创新高校学生档案管理模式 为就业提供服务

吴 珊

摘要高校学生档案是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。为使学生档案管理跟上时代步伐, 必须进一步改革学生档案管理制度,更好地发挥档案服务人才、服务社会的作用。

关键词学生档案管理问题就业

中图分类号:G647文献标识码:A

高校学生档案是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。随着社会主义市场经济体制的逐步建立,高校大学生就业工作由包分配转变为“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的模式。在目前就业竞争激烈的情况下,高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证,仍然有着难以替代的作用。

1 高校学生档案的内容

大学生档案主要通过以下内容为用人单位提供用人信息和依据:思想状况,包括鉴定、入党材料;个人经历,指履历、自传性材料;学业状况及水平,如各门功课的考试、考察成绩,论文、科研成果,学历学位授予情况;工作能力及身体素质,如总结、鉴定及奖励性材料。

2 高校学生档案管理目前存在的主要问题

(1)高校学生档案内容不全,不能给用人单位反映大学生在校全貌。随着教育体制的改革,高校在专业课程设置、教师配备、学生的素质教育等方面都做了调整,有的还进行了大胆的尝试。与之相适应,也出现了一些新的档案材料。如大学生英语四、六级证书,计算机等级证书,大学生能力、技能竞赛证书,社会实践活动材料等等。然而,不足的是高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔,高校招生录取材料,既不能涵盖学生素质全貌,也不能满足用人单位对毕业生的考察要求,更将当代大学生最富有时代精神风貌的精华部分弃之一边,使不少大学生就业错失良机,实在令人惋惜。

(2)高校学生档案利用滞后,不能为大学生就业及时提供依据。近年来,高校毕业生就业已从计划经济体制下的统包统配模式转变为学生与用人单位“双向选择”进而“自主择业”的就业机制。在大学毕业生与用人单位双向选择的活动过程中,档案材料利用的滞后性已显示不出它的生命力,于是充当媒介与介绍证明作用的大学毕业生档案替代浓缩本——《毕业生推荐表》就成了用人单位“要”与“不要”毕业生的重要依据。由于受旧的归档范围的局限及《推荐表》篇幅的局限。这张《推荐表》囊括的项目仍不尽人意。于是,我们在人才市场上看到,越来越多的大学毕业生们在激烈的人才竞争中,学会了“包 装”自己,多种多样的“自荐信”、“自荐材料”层出不穷,只要能证明自己优势的都不遗余力地装帧成册,极力向用人单位展示自己全方位的形象。不能否认,大学毕业生自我“推销”的方略既是他们的智慧能力所在,也是对我们高校学生档案管理工作及运作方式的挑战。

(3)高校学生档案中的造假现象,严重干扰了大学生就业中的公平竞争机制。当今的人才市场是一个强劲的买方市场,高校毕业生就业形势十分严峻。有的毕业生为在激烈的竞争中取胜,不惜采取涂改成绩、开具假证明等不正当手段以击败对手;也有个别高校为使自己学校的毕业生能顺利就业,窃取 “生源素质好,就业率高”的社会效应与名声,普遍提高毕业生成绩分数、扩大学生干部覆盖面及获奖比例、降低考评标准、撤销学生处分材料、以次充好,以获得短期效应。这种造假现象不仅严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争,也给在校学生带来了消极影响。在现实生活中,由于《推荐表》与档案事实不符,使毕业生在报到后被辞退的现象屡见不鲜。即便那些造假成功,顺利就业的毕业生,因其素质低下、基本功不扎实,持续发展的后劲不足,加之侥幸心理难以自察,最终难免被“大浪淘沙”。

