借助ＥＲＰ的集成平台，完善企业集团内部控制体系

丁传云

摘要：ERP给企业带来了前所未有的会计与业务一体化处理和实时监控的优越性以及管理的自动化和数字化，在提高内部控制效率和效果、降低控制成本等方面起到了积极的作用。企业的运行和管理在一定程度上可以交给ERP系统来进行控制。本文就如何借助ERP的集成平台，完善企业集团内部控制体系这一问题进行了讨论。

关键词：ERP 集成平台 企业集团 内部控制体系

ERP(Enterprise Resource Planning)企业资源计划，即通过对企业的一切可以利用的资源(包括:资金、时间、人员、设备、材料、工具、能力、供应商、协作厂商、分销渠道、最终客户等)进行规划、整合，以达到“人尽其能、物尽其用、财尽其值”的目标。在ERP系统中，信息处理人员直接关注业务实施过程，同步完成业务事件的实时控制和数据记录。在该系统中，信息和业务相结合，以事前预防和事中检查为主、事后分析纠正为辅来控制过程和结果的风险，而不像传统体系结构中，信息和业务相分离，主要通过对信息处理结果的事后纠正来略微减少业务过程风险的间接、被动控制方式。

一、借助ERP集成平台，完善事前、事中、事后控制

内部控制是单位为了保证业务活动的有效进行、保护资产的安全和完整，保证会计资料的真实、合法、完整，由管理层和相关人员制定和实施的政策和程序。是预防、检查和纠正风险程序的集合，也就是事前、事中和事后控制的集合，贯穿于企业经营活动的全过程，主要包括控制环境、会计系统和控制程序三要素。

在传统的内部控制条件下，会计系统与业务系统相分离，会计内部控制系统着重关注了业务信息的可靠性、完整性和最终经营成果的有效性，而对业务操作是否符合规定程序、业务内容是否合法、即时的生产经营行为是否有效所进行的控制，则需要在会计系统以外完成。以内部会计控制为主的内部控制不能与业务信息处理融为一体，呈现的是独立于业务活动、事后分析和检查性特征。传统会计信息系统按天、周乃至月来采集和处理的滞后会计信息，与随时随地都可能进行的实时控制之间，存在着不可调和的矛盾。会计人员既然不能直接关注全部业务过程，进行事前预防和事中控制，对部分实际业务过程也就只能通过事后检查来控制风险。

ERP集成平台将传统的内部控制系统中的业务流程、授权指令、检测控制指标、例外放行确认等以流畅的IT模块组合起来。内部控制的三要素：控制环境、会计系统和控制程序在ERP中得到融合。既实现了业务规则执行和信息采集合二为一的集成，也为事前预防、事中检查和事后分析纠正三种控制的整合提供了可能。

例如企业集团各部门所有成本费用开支，在发生之前就纳入预算管理体系，在发生的当时，费用使用部门、审批、执行与核算等各相关部门的职责权限与流程在系统中得到规范，任何超越权限、突破流程的作业都不可能发生，任何部门或个人的失职在系统中都被实时地记录和反映。这种事前检查和事中控制的功能极大的降低了传统企业中的差错与舞弊可能性。

（一）事前预防

较为全面的ERP系统是全员参与、数量与价值量并存、集中各业务流程的模块集成系统。一般以会计模块为中心、销售订单为龙头，集采购、库存、计划、生产、检验、出货为一体，同步记录各环节持续运作的过程。在有资产数量显示的界面，都可以录入或通过IT技术计算获取单价和金额信息。集团公司上至总经理、下至关键的岗位工人，如有必要都可以成为录入、确认、审核的ERP操作者。

ERP系统事前预防的意义首先在于经济活动未经授权不得发生，比如采购入库须有经审批的采购订单作为上关联，生产指令须经主管确认后仓库才可下推生成投料单等，其次在于在业务活动发生、有关数据进入数据库之前，ERP将自动检查这些数据是否符合IT内控既定的逻辑和控制标准，如是否超量超价采购等，如不符合，业务处理可能被中断，如果让处理继续下去，负责控制的某些人应该得到例外通知。在某些情况下，可能会允许一些人凌驾于控制之上，但任何超越控制的行为应该通知所有有关控制人员。这样一来，只有数据准确、完整、合法，继续处理也符合流程，相关数据才能被加入到数据库中。

