浅谈新时期人事档案的管理如何适应科学发展观的要求

周 岩 姚鸿烯

[摘要]加强人事档案管理是深化人事制度改革的必然要求。针对人事档案管理中出现的问题,必须以科学发展观为指导,从改进档案管理方法,提高服务意识,加快档案管理信息化,加强流动人员的跟踪管理,完善档案的结构与内容,建立高素质档案人才队伍等五个方面改进和加强人事档案的管理工作。

[关键词]人事档案档案管理对策

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1671-7597(2009)1110200-02

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况等方面的情况,并按照有关规定和方法组成专卷专册,以个人为单位集中保存以备查考的原始材料,是组织人事部门“历史地、全面地了解一个人的必要手段,是人事工作不可缺少的重要工具”[1]。在人事制度改革不断深入的新形势下,人事档案在人力资源的管理中越来越发挥着不可替代的作用。如何使人事档案管理工作按照科学发展观的要求走上制度化、规范化、科学化轨道,充分体现与时俱进、改革创新的精神和要求,更好地为人事工作和社会主义现代化建设服务,已成为一个崭新的课题。

一、人事档案管理存在的主要问题

近年来,人事档案工作虽然在材料收集、档案整理、规章制度的执行、计算机的开发应用等方面取得了较大进展,但在管理机制、管理方法、队伍建设及现代化科技手段的使用上,与深化人事制度改革的要求相比还有较大差距。主要表现在以下几个方面:

(一)人事档案管理制度建设没有与时俱进

目前,在社会主义市场经济条件下的人事档案管理“计划”色彩浓厚,还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的控制性管理模式,“仍保留着‘政治活动性痕迹,局限于‘管理性的狭小空间”[2]。多年来,我们更多地强调档案内容的保密性,局限于“看堆式”的管理,使档案管理处于封闭状态,缺少应有的生机与活力,忽视了人事档案为社会服务的根本目的,忽视了它的利用性,人事档案管理方法已明显滞后于人事制度改革的进程。

(二)人事档案管理的科学化、信息化程度不高

随着科技手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍应用,信息化的水平在不断提高,但有些先进的技术手段还没有得到充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中得到广泛应用。有的单位只是把个人信息、档案目录输入计算机,资料检索等仍习惯用手工操作,无纸化阅档基本没有实施,降低了工作效率,没有足够的时间和精力开发案卷内在的信息值,这样既不利于提升档案信息化、科学化管理水平,也没有足够的手段和时间开发案卷内在的信息值。

(三)人事档案收集范围无法满足时代需要

目前人事档案材料收集过分“行政”化,形式主义的东西多,实质性内容少,反映“德”的材料比较多,反映个人“能”、“绩”等方面的材料少,多是侧重于收集个人历史材料、政治表现、思想面貌等方面的内容,对个人的评价往往流于格式化和公式化,千人一面,真实性差,无法体现出个人真实的德、能、勤、绩综合素质情况,经常出现以思想觉悟代替能力、以政治表现代替业绩的状况,直接后果是不能充分发挥人事档案的参考与依据作用,用人单位对个人信息的获取不完整、不真实,从而也就不能全面、客观、公正地反映一个人的实际面貌,不能满足社会对人事档案的新需求。

(四)流动人员档案无法实现跟踪管理

一是存在管理盲区。在人才资源配置市场化的情况下,很多单位由于看中人才的工作素质和创新能力,在办理人才引进时都采用重新建档的办法,重新“录用”人才,不再受人事档案的制约。部分单位在招聘人员时,擅自截留所聘人员档案的现象也时有发生,成为新的管理盲区。二是人档脱节。部分流动人员只将人事档案挂留在档案管理部门,人事部门很难进行有效的管理,档案材料更是难以收集。一些求职者因为缺乏“档案意识”,将档案遗弃在人才市场或置自己的人事档案于不顾,造成人档分离,弃档、“死”档和无档现象常有发生。

(五)人事档案管理队伍素质不高

人事档案管理工作不仅是一项致策性很强的工作,而且还是一项专业性、技术性很强的工作。在人事档案管理工作中出现的不少问题往往是由于管理人员缺乏专门业务训练,业务不精,加之人员变换过于频繁,以致没有一支稳定的专业队伍。有的档案管理人员兼职多,没有精力和时间从事管理工作,疲于应付日常事务,更谈不上参加档案业务学习以提高业务素质。因此,现阶段人事档案管理队伍的整体素质尚不能适应人事档案管理信息化、规范化、科学化、现代化的要求。

二、加强人事档案管理的对策

人事档案管理是人事制度改革的重要基础性工作。只有按照科学发展观的要求改革人事档案的管理模式,更新人事档案的内容,赋予人事档案新的面貌,使人事档案管理与人事制度变革趋势相适应,才能将旧有人事档案逐步过渡为新型人才档案,为人才合理有序流动提供服务,为用人单位考核、录用人才提供保障,才能使人事档案焕发新的活力。

