做“准”、做“细”、做“精”

张南峰

加强现代信息技术的教育应用，提高教育质量，重视学校管理信息系统的建设，实现学校管理科学化、现代化，是现代教育的显著特征。一所学校能否办出品牌，首先须从管理入手，学校后勤管理是学校一切工作的基础。高质量的学校，高素质的人才培养离不开扎实优良的后勤服务。对学校来说，后勤的每一项工作，每一个岗位都是基础工程的一环，有了扎实的基础，实施素质教育才成为可能，才能为创建一流名校提供强有力的后盾。

现代学校的管理服务意识应该渗透到学校管理的每一个细节中。东汉的薛勤说过这样一句话：“一屋不扫，何以扫天下。”蕴涵的管理思想是，要做好大事，必先做好一件件小事。学校管理的智慧往往在于“大事化小”及“小中见大”。管理的精髓就是把复杂的事情简单化，就是做“准”、做“精”和做“细”。搞好后勤工作对学校全面贯彻教育方针，提高教育教学水平，办好学校具有重要意义。因此，运用信息化的手段做“准”、做“精”、做“细”后勤管理是十分必要的。

随着厦门一中高中部的扩建，学校的不断发展和办学条件的根本改善，学校的各种设备越来越多。而厦门一中系省内第一家建立校园网的中学，校园网络的应用和普及，为学校后勤管理信息化提供了条件。学校后勤管理事务繁多，千头万绪，如果不能实施高效的管理，必将影响到学校教育教学的正常开展和学校办学品位的提高。因此，后勤工作实施信息化管理是必然的选择。后勤工作中如何实施信息化管理，以优化学校的后勤工作，成了一个值得研究的课题。厦门一中在后勤管理实践的摸索中，在财务收支管理系统、人事档案、教务学籍、学生管理等信息化平台已趋完善的基础上，在学校网管中心的技术支持下，后勤管理部门还具体从以下细节着手进行尝试探索。

建立固定资产的信息化管理

学校固定资产的管理是学校后勤管理的重要方面。拥有百年历史的厦门一中征用旧校区周边用地总计65000m2的用地建设高中部新校区，并与初中部老校区连成一片。新建建筑面积86500m2，改造旧建筑物8200m2，总建筑面积94700m2，总投资35776万元。骤然增加了庞大的固定资产：数十万册图书，数千台电脑，数百台液晶电视、空调，数十台复印机、打印机、速印机等，但在管理上，学校固定资产管理若还停留在手记帐簿这样原始的管理方法上，显然是行不通的。

后勤管理部门经过多次调研，反复征求意见，首先在校园网主页上建立固定资产电子档案，把学校所有固定资产和易耗品按类别进行编号，录入电子档案，录入时包括固定资产和易耗品的基本信息、存放地点、保管人、使用情况等。要求每位教职员工借用学校的公用财产，大到电脑、数码相机，小到教科书、移动硬盘，都必须利用财产设备的网络信息平台录入，分门别类的建立固定资产清单。既方便当事人随时调阅查询信息，又确保不因财产管理人员的人事变动而影响借用财产信息的准确性。建立当事人、处室学科教研组分保管、学校总保管三级管理制度机制，并对某些特殊贵重设备如摄像机、编辑机等实行按编号建立维修档案，便于维修。每个月所购买的易耗品按部门、按类别进行录入，有利于统计和比较，如有异常，便一目了然，也为便于监督管理提供了依据。

建立网上维修平台

学校后勤管理人员常常接到这样的电话：“我班教室日光灯已坏了几天了，通知总务处还是没来修”，“电脑突然死机，赶快过来修理，不然影响我上课了”等等。后勤管理人员很苦恼，也很困惑，是否已报修，无法证实；何时申报，无法确认；损坏原因，难以查证；维修结果，无从反馈；后勤管理部门与网管中心研究后，设计了既方便教职工实时高效申报零星维修，维修情况反馈统计等信息操作平台，又有利于实施有效监督申报的时间，报修时间精确到分秒，处理状态也一目了然。后勤管理部门要求物业工程人员和电脑维修人员一个工作日内必须四次网上查阅维修申报情况，根据各自职责及时快速便捷地到位维修。同时设立了教职工的评价体系，对工程维修结果点击评价。后勤管理部门随时可调阅当日全校各种类型的维修效率，报修数量，满意度的统计结果等，作为定期量化考核物业公司和电脑维修公司的重要依据。同时也引进了竞争机制，校园内两家物业管理公司，两家网络电脑维修公司在网络维修平台上相互竞争，比优质服务，比服务效率，比节能降耗。

