会计电算化研究

臧瑞英

摘 要:主要论述了会计电算化在现代财务管理应用中出现的问题,针对财会专业人员运用软件的能力欠缺、管理能力薄弱、会计制度落后、发展的局限性以及存在的安全隐患等问题,采取有力措施。在实施会计电算化的过程中,初始化的工作尤为关键,初始化不恰当所导致的后果会在今后的具体工作中逐渐地显现出来。初始化的工作较复杂,单位的财务人员应与软件公司的项目实施人员交流协作,充分发挥电算化的特点,注意实施的关键点,避免一些常犯的错误,高质量地完成初始化工作,起到事半功倍的作用。

关键词:会计电算化;问题;对策

中图分类号:F230文献标识码:A文章编号:16723198(2009)22019901お

1 目前会计电算化应用中存在的问题

1.1 财会专业人员运用软件能力欠缺

在手工会计核算形式下,从原始凭证的分析处理开始,一直到财务报表的生成和财务报表的分析,都由财务会计人员完成。在电算化会计方式下,只是原始凭证的分析和输入由会计人员直接处理,会计报表的生成以及一部分财务数据的分析都由计算机自动生成。财会人员的工作显得较机械、简单,没有将财务管理的作用发挥出来。其中存在的问题是对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,导致系统不能正常运行。

1.2 注重账务处理,忽视管理功能

在项目的具体实施工作之前,单位的会计电算化实施项目的主管人员应该与电算化软件公司的实施人员做好沟通、协商的工作,会计电算化的运用和发展可以极大地发挥计算机的计算功能,将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来。单位的会计主管人员对于本单位的会计管理工作比较熟悉,清楚实施会计电算化项目要实现哪些功能,达到何种管理的目的。但是,处于项目实施阶段时,单位的会计主管人员对于电算化软件如何实现某项具体的功能,如何才能达到自己需要的管理目标,还处于摸索的阶段。软件公司的项目实施人员对于自己公司的软件的具体功能,功能之间的细小的差别设置了如指掌。但是,对于实施单位的具体业务却不太熟悉,不清楚实施单位需要实现哪些具体的管理目标,哪些功能对单位的会计核算重要,哪些功能对该单位的会计核算无足轻重,单位要实现功能是否具备了客观的条件。然而,我国实行会计电算化的单位中却存在只注重账务处理,忽视管理功能的现象。财务软件在单位运用中财务分析、成本核算等管理模块基本不用,失去会计电算化减轻会计人员的繁重工作,充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。

1.3 会计制度的修改落后于会计电算化的发展

现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的,应用会计电算化后,从记账方法、账务处理程序到会计工作的组织、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法等都发生了变化,因此必须根据会计电算化的特点,对财务会计制度做出相应的修改,单位只加强了软件的运用,忽略了会计制度的建设。

1.4 会计软件发展的局限性

由于财务软件的开发未能实行统一的标准,再加之单位使用的财务软件是各自向软件开发商购买的,甚至有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色,结果使会计电算化所用财务软件比较混乱,就是同一行业的不同单位使用的财务软件也不尽相同。不同的财务软件的数据接口、使用方法的不一样,导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。

1.5 会计电算化系统存在安全隐患

随着网络经济时代的到来,在给企业带来无限商机的同时,也给企业带来隐患,会计电算化系统下,会计信息通在传输过程就可能出现安全问题。此外,由于会计数据主要是保存在计算机的磁盘或U盘,一旦磁介质受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,势必严重地影响到单位的会计工作。

2 针对会计电算化存在的问题提出的对策

2.1 加强会计人才的培训,适应会计电算化的要求

会计电算化要求财务人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。会计电算化的发展为会计人员将其精力主要投向财务会计管理工作,以降低成本和风险,提高资金使用效益提供了充分的条件。因此在会计电算化进程中,应注意培养“会计-计算机-管理”型的复合型人才,以促进会计电算化的正常发展。

2.2 加强会计软件向财务管理方面过渡

现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡,但要真正充分发挥会计电算化的优势,为单位管理服

务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加

具有管理型功能的模块。在研制会计电算化系统时,加强对手工系统的研究与分析,将手工电算化结合起来,找到最佳的人机结合方式,即以最小的成本,重新确定业务的处理流程。

2.3 完善制度,规范管理

依据会计电算化的特点,制订岗位责任管理、操作管理、维护管理、机房管理、档案管理、财务管理和计算机病毒的防治等制度,成立专家小组,具体包括:委托方、软件设计人员、会计师、系统使用者、信息安全工程师等组成,为全面开展工作做好准备。落实任务,明确基本事项,确定具体要完成的工作。提出具体要求,包括:明确给出系统的规模、系统应能完成哪些工作、系统工作的步骤和方法、新系统应达到何种质量水平以及具体的质量控制指标、计划进度等。收集、整理数据资料,包括:会计业务分工、业务量、业务处理方法、各类报表、输出结果的时间、数据储存要求等。

2.4 建立统一的会计电算化协议

会计主管部门提供一个适合大多数单位情况的会计电算化协议,各单位遵照执行,使各单位有共同的工作方式。建立统一通用的财务软件协议,使得会计电算化系统有一个标准的对内对外接口。即使不同系统下的数据也可以直接使用,这样可降低对操作员的要求,也可最大限度地实现系统与系统之间的数据共享。

2.5 加强风险控制,保证信息安全

实现会计电算化,必然解决信息安全问题。由于电子数据高度集中,高度依赖电脑,且受电脑病毒入侵、人为操作失误、机器故障、非法毁损等因素影响,数据很容易被破坏,因此,会计电算化必然加强信息安全管理,一方面制定各种严格的管理制度,加强风险控制,加强管理;另一方面加强对员工的信息安全教育,严禁未经受权人员上机操作;不能连接与业务无关的终端,禁止与互连网连接;采用先进的加密技术,安装“防火墙”,严防电脑病毒入侵,防止人为非法破坏数据。实践证明,严格、有效的管理制度是信息安全的最好保障。总之,会计电算化的初始工作是一项技术性较强的,涉及方面较广泛的,内容较复杂的工作。只有在会计电算化的初始工作中注意上面所提到的问题,高质量地完成初始化工作,才能避免在今后的工作中走不必要的弯路,才能最大地发挥软件的功能。

参考文献

[1]@胡世强.现代财务总监[M].成都:西南财经大学出版社,2005.

[2]@毛一梅,谷坚.新编会计电算化[M].上海:中国立信出版社,2005.