(一)坚持“以人为本”,提高服务意识

在人事档案管理中树立以人为本理念,就是要进一步改进档案管理的方法,有新的发展与突破。“人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供”[3]。一方面,人事档案管理要努力克服“政治本位”,以满足档案相对人的需要和促进他们的发展为工作的出发点和落脚点,把人事档案工作从传统的封闭式、守摊式的管理模式中转变过来,积极主动的发挥人事档案信息的作用,做到“死档”活用,使人事档案更好地为发现人才、选拔人才、加速人才培养、合理配置人力资源提供信息支持。另一方面,积极主动拓宽服务领域、提高服务质量。在人事制度改革过程中,根据结构性调整、任用配置等中心任务,积极提供人事档案信息。如在机构人员调整、定岗定员工作中提供人员现状情况、综合信息、统计信息;在进行人员规划和预测时,提供人员预测情况、分析信息等,把对人事档案实体——物的管理与对人的服务统一起来,为培养、开发和选拔人才创造更好的条件。

(二)用现代化手段管理人事档案,加快人事档案信息化建设

人事档案现代化管理涉及方方面面,其中档案管理信息化居于主导和核心地位。档案管理信息化,就是把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。按照国家标准和行业标准,加强人事档案信息系统建设,提高信息化、自动化程度,是推动我国人事档案管理科学化、规范化、现代化的必由之路。随着各项人事制度改革的推进和办公自动化水平的不断提高,科学决策、人才预测、宏观调控、微观管理等工作,将更多地依赖于人事档案管理数据库的建设。把所有能进入信息系统的内容全部输入计算机,运用电子办公软件系统进行自动编目、自动检索、自动统计、档案借阅自动管理,建立人事档案信息数据库等等,不但可以提高工作效率,快速、便捷地查询各类人员的档案信息,制作各类人员登记表、统计表册,还可以对这些信息资料进行快速统计、分析,为人事决策提供方便、系统的服务,使人事档案信息资源得到最大限度开发利用。

(三)改进完善人事档案的结构与内容,做到与时俱进

人事档案在收集鉴别与归档工作中,特别在现阶段要根据人事制度改革和人才信息的需要,重点收集补充反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面的材料。一是建立个人工作业绩档案,及时将个人的工作情况、工作业绩、参与重大活动和项目的表现及成果等业绩资料收入档案;二是突出能力描述。重点收集个人论著论文目录、专业技术水平、资质能力及再教育等个人资料,充分展示人才的动态发展过程;三是要充实考核内容。按照专业人才由行业和市场认定的标准,完善人才社会认可度内容,如实反映人才所处层次和专业水准。在收集补充材料的过程中,既要收集个人成绩、优点方面的材料,也要收集个人缺点、失误乃至违法乱纪方面的材料;既要收集上级对个人的评语、鉴定,也要收集专家的评价和群众的反映。只有这样,人事档案才会“全而实”,而不是“少而空”,才能为用人单位提供参考。

(四)加强流动人员档案的管理力度,建立健全人才流动服务机构

首先应明确人事档案管理是政府的一项行政职能。由于流动人员大部是辞职、辞退、脱离原单位或没有工作单位的人员,具有流动性强的特点,因此,流动人员人事档案应实行社会化管理,管理可由整合后的国家人力资源部门主管的社会化人才档案公共服务设施体系进行。通过在各区域成立人力资源部门所属的人事档案管理中心,形成统一的国家人事档案网,人事档案由该中心统一管理,人事档案在各级人事档案中心流动、转递,个人所在单位负责其在岗期间所形成的人事档案材料,定期交人事档案管理中心归档。这样既可以减少弃档、“死”档和无档现象的出现,又可以实现流动人员人事档案的有序管理和档案资源共享。

(五)注重培训,提高人事档案管理队伍素质

人事档案管理工作是一项政策性、专业性、保密性和服务性很强的工作,必须有一支素质高、业务精、爱岗敬业的人事档案管理队伍。要提高人事档案管理队伍素质,一是抓基础。要精选配强管档人员,选配政治素质好,工作能力强,热心档案工作,熟悉计算机操作的专(兼)职管档人员。要结合目标管理及年度工作考核,定期对管档人员进行考核鉴定。在保持档案管理队伍相对稳定的前提下,对那些考核不称职的要及时进行调整,保证档案管理队伍素质保持在一个较高的水平;二是抓培训。要重视管档人员的岗前培训和在岗培训工作,做到先培训,后上岗。在岗人员要定期进行业务技能培训,鼓励其参加档案系统举办的各类继续教育培训班和学术研讨会,通过加强系统间的业务交流,不断更新知识、拓展视野,提高技能;三是抓教育。要加强管档人员职业道德教育,使管档人员具有不厌其烦、跟“踪”追“迹”的工作作风,善辨真伪、去伪存真的认真态度,默默无闻、甘当螺丝钉的奉献精神;四是从政治上、待遇上关心管档人员的培养和成长。通过这一系列措施从整体上提高人事档案管理队伍的综合素质,从而为人事管理工作提供优质高效的服务,为人事制度改革保驾护航。

综上所述,新时期人事档案管理工作就是要紧紧把握住时代变革的脉搏,以科学发展观为指导,不断运用新技术、新思维来丰富和完善管理服务手段,以发挥人力资源优势、挖掘人才、促进人才的流动为己任,真正实现把我国的人口资源转变为人才资源的目的,为促进经济社会全面发展提供强大的智力支持和动力促进。

参考文献:

[1]王法雄,人事档案管理概论[M].湖北人民出版社,1984,22.

[2]曹红梅,人事档案管理应与时俱进,甘肃科技,2005(12).

[3]张新芳,人事档案工作如何适应人力资源管理的要求[J].兰台世界,2006(12).

作者简介:

周岩(1957-),女,山东省栖霞县人,福建省医学科学研究所副研究馆员。