高校学生档案管理中存在的问题及对策探讨

吴登国 张 杰

摘要 高校学生档案管理工作是一个完整体系,然而如果要把这项工作开展顺利,仅仅依靠高校学生档案管理工作人员的努力还是远远不能胜任的,所以必须得到学校各方面的大力帮助与配合,在思想上要重视,在制度上要进行落实,在工作上要规范,负责任地做好学生档案管理工作,充分发挥其在毕业生就业选拔中的价值。本文阐释了高校学生档案管理工作的意义,理性反思了目前高校学生档案管理中存在的问题,并针对这些问题提出了完善对策。

关键词 高校学生档案 档案管理 问题 对策

中图分类号:G64 文献标识码:A

高校学生档案管理是高校档案管理的重要组成部分之一,高校档案管理内容庞杂,体系繁琐、项目多元。该项工作不仅对于高校评估具有不可估量的价值,而且关系到高校学生的切身利益。高校教学院(系)的辅导员和教务管理人员分别承担着学生学籍的管理工作。全面提高高校学生档案管理工作,不仅是新形势下高校自身发展的内在需求,也是高校档案管理工作自身建设的客观需要,高校档案工作是一门管理科学,要努力实行档案管理的科学化、标准化、规范化和信息化。

1 高校学生档案管理工作的意义

随着高等教育大众化趋势的来临,各高校在招生规模上连年上涨,因此学生人数急剧增加,另外一方面由于教学管理人员资源的短缺,在有的高校,一个辅导员往往管理着好几个年级,所管理的学生人数经常达到两三百人,如果仅依靠大脑记忆是不可能准确掌握学生详细情况、做好学生日常管理与服务工作的。因此,高校学生管理工作必须重视学生档案的积累,管理好学生档案,充分依靠学生的档案来搞好学生管理工作。

(1)高校学生档案在学生思想政治工作中具有不可估量的价值。首先,在进行学生思想政治教育工作时,教学管理人员可以通过学生的档案了解学生的实际情况,从而进行有针对性的思想教育工作,这是学生工作取得有效成果的保证。也是教学管理人员获得学生信息的最便捷、最迅速的方式。尤其是电子信息档案的建立,进一步提高了档案利用的效率。其次,高校学生档案的建立,对充分调动学生的积极性,培养学生的竞争意识,激励学生奋发向上,不断进取。档案是学生学业的记载,是成长历程的见证,也是毕业选择工作的重要依据。所以用优秀的成绩来书写自己的大学人生,充实自己的个人档案,起到了良好的促进作用,对学生整体素质提高有一个保障。

(2)服务高校发展需要。高校的正常发展离不开档案材料积累和档案工作的发展,高校学生档案工作又是档案工作中的重要组成部分,其对学校发展所提供的借鉴和指导意义是不可估量的。对于高校来说,从学生档案中也能够发现高校教育教学中存在的问题,找到解决问题的方法,从而推动学校的教育教学改革,全面提升高校教育教学质量,科学设置适应社会需要的专业。此外,学生档案为高校教学质量评估提供重要书面资料,评估材料的准备过程,实际上就是学生和教学档案的整理和归档过程。高校学生档案的科学性、完整性、系统性,直接影响到教学质量评估的结果。教学评估指标体系中的44个观测点中与教学档案密切相关的有37个,如教学管理、教学条件与利用、教学质量监控、专业建设与教学改革、以及重中之重的师资队伍建设等;另外,教学文件和资料、教学质量管理资料、教师考核工作资料、学生学习活动记录,可以为评估提供比较完整和真实的信息和数据。因此,在高校扩大招生规模和大学生就业日益市场化的今天,高校学生档案建设理应得到充分的重视。完整和系统的学生档案反映了学生生活的全貌,是学生工作的存在形式和具体内容,能够为学校的日常管理提供凭证和参考作用。

(3)加强高校学生档案管理有利于用人单位选择优秀高校毕业生。在双向选择的今天,用人单位选聘人才的标准就是优秀的学业、扎实的知识功底和良好的思想品德。用人单位希望从学校更多的了解应聘学生的真实表现和真实能力,以帮助他们在众多的毕业生中选择适合岗位优秀的高校毕业生。高校学生档案正好满足了这种要求,能快捷、全面地帮助他们从知识、能力和素质等方面了解学生,以便他们能够录用到业务水平强、政治觉悟高、思想品德好、发展潜力大的优秀大学毕业生。

2 目前高校学生档案管理中存在问题

(1)高校学生档案管理职责主体界定不清。一般来说在高校涉及到管理学生档案的部门主要涉及到学校档案管理机构和学生所在院校教学管理部门。在实践中,高校学生管理机构及院系档案管理人员对收集归档的范围不太清楚,从而使档案管理工作出现失误。有的院系教学管理人员认为教学档案的收集归档应该是学校档案部门的职责,院系没有必要做重复工作,很容易出现档案丢失或重复管理的情况。再者在档案管制中也缺乏相应的奖惩机制,因为没有相应的高校学生档案管理的奖惩策略,档案管理工作人员对档案的管理、归集更加具有随意性。

