国外及港台图书馆的统计工作为参照，详细介绍了清华大学图书馆2005年起由主管馆长负责尝试在全馆范围组织开展的业务统计工作的过程、进展情况和发展方向。

关键词高校图书馆统计模式i@report统计系统

业务统计历来是图书馆管理规范化的一项基础工作，统计信息是掌握图书馆各项工作情况的重要依据。在信息技术、多媒体技术和通讯技术在图书馆应用日益广泛以及图书馆业务种类和业务形式不断扩展的背景下，图书馆统计工作的重要性和工作难度同时增加。新形势下清华大学图书馆业务统计工作的目标是在网络环境的支持下，借助全馆员工的力量最大程度地实现业务的量化统计。2005年起，由主管馆长负责尝试在全馆范围组织开展业务统计工作，确定统计制度，选择统计系统、统计指标和统计方法，目前已取得明显效果。采编部、流通部、参考部、系统部、办公室等部门累计逾50多位馆员利用统计系统每月填报各自业务工作量，本馆已积累超过24个月的多种业务量统计数据(有效月报达500多张)。总结起来，本馆的统计工作已经收到四个方面的效果：(1)建立并完善业务统计指标体系。(2)通过每月上报业务量使员工对所负责业务的进展运行情况心中有数。(3)累计了基础业务统计数据，不仅是对以往工作状态的最真实和完整的量化记录，而且也是历史数据的宝贵存档资料。(4)基础数据的汇总和简单比较分析，使员工个人、业务组、部门和图书馆领导了解和把握业务的变化和发展。

通过调研，发现介绍国内外图书馆开展业务统计工作的资料非常少，清华大学图书馆开展的全面、细致、系统的业务统计工作在国内图书馆界尚属先例，从方案选择到具体实施，经历不少弯路，同时也积累了一些经验。在此将本馆在业务统计工作方面的尝试和体会撰文，与同行交流。

1清华大学图书馆业务统计工作的缘起

清华大学图书馆业务统计工作的需求源于两方面。①学习国外和港台图书馆统计工作的经验。国外和港台许多大学图书馆或图书馆联盟很早就开始重视基础统计工作。美国最早关于图书馆的统计数据可上溯至1907—1908年，1961—1962年起美国图书馆协会(American Library Association，ALA)每年都对外公布图书馆状况统计数据。ALA是世界上历史最悠久、规模最大的图书馆联盟，始建于1876年10月6日，截止2007年8月31日，已经有64729个成员单位，成员来自美国，加拿大和其他115个国家。网站上的统计数据很全面，包括大学图书馆、公共图书馆、学校图书馆、学校图书馆媒体中心、州立图书馆、其他国家图书馆的馆藏、经费开支、员工、服务活动等基本状况数据。台湾也非常重视图书馆的统计工作。最早的图书馆统计资料是1966年的《台湾省各县市公私公共图书馆概况一览表》和《台湾各大专院校图书馆概况一览表》。这些统计从数量方面介绍图书馆事业的概况，为后人深入开展图书馆学研究工作奠定了良好的资料基础。②进一步加强图书馆规范化管理。图书馆统计是图书馆规范化管理的重要方面，统计数据是图书馆各项工作的真实反映和记录，对照统计数据帮助图书馆的管理者和工作人员及时了解图书馆各种业务的运行情况，有针对性地调整业务管理策略或工作流程。清华大学图书馆历任领导一直重视业务统计工作，编写图书馆年鉴，记录机构与人员、馆藏文献、建筑与设备、读者服务工作、信息服务基础设施建设与运行管理、读者教育与培训、学术研究、对外合作与接待工作等方面的数据和情况。2000年之后，每年年初都要发布前一年度的全面介绍图书馆业务情况的图书馆概览。但是随着网络技术的普及和图书馆业务的扩充，原有统计状况逐渐显露出一些弊端，具体为：①统计项目不全，无法全面反映业务状况。②参与统计的人员范围小，不利于高效率地填报数据。③统计周期长，不利于及时反映业务情况。为了改善这种情况，清华大学图书馆计划依托网络条件开展全馆范围内针对各个部门业务情况的统计工作。

