以Ｄｉｇｉｂｏｏｋ电子相册软件为例探索照片档案归档方法

江仙菊

摘要：数字照片可通过存储介质和网络进行传播移动，可反复拷贝，不受地域限制，获取速度快，给利用者提供了极大便利，数字照片档案得到社会越来越多的利用。当前的照片档案主要由纸质照片档案和数字（电子）照片档案构成，传统的照片档案归档方法已不适应现代的照片档案归档方法。当前社会对数字照片与纸质照片二者结合的归档工作存在许多问题，为使更多的照片档案能够被归档，提供给社会利用，本文探索提出一套具有实际可行性、工作效率较高的现代照片档案归档方法。

关键词：数字照片；纸质照片；档案归档

中图分类号：G276 文献标志码：A文章编号：1002—2589（2009）08—0060—04

随着经济社会的发展，数字照片拍摄成本低廉，传统的胶卷成像拍摄逐渐被数码拍摄所代替。同时，数字照片可通过存储介质和网络进行传播移动，可反复拷贝，不受地域限制，获取速度快，给利用者提供了极大便利，数字照片档案得到社会越来越多的利用。当前的照片档案主要由纸质照片档案和数字（电子）照片档案构成，传统的照片档案由纸质照片与底片构成，传统照片档案归档时可实现底片与纸质照片合二为一同步归档，现代照片档案归档时由于数字照片以数字形式存放于电脑硬盘、光盘、U盘等存储介质中，无法与纸质照片同步归档，纸质照片与数字照片二者的归档关系是既独立又相互关联，因此传统的照片档案归档方法已不适应现代的照片档案归档方法。当前社会对数字照片与纸质照片二者结合的归档工作存在许多问题，影响了数字照片档案的服务利用。为使更多的照片档案能够被归档，提供给社会利用，需要建立一套以数字化服务利用为宗旨，具有实际可行性、省时、又省力的照片档案归档方法。

本文提出的照片档案归档方法基本思路是：借助Digibook电子相册软件对数字照片进行归档，根据照片档案归档工作中存在的问题，应用一些方法技巧，灵活工作做法，有序开展工作，先归档电子照片再归档纸质照片，使照片档案归档工作省时、省力、高效，还可实现照片档案的数字化查询利用。

一、照片档案归档工作中存在的问题

1.电子照片档案广泛存在于许多部门。随着经济和科学技术的快速发展，数码相机的销售价格越来越低廉，操作简单，许多部门甚至科、室都配置有数码相机，电子照片档案广泛存在于许多部门，导致某些电子照片档案被遗漏收集归档。

2.部门人员对电子照片的管理具有主观随意性。由于部门人员对电子照片档案的管理具有个人主观随意性，电子照片档案的分类与存放路径比较零乱，给电子照片档案的查找带来不便。

3.电子照片档案存在安全隐患问题。由于电子照片的数字化特点，电子照片可存放于电脑，不占空间，利用方便，部门有关人员大都不会主动将电子照片档案移交归档。电子照片档案长期存放于部门电脑中，如果电脑与因特网联接，很容易被病毒侵害，使电子照片档案染上病毒，并传播给其它电脑上的文件，造成不良后果。电子照片档案长期未移交归档，也可能造成电子照片的内容说明不准确问题。

4.归档方法落后，工作效率低下问题。目前，许多档案人员对照片档案的归档仍然沿袭传统照片档案归档做法，纸质照片冲印出来后才对照片进行文字说明，照片文字说明内容和照片档案目录几乎都是采用手写方式进行，照片档案无法做到数字化查询利用。归档工作比较机械，一般都是独立进行，没有充分考虑纸质照片与数字照片之间，文字说明与照片目录之间等工作内容上的共性开展工作，只有充分利用工作上的共性和关联关系开展工作，才能有效提高工作效率。

二、采用Digibook电子相册软件的目的

本文所说的Digibook电子相册软件是福建省档案干部培训中心提供的照片档案管理软件之一，用Digibook相册软件制作的电子相册与实物相册外观、功能作用保持一致，都是一张照片对应一个文字说明，有如纸质相册电子版，而且功能操作简单，易学易用，占用内储小，能被大多数人掌握和使用。Digibook电子相册软件的应用对照片档案的归档工作和归档效率具有很大作用。