(2)高校学生档案管理意识不强。高校学生档案是学校档案的一个有机组成部分,但是,部分高校往往只重视教学档案和其它档案的管理归集工作,而对于高校学生档案管理工作的重要性则没有给予足够的重视,没有将高校学生档案管理工作提到议事日程。有的高校学生档案管理工作人员认为这项工作技术性不强,只是简单的收集、整理、装订、填写、归档而已,这就直接造成了工作中的懒惰和怠慢情绪。

(3)缺乏必要的审查监督机制。高校学生档案管理工作要和其他工作一样,有安排,有计划,有贯彻,有检查和督促才能把这项工作做好。对高校学生档案造假,无论多与少,都直接影响了档案的客观性,不真实的档案也就没有了作为参考和依据的价值。由于现实社会情况的复杂性,社会不正之风的影响或者是由于工作中出现的马虎,高校学生档案造假情况时有发生。为了不影响毕业生的考研究生、考公务员和就业,在校期间的不及格科目和处分经常不填进档案,甚至私造奖励内容,人才招聘会上同一班级出现多名班长和团支书的现象时有发生。这种情况不但使用人单位对高校学生档案的真实性产生怀疑,而且也使真实高校学生档案的利用率受到一定程度的影响,用人单位对高校学生档案的认可度以及毕业生的诚信度也随之滑坡。如学生在毕业时要填写的高等院校毕业生就业推荐表,其中有各个科目成绩,有鉴定,有组织评语等等,很多时候学校、院系的鉴定意见并非来自学校或者学院的职能部门的管理人员,而是学生们相互之间互相签署鉴定意见。所有这些问题都是因为缺少相应的监督制约机制。

3 新形势下高校学生档案管理工作的对策构建

(1)高校学生档案建设过程中要重视工作人员素质的提高。高校学生档案管理人员素质直接关系到高校学生档案管理工作质量。面对当前高校学生档案管理人员兼职多、人员变更、队伍薄弱的现状,笔者认为应当从以下几个方面进行努力:首先,要提高高校学生档案管理人员的政治素质。思想政治素质是指对政治和政策的掌握水平。只有具备良好的政治素质,才能正确地认清形势,抓住问题的本质,高校学生档案管理工作者担负着学生学籍的管理,这是一项服务性的管理工作,这就要求学籍档案管理人员要有较高的政治思想觉悟,加强自身素质修养,立足平凡岗位,踏实工作,坚持原则,对工作专心投入。其次,档案管理工作者要解放思想、更新观念,从封闭的教学档案管理机制中摆脱出来。要特别重视加强各教学院和教学管理单位的档案管理队伍建设,实现教学档案良性管理,推进本科教学管理水平的提高,同时做好迎接本科教学工作水平评估的各项准备工作。再次,具备过硬的业务素质和良好的专业技术能力。高校学生档案管理能够为学生提供充足的信息和快捷的查询手段。在计算机信息技术快速发展的时代,高校学生档案管理工作人员应该掌握计算机技术知识,熟练操作计算机档案管理软件。随着计算机系统的逐步更新和数据源日益增多,高校档案管理工作人员应该能够熟练地掌握计算机操作,提高利用计算机软件为高校学生档案管理服务工作技能和应用能力。

(2) 进一步加强档案管理的宣传教育,提高高校学生档案管理工作人员的意识。高校学生档案管理意识的高低直接关系到档案工作的水平。高校学生档案管理工作人员首先要从思想上充分认识到高校学生档案管理工作的价值,加强宣传教育,强化师生的档案管理观念。 高校可采用多元的方法在教职员工中广泛宣传 《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规,宣传归档要求及规范档案管理的重要性,使学校各个部门、各院系以及档案管理相关工作人员积极配合学生档案管理工作的进行,形成人人都来关心和支持高校学生档案管理工作的积极态势。

(3)加强高校学生档案管理的信息化、网络化。随着信息网络技术的日益深化,高校学生档案管理工作信息化、网络化格局已逐步形成,高校学生档案管理工作也应该不断适应科技快速发展的趋势,提高现代化管理水平。随着计算机技术在各个领域中的广泛运用,高校在新生录取、学生毕业等多个环节逐步实现信息化和网络化,这为电子档案的形成和推广奠定了基础。电子档案的归集与管理已成未来高校学生档案管理的主要方法。要充分利用以电子计算机为核心的现代技术手段,有计划、有步骤地把高校学生档案分类归档,实现高校学生档案的网络化管理。利用成熟的计算机信息技术,将高校学生档案文件中的文本、照片、录音、录像和艺术作品等进行信息化处理,制成高校学生电子档案,建立高校学生档案信息数据库,实现档案信息存储的电子化和检索的网络化,这是高校学生档案管理工作的发展趋势。因此,高校必须建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。

参考文献

[1] 刘立宁.如何提高高校档案工作者的素质[J].档案管理,2005(6).

[2] 周芳莉.高校学生档案管理问题与对策[J].成都大学学报(社科版),2005(5).

[3] 孙小玲.坚持以人为本做好高校档案工作[J].档案与建设,2005(8).

[4] 郭莉.高校学生档案管理的几点思考[J].中国成人教育,2005(7).

[5] 徐晓冬,柳海莲.浅谈如何加强学生档案管理[J].佳木斯大学学报,2006(1).

[6] 仝晓慧.谈高校学生档案工作[J].雁北师范学院学报,2005(4).