2清华大学图书馆业务统计工作的具体目标

清华大学图书馆业务统计工作的总体目标是在网络环境的支持下，借助全馆员工的力量最大程度地实现业务的量化统计。在实施统计工作之前需要将统计目标细化，便于逐一实现。清华大学图书馆业务统计工作的具体目标为：①在全馆范围内开展业务统计工作，数据采集范围涵盖本馆所有可以量化的业务数据。②将统计工作逐渐转变为馆员常态的工作，帮助馆员形成定期采集和上报工作量的习惯。③汇总分析所收集的数据，定期在全馆范围内以网页形式发布，为馆员了解全馆业务情况提供参考数据。④形成本馆业务数据的历史归档，并能依据历史数据对工作的未来情况进行预测分析。

3清华大学图书馆业务统计工作的组织体系

图书馆业务统计工作是个庞大的工程，要实现业务统计工作目标，必须由专人负责监督执行，建立符合本馆特点的统计制度、统计体系、统计手段和统计方法，全馆馆员共同努力才能顺利开展并坚持长久。清华大学图书馆的业务统计工作一直由主管馆长、系统管理员、部门主任、业务负责人合作进行。主管馆长制定工作目标、统计制度并协调各方力量保证工作长期开展；系统管理员负责提供统计手段、统计方法并保证系统的实施；部门主任亲自制定本部门统计体系，监督本部门报表及时填报并逐月发布汇总数据；业务负责人是基础数据贡献者，直接决定数据的质量。为了推动业务工作，馆长专门组织召开馆领导和部主任参加的馆务扩大会，交流统计工作的必要性、进展情况和发展计划。实践表明，领导重视、技术创新、人员执行是图书馆业务统计工作组织体系当中相辅相成、缺一不可的三要素。

4清华大学图书馆业务统计工作的实施方法

在统计目标的指导下，规范的业务统计实施方法至少包括确立统计制度、统计手段、统计体系和统计方法四个方面。①确立统计制度，即确定统计范围和报表利用计划，明确填报要求、填报周期和参与人员；②确立统计手段，即在充分调研市场的统计系统之后，选择适合本机构的统计系统；③确立统计体系，指根据统计目的选取统计指标；④确立统计方法，即根据统计目标和统计阶段来确定统计方法。

在统计工作开展初期，这四个方面不能齐头并进，需在依次进行的基础上交叉开展。具体来说，首先确立统计制度，明确统计工作的大方向；其次确定统计手段，选择统计系统；然后选取统计指标，制作统计表格，在全馆范围内组织填写统计数据，在统计工作进行的过程中不断修正和完善统计制度、统计指标和统计手段；基础数据积累到一定量后可选择合适的统计方法进行数据分析。

全馆范围内的统计工作涉及业务范围广，参与人员多，初期适合以某一部门为试点，摸索出适合本馆的统计业务的模式和规律后，以点带面在全馆范围内开展统计工作。

4.1统计制度

统计制度包含统计什么、报表如何利用、由谁统计、统计周期等方面的内容。具体讲，清华大学图书馆的统计工作面向本馆所有部门各种可量化的业务，统计数据可用于向学校、图书馆学会等上级单位上报，也可用于本单位业务情况的反映和比较。以月为基本数据填报周期，有些业务量与寒暑假期有关，增加1—2月合报、7—8月合报两种填报周期，有些业务数据不易获取，增加上半年报、全年报两种填报周期。按业务管理和人员组织模式配套建立图书馆——部门——组——员工个人四级填报单位链，基础数据由员工个人负责填报，其上层的组负责人汇总得到该组数据，更上层的部门负责人汇总得到部门数据，图书馆汇总得到全馆的数据。为此相应规定几个不同的数据处理时段。各部门月报表填报周期为上月26日至当月25日，分析表上载的时间截至当月30日，办公室在次月5日之前将各部门的分析表上载到内部主页的业务统计栏目中，以便全馆馆员浏览。