学校后勤实现信息化管理以来，大大提高了部门工作的效率。后勤管理工作奉行的理念是“理性的思路、和谐的激励、刚性的管理、柔情的服务”。以往苦于找不出一条切实可行的途径来进行管理工作，现在校园网所搭建的平台很好地解决了这种困惑。利用学校网络资源，通过校园网进行网上报修，体现了“以人为本”的理念，使管理制度中的刚性和柔性结合起来。后勤管理人员增强了服务意识，突出了服务角色，因而听到的埋怨少了，不用再疲于应付了。以往教师电话或口头报修难免会疏忽或遗忘，对学校正常的教学工作有所影响，现在实现网上报修后，后勤维修工作能够及时处理，通过信息化的管理手段架起了后勤部门与一线教师沟通的桥梁，有利于后勤保障及时到位，提高职能部门工作效率。报修平台不仅是后勤维护工作的原始记载，而且更重要的是通过对报修内容的分类汇总、统计分析，可以发现哪些物品是特别容易损耗，哪些损耗是自然的还是人为的，导致损耗的原因是什么。这对于今后物品的采购和正确使用有着积极的参考价值。

建立网上工资查询平台

近年来，厦门教育进入了新的改革和发展时期。厦门一中在确保教育教学质量不下滑的前提下，发挥优质教育资源的示范和辐射作用，学校规模稳步扩大，在职教职工和离退休教职工近五百人。繁重的财务工作使财务人员长期加班加点，而部分教职工对工资收入、个人所得税缴交及其他收入明细特别关注，经常反复询问财务人员，甚至责怪财务人员，影响财务人员的工作效率和情绪，给本已超负荷工作的财务人员增添许多困难。为解决这个问题，后勤管理部门在网管中心的支持下，自主研发了工资查询软件，同时放在学校网站主页，并为每个教职工设置独立的私秘性强的帐号。本校教师可通过输入用户名和密码查询自己的工资收入及各项代扣款的明细，非本校教师则无此权限。教职工可及时掌握自己收入的相关信息，便于跟工资卡进行核对。这样既方便了教职工，减轻了财务人员无谓的重复性工作，也缓解了同事间的误解，增进了和谐。

胶印复印资料实行网上申报

随着学校班级数的剧增，纸张印刷的需求量也不断增加，年段班级大量的作业练习材料的胶印复印支出，挤占了学校公务费很大的比例，给学校财务增加了负担。同时也会出现有的年段班级因各种原因未把胶印好的材料发放给学生；也有的个别备课组搞题海战术，盲目复印，题型重复，收效甚微，浪费严重且责任不明，后勤管理存在财务支出漏洞。后勤管理部门与教学管理部门研究，在各学科教研组、备课组做了大量调查摸底工作，掌握比较科学准确的数据，测算出胶印平均值，设计了网上申报平台，要求各年段按照所规定的数量对各备课组胶印的教学资料进行合理分配，各学科备课组根据教学需要精选需胶印的资料，经备课组讨论后统一由备课组长网上登记申报复印。各教研组、备课组再也无需费时跑胶印室复印资料，直接在网上申报平台点击相关信息，输入数量、交付时间等，数据自动生成并统计。胶印室工作人员每月要进行一次用纸印数的统计，结合年段班级阶段成绩，作为管理部门量化考核各学科教研组、备课组是否有效教学和是否合理胶印复印资料的依据之一。积极引导各学科教研组、备课组精选题目，优化作业量，减轻学生课业负担。网上申报平台的启用，方便了第一线教师，提高了教育教学效率；营造了节约型的校园，确保纸张印刷量既满足教育教学工作需要，又科学有效地减少不必要的浪费；也形成了监督机制，杜绝了浪费行为，减少了学校公用经费的专项支出。据不完全统计，单此项改进，每月花费在印刷资料的经费可节约1.5万多元，收到良好的经济效益和教学效果。

建立图书馆信息化管理，提高图书的使用效率

校园网络的建立彻底打破了图书馆的围墙，为图书馆的发展打开了一片无限广阔的空间。图书馆积极利用网络的条件实现了文献资源共建与共享的统一。一方面图书馆通过自己的专题网页，及时向师生传递新书、好书信息，读者可以不走进图书馆就能了解到图书馆的动态，以吸引更多读者来利用图书馆的资源。图书馆还充分利用校园网上的短信平台向相关的师生提供个性化的图书推荐服务。例如图书馆的新书中有与中学生心理辅导相关的书籍，图书馆工作人员都会第一时间将这些书目通过短信平台传到学校心理辅导专任教师的短信上，主动向他们推荐图书。每个月图书馆都会将馆藏期刊的篇目信息制作成二次文献上传到网络，方便教师了解新课程动态，开展教育教学的研究。另一方面师生们可以通过图书馆的网上查询平台随时随地查询到图书馆的馆藏信息和个人的借阅情况，甚至足不出户完成图书的网上预约和网上续借服务，这些都极大地提高了图书的利用率。同时学校加快了数字图书馆的建设，建立了APABI电子图书管理平台和CNKI期刊全文数据库平台，师生们可以在自己的电脑前充分享受到更为便捷的电子文献阅读。

事实证明，这几年厦门一中各部门和一线教师对后勤服务保障工作的满意率逐年提高。应该说，后勤管理信息化已经成为学校精细化管理的有力平台。但后勤管理信息化平台的构建是一个浩大的系统工程，任何一所学校都不可能一步到位。随着新的应用需求的不断增加，后勤管理信息平台就可能要补充新模块去满足学校日益增长的应用需求。