数字资源长期保存的成本与管理因素分析

曾　怡

〔摘 要〕本文针对数字资源长期保存的两个非技术因素——成本和管理因素，探讨了这两个因素对数字资源长期保存的影响。说明了在数字资源长期保存中需要注意的有关成本和管理方面的一些问题。

〔关键词〕数字资源；长期保存；成本分析；管理

〔中图分类号〕G250.76 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)04-0093-02

The Costs and Management Facter Analysis of Digital Resources PreservationZeng Yi

(School of Computer and Information Science，Southwest University，Chongqing 400715，China)

〔Abstract〕This article discussed the two non-technical factors of the digital resources preservation，that was，cost and management factors，it explained the influence of the the two factors.And Showed that attention should be paid to the costs and management problems in the long-term preservation of digital resources.

〔Key words〕digital resources；long-term preservation；costs analysis；management

伴随数字信息资源呈爆炸性增长，数字信息资源保存与利用问题正成为世界各国数字图书馆发展过程中急需解决的重大课题，已引起国内外图书馆界、档案界的高度重视。这一重要课题的解决，不但对数字图书馆的发展极为重要，同时也是保存人类数字化文化遗产的需要。我国数字信息资源保存研究开始于20世纪90年代后期，经过不到10年的发展，研究成果逐年增多，内容也逐渐丰富。然而长期以来，对数字资源长期保存的技术因素的研究占了很大比重，而忽略了数字资源长期保存的非技术因素，确保数字资源能够顺利长期保存是各方面因素相结合的问题，数字资源长期保存实施目前所遇到的问题不只是技术问题，更多的是非技术性问题，如成本问题、管理问题、法律问题，知识产权问题等等。只有分析并解决这些难题，才可制定出更好的数字资源长期保存的策略。在本文中，主要针对数字资源长期保存的成本和管理因素进行分析。

1 成本分析

对数字资源长期保存的成本进行分析，可以明晰各种费用支出，合理调配各种资源，为寻求降低成本的方法提供一些思路。国外的Testbed项目对数字资源长期保存所涉及的成本问题进行了分析，提出了成本指标，设计了一个有关数字资源保存的成本。在本文中，笔者把它分为2个方面，即数字资源长期保存的固定成本和可变成本，见图1：

1.1 固定成本

固定成本分为以下几个方面：

1.1.1 技术成本主要是技术方面的成本支出

数字资源长期保存中需要投入大量技术性成本。主要包括操作系统、安全管理软件、文档管理软件、新/旧应用软件、显示程序、通信软件、数据库使用许可等费用。这一部分涉及到购买操作系统的问题，同时需要系统保护软件(防止病毒以及未授权的获取等)，也需要具体的软件来获取和存储数字记录。存储系统要提供对存储文档的获取功能，这就要求除了普通的存储软件外，还需要具体的应用软件或显示软件，以使用户能显示或使用存储的记录。另外，每一个进行数字保存的机构，不管其规模大小，都需要文件管理系统(Document Management System，DMS)或文档管理应用软件(Records ManagementApplication)。在准备这些预算时，常被忽视的两个问题是通信软件和网络数据库使用许可费用。

1.1.2 基础设施建设成本主要是指购买数字资源长期保存的硬件时所支付的成本

在某种存储系统中等。物理场所主要包括安放服务器和相关设备的空间、足够的办公室空间、安全防护设施(如防静电地板、防盗装置、空调系统)等。数字保存活动需要在一定的空间场所实施，对环境条件要求较高，这部分开支是必须的。服务器用于数字文档的储存和长期保存的管理，把开发、测试和生产等各种设备分开安装，可以减少风险、提高效率，但相应地会增加成本。长期保存需要配置与文档存储系统同样类型和规模的计算机系统，包括服务器、工作站、储存媒介、备份设施、阅读设备等，用来接收各种各样大小超过几千兆的文档组。系统需要对这些记录进行安全的存储，以便实施长期保存操作、评估保存活动的结果等。同时还需要更多的服务器和存储设备来开发和测试保存方法、评价保存操作结果的软件以及其他的工具。另外，保存系统可能需要一系列不同类型的阅读设备来阅读不同格式的磁带和磁盘。

1.1.3 人员成本指员工的工资及福利

人员是一个很大的成本影响因素，对不同的知识库进行成本分析的结果一致表明，人员成本占总体成本的69%~82%。数字保存的整个过程都离不开人员的参与，不同的工作需要不同的工作人员负责不同的任务。数字保存不仅需要专家，也需要管理人员、信息技术人员、提供服务的人员等。

1.1.4 组织管理成本指数字图书馆日常组织管理费用

如管理人员工资、办公费用等。

2009年4月第29卷第4期现?代?情?报Journal of Modern InformationApr.，2009Vol.29 No.42009年4月第29卷第4期数字资源长期保存的成本与管理因素分析Apr.，2009Vol.29 No.41.2 可变成本

