公路工程监理文件资料管理的几点体会

摘要:公路工程监理文件资料管理,是公路工程信息管理的一项重要工作,它是监理工程师实施工程建设监理,进行目标控制的基础性工作,文章以柳州绕城高速公路第二驻地办资料管理工作为例,浅谈一下个人的体会。

关键词:公路工程;资料管理;传送流程

中图分类号:U415文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)20-0064-02

一、监理文件资料管理的意义及传送流程

1.对监理文件资料进行科学管理,可以为公路工程监理工作的顺利开展创造良好前提条件,有效地对工程进行控制;可以极大地提高监理工作效率;为公路工程整理竣工资料提供可靠的保证,同时积累宝贵的监理经验,不断地提高公路工程监理工作水平。

2.驻地办设置信息管理工作部门,负责驻地办所有信息管理工作,其中包括监理文件资料的管理。因此在工程全过程中形成的所有资料,都统一归口传递到信息管理部门,进行集中加工、收发和管理,如图1所示。信息管理部门是监理文件档案资料传递渠道的中枢。

二、公路工程监理文件资料管理

公路工程监理文件资料管理主要内容有:监理文件资料收、发文与登记;监理文件资料传阅、承办;监理文件资料分类存放;监理文件资料借阅、更改与作废。

(一)监理文件资料的收文及登记

所有的收文都要进行登记(登记按监理信息分类进行),驻地办是按行政性管理文件、进度控制文件、质量控制文件、费用控制文件等分类登记。登记内容如表1,并在电脑按来文单位增做一份登记,因为在实际工作中,经常有些单位需要查找一些文件资料,按来文单位登记能快速查找一些(按监理信息分类登记便于今后竣工资料整理)。

监理文件在有追溯性要求的情况下,应注意核查所填部分内容是否可追溯。如不同类型的监理文件之间存在相应对照或追溯关系(如工程变更令和工程变更批复),在分类存放的情况下,在文件和记录上注明相关文件的编号和存放处。

收文要附上文件处理笺,文件处理笺内容如表2,文件传阅过程中传阅人要签名并注明时间,传阅期限不得超过处理期限。对于收到重要的文件,将其复印到驻地办专栏予以公布,收到传真件要复印存放。

(二)监理文件资料发文与登记

发文由高级驻地监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖驻地办图章。所有发文按监理文件资料分类和编码要求进行编码,在发文登记簿上登记内容如表3,所有发文驻地办都要存档一份。需要传阅和处理的文件要附文件处理笺,传相关人员传阅和承办。驻地办管理人员将文件及时归档,并在目录清单中做好记录。

(三)监理文件传阅

不管是收到的文件还是驻地办发文,经高监确定需要传阅的,应在文件处理笺上写明传阅名单和文件执行期限,相关人员传阅后签名和时间,传阅完后及时归档。

(四)监理文件资料存放

监理文件经收文、发文、登记、传阅后,必须使用科学的方法进行存放,便于工程项目实施过程中查阅、求证,也便于日后整理竣工资料。驻地办备有存放监理信息的专用资料柜和资料盒(夹),建议使用统一的盒厚(5CM),文件盒脊背的字体使用电脑打印,统一字体,使文件整齐,美观。文件资料要保持清晰,不得随意涂改记录,保存过程中要保持记录介质的清洁和不破损。

行政性文件资料由管理人员直接存放,施工监理抽检资料由所负责的部门填写完整,签字齐全,移交管理人员。施工监理抽检资料必须与施工进度一致。行政资料由于较少,放在行政办公室,便于查找,施工监理资料较多,设置专门的地方存放。

1.工程刚开工,对收到施工设计图纸进行登记,编号,一般有几套图纸的,将图纸发放到各部门,做好记录。还有一些工程技术规范,法规、参考书等,也要做记录,编号,哪个部门领取,做好登记。

2.监理规划、监理细则、监理总结。监理规划和监理总结分别存放,监理细则较多,可根据专业不同分别存放,如“路基路面监理细则”为一盒,“桥梁结构监理细则”装一盒,“计量、测量、试验”装一盒。