（二）事中检查

集成化的ERP，系统在企业集团内部形成了一个全面的网络环境，各种信息可以被有授权的人员方便的得到，为事中实时控制提供了可能。例如，对于销售业务，不管管理人员身处公司何处，只要登陆ERP系统即可获得如客户信用、销售订单、生产完工进度、装运凭单、应收账款（可包含已发货未结算款）等各种需要重点控制的信息，实现对销售业务的全程跟踪，实现事中检查。

（三）事后分析纠正

与传统环境相反，ERP系统更加注重事前的预防和事中的控制，将错误消灭在萌芽状态，其事后纠正的重要性己经弱化，但事后经济分析的功能更加强大。因为在传统环境下，相当一部分控制手段在会计系统以外完成，而会计系统本身为维护账户之间的勾稽关系，以及为分类数据又会进行多次结转，使得线索大量重复、彼此分割。高度集成整合的ERP系统，则为每一笔交易建立了单独的电子线索，环环相扣的连接关系使原始业务的再现更为方便易行。例如，分析超期积压存货，可以从与存货相连接的采购、生产、销售模块获取原始信息进行比对，分析出积压的原因（是原料采购计划超标、生产品质不合格还是客户取消订单等），以落实相关环节的责任，纠正今后的业务活动。

二、借助ERP的集成平台，实现以会计人员为主的会计控制向全员参与的全面控制的转变

传统内部控制系统中，财会部门是主要的内部控制中心。而企业，不只是管理人员的企业，更是全体员工的企业。企业活动需要董事会、管理阶层和普通员工的共同合作和努力，而内部控制更需全员合力、共同参与。因为企业活动通过全体员工的所作所为、一言一行完成，而内部控制则是对企业全部员工划分权责、规范言行的一种管理职能，后者是对前者质量的一种保证。正如想要确保产品质量，需要全程、全员、全面质量管理一样，内部控制也是只有内化到全体员工的所有业务活动中才能发挥最大的纠偏作用。否则，不仅内部控制经营目标和规则目标只能是纸上谈兵、痴人说梦，就连信息目标，甚至会计信息可靠性目标，也将难以保证。

集成化的ERP系统最大好处就在于提供了全员参与内部控制的平台。企业各部门职员通过运用ER阿P来了解业务控制点，参与企业管理，并可提出完善程序的建议。“只认程序，不认关系；只认指令，不认权势。”企业集团就相当于一个“透明的鱼缸”，企业中任何人所做出的任何行为都可以很容易地从系统中被他人所知晓。因此，在实施集成化的ERP的企业集团中只要设计好严格的控制机制，传统道德风险和逆向选择的控制问题就能够得到较好的解决。这样不仅杜绝了“人情风”、“交易风”，同时也可以减轻企业领导的压力，使他们把更多的精力集中到企业集团的决策和制度的制定上来，不断完善企业集团的管理模式，把握企业集团前进的方向。

三、借助ERP的集成平台，构筑良好的信息沟通环境

随着企业规模的扩大，企业管理者往往抱怨自己面临着毫无头绪的多方面困扰:客户服务水平差、生产成本难以控制、库存资金占用多、销售预测能力差、生产部门信息反馈不及时、生产管理水平低等。对大多数存在上述困扰的企业来讲，问题的实质在于，企业的信息缺乏有效集成，导致内部沟通不畅，沟通代价太高。

通过ERP系统为企业构筑良好的信息与沟通平台，便于企业管理者随时掌握企业的运作状况，及时控制企业面临的风险，优化控制。利用ERP环境中各类原始数据及时、完整、全面的优点，企业管理者还可以研究设计各类经济业务分析报表，交由IT人员编制取值，企业管理者不必被动等待各部门的信息反馈，而只要打开并运算ERP经济业务分析报表就可以掌握相应信息，及时做出应对策略。

虽然ERP系统的开发、修改和维护成本较高，且ERP中的IT技术不可能覆盖所有内部控制要点，有些控制功能仍然需要以传统方式在系统外完成，但是，从长远来看，作为一项不断完善的ERP系统工程，其整个生命周期的运行收

益是大于其投资成本和风险成本的。告别传统控制模式，启动ERP企业资源计划是企业持续发展的必然趋势。

参考文献：

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[2]陈宪宇.ERP系统下的企业内部控制风险及防范研究[J].价值工程,2009年04期

[3]赵闽.ERP环境下企业内部控制的实施路径分析[J].长沙铁道学院学报(社会科学版),2008年01期