结合高校评估 强化档案管理

于雅娟

随着高校评估工作的开展，一方面，高校档案工作的重要性日益显现：另一方面，高校档案工作的滞后与被动也日益明显。从我校的情况看，档案工作主要存在以下几个方面的问题：一是个别部门的领导对档案工作重视程度不够，没有指定专人负责，致使本部门的档案资料无人管理，呈分散状态，直接影响了档案工作的正常开展；二是有些专兼职档案工作人员责任心不够强，缺乏档案管理专业知识，资料收集不齐全，整理不规范，档案质量不高：三是群体档案意识薄弱，一些反映本单位主要职能活动、对今后工作极具查考利用价值的“真品”，或散存在承办部门，或流落在个人手中，未能及时归档，造成档案资料的流失，工作需要时，则查阅不到完整的档案资料：四是资金投入不到位，导致档案室设施陈旧，装备不足。为此，要结合高校评估，加大档案工作力度。

1加强领导，建立健全档案管理网络

高校必须把档案工作纳入学校总体规划，纳入领导议事日程，经常检查并具体指导档案工作。使档案管理全面实行“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

进一步完善档案管理网络，建立由主要校领导挂帅，各处(室)、系(部)负责人和兼职档案员参加的档案工作网络。各部门的兼职档案员要做好本部门的档案收集、整理、立卷、移交、保管等工作，将档案管理职责明确列入兼职档案员岗位职责。

2加强宣传，切实提高全员档案意识

高校评估工作需要大规模、大范围地抽调档案材料，评估资料的整理也需要学校各个部门、单位每位员工共同参与。在评估的过程中，全校的师生员工充分认识到档案的重要性，增强了对档案工作的重视程度。所以我们要进一步大力宣传高校评估中档案利用成果，表彰评估中档案材料收集齐全、规范的部门和个人，通过网络、校报、信息简报等多种形式宣传档案在高校评估中的重要作用，为提高档案工作在学校管理工作中的地位打下良好的思想基础，大力提高全员档案意识，增强档案工作者的责任感。

3规范管理，完善档案管理工作制度

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。要逐步建立各门类档案立卷归档制度、档案人员岗位职责、档案的保管、借阅制度、各门类文件材料的归档范围和保管期限等，并对各部门的档案管理者提出明确的工作目标和工作要求。学校各部门都要对工作中形成的文件材料进行收集和整理，定期或不定期地移交到学校综合档案室。

通过建立档案管理制度，使学校各部门归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。从制度上保证档案管理的顺利开展。

4加强培训，提高档案管理人员素质

档案工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。加强队伍建设，提高档案管理人员的素质是搞好档案管理工作的基础。因此。必须加大对档案人员的档案业务培训力度，采用多种形式，有计划、有步骤地对他们进行档案专业知识、专业技能的培训，切实提高档案员的业务素质，使其掌握档案管理工作的基本知识和技能，贯彻落实好相关档案规范标准。此外，学校应制定相应的政策和措施，努力为档案人员的学习、工作、生活创造良好条件。使他们更安心于本职工作，提高业务水平，集中精力搞好档案管理和各项服务。

5转变理念，切实加强档案开发利用

高校档案部门在职能上从传统的管理型向服务型转变，围绕高校的教育教学工作，为各级领导科学决策，为高校教学、科研，为广大师生员工提供全面、及时、有效的服务。档案工作者要抓住服务这个根本，不断拓展服务领域。深化服务内容，优化服务方式，增强服务功能，充分发挥档案巨大的社会和经济效益。

依据档案管理规律，档案材料的收集、整理、编目，这一系列工作力求做到统一标准，整齐划一，减少随意性：档案的保存要分门别类，形成体系，案卷的排放位置相对固定，使分散、庞杂的档案资料变得规范有条理，利于检索，为档案的充分利用提供便利条件。

6强化监督，建立档案工作考核机制

把档案工作列入年度目标管理考核体系。考核结果作为评先、奖励的重要依据。高校档案部门平时要按要求对各处(室)、系(部)档案的收集、整理、归档和利用情况进行监督指导，定期进行检查或抽查，并将检查结果作为处(室)、系(部)评先，专兼职档案员职称评定的依据。这样，不仅会引起处(室)、系(部)领导的重视，而且会加强档案管理人员的责任心和工作热情，从而对档案工作的顺利开展起到很好的推动作用。