(4)高校学生档案管理方式落后,影响了大学生就业。近年来,不少用人单位陆续走进高校,举办供需见面双向选择活动以招募人才。这种方式通常由高校就业主管部门牵头,先介绍毕业生情况,而后由用人单位看档案材料,再确定面洽人选。因此,我们的媒介是否能提供详实、全面的学生档案就显得至关重要。由于不少高校仍沿袭旧的运作方式,学生进校后其档案不建档就束之高阁,在校期间产生的档案材料散放在各系办公室乃至个人手中,毕业生离校时再集中归档。这样杂乱无序的管理难免出差错。待到用人单位上门查阅参考时,却到处难觅“芳踪”,甚至时过境迁,回忆不出材料哪里去了。在关键时刻不能提供大学生档案材料,严重影响了毕业生就业。再加上高校学生档案材料递增量大、存放时间短、流动快、就业趋向广、投寄单位多等特点,现有的管理方式和手段与现代化的高等教育的快速发展相比,已经越来越不适应。

3 创新高校学生档案管理模式,适应大学生就业

(1)完善毕业生档案信息的收集。毕业生档案材料的收集归档,除了收集学籍管理方面的材料外,还应该着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等方面的材料。作为学生档案信息的管理部门,必须和教学管理、学籍管理等部门建立联系,及时向有关部门收集新形成的学生人事档案材料。学生档案管理部门,应全面掌握形成学生人事档案材料的程序,积极主动地去收集全面完整的档案材料,与相关处(室)进行沟通,宣传档案材料的特点和要求,确保学生档案材料规范优质。

(2)加强对高校学生档案信息资源的开发利用,实现大学生档案管理的信息化。高校档案管理信息化,是大学生档案管理的紧迫任务,这对大学生培养,对提高教育教学质量,对提高大学生管理工作的效率,都能起到推动作用。加强高校学生档案的信息化建设,科学系统地分析研究和利用学生档案资源,可以更好地发挥档案的作用,为用人单位提供最快捷、最准确的毕业生档案信息,为解决学校“ 出口”难问题提供更准确的资料。为此,首先要重视基础工作,抓好数据库建设,做好数据的采集、录入、审核、修改和补充等工作,保证数据的真实完整。同时注意电子档案与原始档案要相互结合,互相补充。

(3)确保高校学生档案的真实性。在一个法制健全的社会中,诚信是一种无形资产,诚信是脸面,更是脊梁。大学生档案是靠当事人自己的言行建立起来的,其中有些档案材料学生本人必须实事求是提供,使其更具真实性,更具说服力。一份完整的学生档案不单纯是学生受教育的情况,还应包括学生个人的信贷消费、有无犯罪记录和参加社会公益活动的记录等内容,是对学生成长历程真实完整的记录。原始的学生档案材料是具有法律效力的,可以为当事人出具合法的第三方证明。为维护高等学校及其毕业生合法权利,打击不法分子伪造和买卖学历证书的行径,应根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》,将普通高校、成人高等教育和高等教育自学考试的毕业生文凭和毕业生照片、身份证号码一同注册上网,进入全国高等教育学历证书电子档案数据库,用人单位只需将学生电子注册号输入,就可在网上查实,既方便快捷,更可以从根本上治理假文凭市场。

(4)研发和使用毕业生档案数据库及管理系统,适应大学生就业。随着数字校园的建设和现代管理手段在高校部门间的大量使用,作为学校公共信息服务体系之一的档案部门,应该从原来单一的档案室发展成为综合性的档案管理部门。特别是在学生档案信息的收集、传播和使用方面,结合高校自身的办学特色,依靠计算机专业人员,研发软、硬件环境较为完善的档案数据库,实现从学生的学籍管理、社会实践、就业意向、特长爱好等信息方面进行科学建档,并建立与之相配套的检索工具和管理系统。在特定的权限范围内,还应实现网络信息的沟通和使用,更便捷、更有效地服务于毕业生,服务于社会,促进高校毕业生就业率的提高。同时也能使学校的档案体系为学生的就业、创业提供科学的、规范的、全方位服务的管理体系。

综上所述,毕业生档案为毕业生就业工作提供服务,是当前高校档案建设现代化发展过程中的一项新任务,必须对其有一个明确的认识。