4.2统计手段

在网络环境下，图书馆业务分工细致，统计工作涉及的人员多，为了更有效地开展统计工作，必须借助成熟的基于网络的系统来协助我们开展统计工作，选择的统计系统需要遵循易用性、智能性和灵活性三个原则。易用性是指数据表的制作、发布、填报步骤简单，容易操作；智能性是指数据查询、汇总和分析结果满足需求，无须进行过多的二次开发；灵活性是指数据表易于修改，数据表结构修改后原有数据可以保留。通过细致分析，我们提出了对统计系统的具体要求：①报表设计方法简单，报表格式可根据统计指标的变化需求而灵活更改。②报表设计和报表填报分开，由专人负责报表设计并将设计好的报表发布到网络上，普通用户通过网络填报即可，无需掌握报表设计和修改方法。③通过账号确保报表使用安全和数据保密，数据可分级填报和管理。普通用户只能管理自己填报的数据，高级用户可以逐级增加浏览、汇总、系统管理等权限。④数据填报周期可灵活设置，具体可包括年报、半年报、季度报、月报、半月报、旬报、周报、日报等形式。⑤系统具有良好的开放性，数据可以灵活转换为excel、网页等格式，支持二次开发时对底层数据库中数据的直接调用。⑥数据分析功能方便灵活，统计图表生成方法简单。⑦数据打印输出格式所见即所得，易于控制。⑧可进行多层次的数据备份和系统备份。

明确系统需求后，我们开始进行充分的系统调研，通过了解、试用和比较，最终选择目前应用广泛的i@Report通用网络报表统计平台作为工具平台。通过这个系统，各业务部门、每个级次的报表业务整合到一个平台上，真正做到“一个平台、无限拓展”，i@Report报表服务器具有先进的技术架构，构建在强大的J2EE+WEB应用服务器平台上，核心代码为纯Java代码，网页控制为JSP代码。目前支持的WEB应用服务器有：TomCat、WebSphere、WebLogic等。报表数据存储支持大多数流行数据库系统，如MySQL、MS SQL Server、Oracle、sybase、DB2等。i@Report报表服务器具有良好的可靠性、稳定性。同时，采用J2EE平台也使得i@Report具有良好的跨平台性，目前支持的操作系统有Windows Server、Linux、Unix、Solaries、AIX等。i@Report全面采用面向对象(OOP)设计思想及基于模型的软件设计方法。从报表格式描述到报表数据结构，系统全面采用XML技术，保证了系统具有良好的扩充性，也方便与第三方系统进行数据交换。

报表的设计、修改以及数据分析功能需要由安装到用户本机的客户端软件来完成，数据的填报、汇总以及管理员对服务器的管理通过网络方式来完成。应用至今，系统在报表设计、修改、发布、汇总、分析、备份、打印等方面的特点和功能基本符合我馆的需求。图1是清华大学图书馆业务报表统计系统的首页面。页面右侧的任务组信息是本系统提供的所有进行业务统计的任务组。每个任务组都是独立的，其中包含的任务以及报表的管理互不影响，我们可随时根据需要增加任务组。页面左侧的报表信息、统计资料、统计制度、常见问题、工作进展、月汇总表等栏目是我们为了保证系统的信息完整性和实效性自行增加的栏目，集合了我们自行设计制作的网页，网页的信息随系统的变化情况及时更新。

4.3统计指标

统计指标是表明统计总体某种数量特征的概念和数值。任何一个完整的统计指标包括五个要素：指标名称、计量单位、时间期限、空间范围和指标数值，具有以下三个主要特点：①数量性，客观存在的、已经实现的数值。②综合性，说明总体现象的综合特征的量。③具体性，是在一定时间、地点条件下具体的总体现象的量。图书馆的业务种类日益增加，不断细化。要完整地反映业务进行情况，首先需要全面了解业务，确定哪些指标是可以量化并且有价值收集的，其次将选取的多个指标以合理的报表形式展现出来。

统计指标的选取需由多人参与并且不断修正。清华大学统计系统中目前共有50多张表格，涉及流通阅览、采访编目、参考咨询、系统维护、日常办公等多个业务面，最熟悉业务的馆员分别负责衡量各自业务量的指标选取和报表格式确定。馆员将记录有指标名称、计量单位、统计周期、统计单位的excel表格交给系统管理员，由系统管理员利用i@report的客户端软件来设计表格的样式，为报表命名、给报表分配管理权限，为了增强报表的智能性，还针对报表填报人和审核人项目设置了计算指标。完成表格设计后，将表格发布到网络上供馆员以网络方式填报数据。完整的流通阅览报表如图2所示，表中包括报表名称、报表编号、填报部门、填报人、填报时间、填报项目、填报单位和馆员填报的统计数字。