在数字资源长期保存的可变成本上，主要有更新资源成本，这里的资源更新可以包括对软件和硬件的更新，以及对数字资源的更新或者迁移。对于信息的不断更新、迁移等都需要花费很大的费用。从总体来说，目前对数字资源长期保存的方法主要有迁移法和仿真法，两种方法各有优缺点，选择方法时要考虑到实际情况和所花费的成本。

除此之外，还有很多其他因素影响着数字资源长期保存的成本，如：准备工作，数字资源的选择，文档的大小，数字资源更新的时间间隔，文档保真性的要求，人员的培训费用等等，这些都是影响数字资源长期保存成本的因素。

2 管理因素

2.1 人力资源管理问题

应当对数字资源保存所需的工作人员进行合理的人员规划。首先，要在适当的时候为项目各岗位配备适当数量和类型的员工，并赋以不同的工作角色、责任，使其明确与其它工作环节的沟通与协作关系。其次，要明确角色与分工，即通过有效的人力资源管理使参与数字资源保存时的所有成员都有明确的分工，承担具体的工作职责并享有特定的工作权限。这种明确的角色分工方法可以促进员工的工作积极性，加强员工之间的协作与交流。除此之外，还要开展必要的技术培训。数字资源长期保存中的技术选择、系统框架选择等内容是实践长期保存的技术基础。而且这些技术内容在不断发展变化，有时还会引入新的技术和开发方法，所以必须通过技术培训、聘请顾问专家以及增加新的技术人才等方法，确保数字资源长期保存所需的技术支持和保障，保证整个项目的顺利开展。

不过，仍存在很多问题致使人力资源的配置存在实际的困难。例如，在整个数字资源保存的决策过程中，员工的经常替换和员工知识结构缺乏连续性导致长期计划难以实施。另外，员工缺乏足够的技能，迁移周期的难以预测等都使得人力资源需求规划的落实变得更加困难。这些问题都需要在实践中不断地寻求解决的途径。

2.2 责任体系和合作制度

关于数字资源长期保存的责任问题学术界对此看法并不一致，主要有以下几种观点：

(1)认为数字资源的生产者和出版者是责任者，但当出版者无力承担或不愿意保存时，就会导致数字资源的永远消失或不能使用。

(2)认为数字资源需要由有固定和长期收入或资助的机构来承担保存的任务，应该由那些专门的长期保存机构，比如图书馆、情报中心、档案馆来进行实施，IFLA/IPA的联合声明也指出，“出版者应该担负短期保存的责任，长期保存的责任由图书馆承担”。

(3)认为应建立信息呈缴制度，使一个国家生产的数字资源都置于国家的控制之下，任何一家信息生产单位与出版单位都有责任与义务把生产和出版的数字资源上缴给国家数字图书馆，由它们来统一组织与管理这些数字资源。

(4)认为数字资源的广泛传播已超越了国家的界限，应该建立国际机构来承担保存工作，但目前还没有这样一个有稳定收入来源的国际性组织。

在数字信息生命链上任何时候都有可能发生信息丢失现象，因而数字资源长期保存不仅仅是图书馆、档案馆、博物馆等文献机构的责任，内容创造者、出版商等也应当承担相应的责任。数字资源保存必须起始于数字生命周期的最初阶段，图书馆尤其是科学图书馆必须要对科学资源提供长期获取服务，国家图书馆应当担负起建立国家存档库的责任，担负起保存本国数字文化遗产的责任。为了有效实施长期保存，需要数字对象生产者(如科学家)、提供者(如图书馆)、传播者(如出版商、网站)等之间相互合作，需要图书馆之间相互合作，需要国家、国际层面上的合作。欧洲正在实施的DELOS计划从网络环境上支持了这种合作。荷兰国家图书馆正在计划进行国际合作，建立国际出版物的安全区策略。

2.3 安全管理问题

安全管理是指防止数字资源的遗失和篡改等等。鉴于数字信息容易被更新、删除和替换，文件格式和标准太多并且快速改变，因此，必须采取有效的安全管理措施来保证数字资源的完整性和真实性，应该制定安全管理条例，包括人员管理、技术和设备管理、应急措施管理、用户登陆上网权限的设置等内容；对网络中计算机病毒、计算机电源、计算机机房的温度和湿度等需要高度重视，防止计算机病毒、意外停电造成计算机中数据丢失。

3 小 结

总之，数字资源保存面临着许多障碍，在这里笔者只是初步分析了有关数字资源保存中应该注意到的成本和管理的问题，在成本和管理的过程中，某些因素其实难以估算和预料，除了需要我们有更深入的研究和实践经验之外，也需要管理者有善于处理突发事件的能力。而且，数字资源保存中的其它非技术因素还有待于继续探讨和深入的研究。

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