3.监理行政性管理文件。(1)红头文件、函件(驻地办发文、上级单位、建设办、总监办、施工单位发文),按单位、年度分别存放;(2)会议纪要按单位、会议类型分别存放,如驻地办召开的会议按工地会议、监理例会、其他会议分别存放。上级单位、总监办、建设办按单位分别存放;(3)监理月报按年度分别存放,如一个年度有几盒文件的,要在盒侧面注明期数,如“2005年度监理月报第8期至12期”;(4)工程检查通报装一盒存放;(5)安全文件,专项工程应急预案、安全施工方案、安全检查分别装盒存放。

4.合同管理文件。(1)工程变更令报告及附件按合同段存放,工程变更令批复按总监办、驻地办分开存放,每装满一盒,要在文件盒脊背注明起止变更令编号,如“总监办工程变更令ZJ0001-ZJ0021”;(2)工程暂停及复工文件、工程延期文件、费用索赔文件、争端与仲裁文件、违约文件、分包、转让或指定包文件分别装作一盒存放。

5.进度控制文件。工程进度计划按施工单位、年度、季度、月度、旬、周计划来分别装盒存放,如“№1标2009年度上半年月计划”。计划报告和计划批复一起存放,计划调整放在原计划的后面。进度计划的检查情况单独存放一盒。

6.质量控制文件。(1)施工组织设计、试验路实施方案和总结报告、施工技术方案按施工单位、单位工程分别装盒存放;(2)开工报告资料较多,按合同段、单位工程、分部工程、分项工程、里程桩号装盒存放,如“№2标点+000-K8+000涵洞工程开工报告”;(3)质量缺陷与事故处理装一盒存放;(4)监理抽检资料按合同段、单位工程、分部工程、分项工程、里程桩号存放,如“№1标2+075盖板涵料,№1标5+000-K6+000软土地基处理”。监理测量资料,开工前的交桩和复测报告、工程过程中导线点、水准点的增设等文件装一盒。具体的工程部位监理测量抽检资料附在监理抽检表后;(5)驻地办试验资料按合同段、试验项目、单位工程、分部工程、分项工程、里程桩号存放,如“№1标1+000-K2+000土工试验资料”。

7.计量支付文件按合同段、期数装盒。每期一盒或几期一盒,在盒子脊背注明期数,如“№1标开工预付款、第1期计量”。

8.其他。(1)工作指令及反馈报告,反馈报告附在指令后面,可按年度装盒,在盒子脊背注明指令编号;(2)监理工程师备忘录单独作一盒;(3)监理日记按监理人员、年度存放,如“王明2009年上半年监理日记”;(4)音像照片资料要及时刻录,注明标题和简述,如“自治区交通黄华宽厅长视察工地”。工程照片现在都用数码相机照,直接存放在电脑,在电脑里面按合同段、单位工程、分部工程、分项工程存,并对每一张照片进行概述,对重要的相片定时刻录到光盘。

(五)监理文件资料借阅、更改与作废

驻地办存放好的文件资料,他人不得随意翻找查阅。经领导同意登记后方可借阅。如建设办、总监办、上级单位需要借阅,经驻地高监同意,经管理人员登记,复印或借给借阅单位。

监理文件资料的更改由原制定部门相应责任人执行,若指定其他责任人进行更改时,新责任人必须获得所依据的背景资料。监理文件资料更改后,由信息管理人员填写更改通知单,并负责发放新版本文件。发放过程中必须保证项目参建单位中所有相关部门都得到相应文件的有效版本。文件资料换发新版时,由信息管理部门将原版本收回作废。考虑到日后有可能出现追溯,对进行更改的文件资料一定要注明清楚。

四、结语

工程完工后,我们驻地办仅用了三个月左右就将竣工资料整理完毕,得到了业主的充分肯定。文件资料管理工作是一项烦琐的工作,只有通过科学的管理加上我们的细心和耐心,才能把工作做得更好。

参考文献

[1]中国建设监理协会.建设工程信息管理[M].北京:中国建筑工业出版社出版,2002.

[2]王用亭.新编公路建设项目竣工资料编制指南[M].北京:人民交通出版社出版.

作者简介:覃文叶(1980- ),女,广西南宁人,广西桂通公路工程监理咨询有限责任公司计量员、监理员。