4.4统计方法

统计方法包括描述性统计方法和因果性统计方法。描述性统计方法是用来概括、表述事物整体状况以及事物间关联、类属关系的统计方法，具体包括求平均数、众数、中数、方差、标准差以及进行相关性分析、聚类分析等。因果性统计方法是指进行因果推断的方法，主要是差异的显著性检验。本馆的统计目前还处于初级阶段，统计方法仅限于求和、求平均数等，随着数据的累计和统计经验的成熟，我们将根据需求开展各种形式的数据分析工作，包括针对某业务各个时间段工作情况的比较、个人业务任意时间段的汇总、某业务未来情况的预测分析等。

5清华大学图书馆业务统计工作的效果

从2005年至今，本馆统计工作不断深入开展，几大主要部门的馆员基本都利用报表系统完成日常业务的填报，不仅为本馆积累了宝贵数据，同时也养

成了定期总结个人工作的好习惯。各部门填报报表的种类随着业务类型的增加而不断增加，系统管理员的报表管理方法逐渐科学，可以灵活进行对报表修改前原始数据的保留和设置数据自动备份计划等。为了保证系统的信息完整性和实效性，帮助馆员了解统计工作的进展情况，我们自行设计制作了报表信息(记录各个部门报表基本信息情况和报表变化情况)、统计资料、统计制度、常见问题、工作进展、月汇总表等栏目的网页，网页的信息随系统的变化情况及时更新。因利用业务统计系统浏览、填报和汇总数据需要身份认证，在这个系统中所有基层用户只能浏览与自己负责业务有关的几张报表，为了帮助全馆同事通过数据了解图书馆读者服务和业务管理工作的进展情况，我们在统计系统之外自行开发了图书馆部门业务汇总数据发布平台，专门用于发布各种业务的月汇总报表，目前发布系统中已经保存了从2007年至今的400多张汇总报表。

本馆通过开展统计工作，使日常业务工作中的各种量化指标得以有计划、有步骤地调查、整理和分析。我们发现借助翔实充分的统计数字，不仅使图书馆领导可以全面准确地掌握本馆各项业务和服务的运行现况、存在问题和发展趋势，各层次管理人员和业务人员也可了解所负责业务情况进展以便改进工作。通过分析历史数据，总结规律，作为开展各项业务工作的客观依据，以便减少工作中的盲目性和片面性，更方便及时地向上级或有关部门提供真实的数据资料供决策时参考。

6对清华大学图书馆业务统计工作的思考

在三年的工作实践中，我们经历了不少弯路，尤其是在报表修改方法、报表用户编码以及报表名称命名方法等方面都经历反复修正，由此也总结出几条经验供同行参考：①统计工作是涉及面广而长期细致的工作，必须由主管馆长负责管理协调才能保证工作的计划性、有效性和长久性。②统计工作面向馆员负责的业务，要充分调动馆员的力量进行基础统计工作。③统计报表不可能固定不变，统计指标将随着业务变化而不断修改，在选择统计系统时必须选择通用报表而非传统的定制报表，平台支持的报表可以无限扩展。④选择统计系统时要选择有实力的产品，尽量多和公司沟通，征询他们对于报表设计、维护和管理的意见，这个系统有些功能还不很完善，仍在不断修改，因此遇到问题要及时与公司技术人员联系。⑤统计工作涉及面广，初期要以某部门为试点，以点代面开展。⑥报表名称、填报人员的命名要采用规范设计的代码，便于后续管理和二次开发。⑦向使用同一系统的用户取经，是一种很有效的办法。

7结语

以上经验仅适用于统计工作的初级阶段，即数据积累阶段。扩大统计的参与范围和提高统计分析层次是我们下一步的统计工作目标。为此，一方面我们将提供更便捷和有效的统计方法，吸引更多的部门参与统计工作，另一方面要研究数据分析方法，充分利用基础数据挖掘规律，提高统计工作的水平。