三、照片档案归档应用的主要方法和技巧

1．建立规范化的电子照片档案专门文件夹的管理方法和技巧。由于部门对电子照片档案的管理存在主观随意性，不利于查找和收集归档，因此，要建立规范化的专门文件夹管理电子照片档案。即：对经常有电子照片档案的部门，档案人员要求部门建立“需归档照片”文件夹，在“需归档照片”下建立以年度命名的文件夹，及时将电子照片档案存入对应年度的文件夹中，并对每组活动照片建立体现活动基本内容（时间、事由、地点、拍摄者）的文件夹进行管理。例如：某单位工会组织举办了 2007年庆祝“五一”劳动节举行乒乓球比赛活动，工会有关人员先找到“需归档照片/2007年”文件夹，在“2007年”文件夹下建立名为“20070430庆祝“五一”劳动节在省体育中心举办乒乓球比赛活动——李小明”的文件夹，再将该组比赛活动的电子照片粘贴在文件夹下。若部门要保留一份电子照片档案方便查找利用，则要将电子照片档案另外备份存放于其他文件夹。

2．简化照片档案文字说明的工作方法。简化照片档案文字说明的工作方法，一方面，使部门有关人员不用花费太多时间做照片档案归档工作，从而会比较积极地按照档案人员提出的工作方法做好照片档案工作。另一方面，简化后的照片档案文字说明还是能够把归档的基本内容体现出来，档案人员可以对照片档案文字说明内容进行完整填写、规范归档。具体做法：一是对同一活动的照片（即一组照片）进行文字说明时，只需对第一张照片的事由、时间、地点、人物、拍摄者进行说明，其它照片则填写文字说明的不同点（一般是人物或地点不一致）。二是只选取照片中的重要人物或关键人物进行文字说明。三是对选取的外单位人物要进行具体说明，包括职务、姓名、所处位置等进行说明，对选取的本单位人物可不必作说明，或只说明姓名即可，档案人员一般都能查知该人物的具体情况。四是对同一组照片中重复出现的人物不必重复做出详细说明。

3．Digibook电子相册的设置方法。由于电子照片档案归档是通过Digibook电子相册来实现，为使电子相册中照片档案反映的活动内容与纸质相册一致，就要对电子相册进行设置。纸质相册一张页面装3张，一册大约装入照片84张，因此建议电子相册按如下设置：页面设3，页数设28；页数设置不能超出太多，否则可能会导致纸质相册装册太厚甚至无法装入那么多照片必须分册。如果出现最后一组活动照片不能导入电子相册情况，视超出照片多少，增加或减少电子相册页数设定，使该组活动照片不分册归档；为方便查看文字说明内容，相册文本设小五宋体，相册标题（相当于电子相册案卷题名）设四号宋体；为方便照片的查找，相册标题应与照片张号的编号方法相对应，如按“全宗——保管期限（永久、长期、短期）——册号（——年度）（年度是可选项）”格式设置。

4．电子与纸质照片结合为一体的照片档案目录的制作方法和技巧。照片档案目录的制作格式如下表所示：

该表的制作方法与技巧体现为：一是照片编号采用完整的照片编号方法。为减少工作量，电子相册内的照片编号采用简化编号法，只体现张号与组联符号，完整的照片编号在照片档案目录中体现，格式为：全宗号-期限-册号-开始张号/结束张号-组联符号。二是照片档案目录中的内容可复制粘贴获得。照片档案目录中的内容可通过电子照片文字说明文档中的文字说明获得，把每一组照片的第一张文字说明复制到标题栏内，根据文字说明反映的信息内容可将表格填写完整。三是把“电子照片档案目录”放进表格中。目的是为了能够执行标题行重复的操作命令，使上面两行作为一个标题行自动重复出现在后面页的表格中，使每页表头不需再录入。为了使标题行中的表格线（虚线）不打印出来，可将表格中的框线设置为“空白”。标题行重复的做法是：选定表头两行，再执行“表格”中的“标题行重复”命令。四是增加了电子照片编号栏。增加电子照片编号不仅使纸质照片与电子照片实现了互查询功能，而且照片档案目录不必做两套，节省了照片档案归档工作量，简化了照片档案的管理。五是照片档案目录集中管理。可将同一全宗的所有电子相册的照片档案目录（表格）都集中在同一个文件中，使照片档案实现数字化查询利用。

四、电子照片档案归档的辅助措施

1．加强收集，制作工作方法模板指导部门照片档案工作。

档案人员要加强照片档案的管理、归档等工作方法指导，将照片档案归档中涉及的工作方法制成书面模板发放给各部门，使部门有关人员做好协助归档的有关工作。档案人员还要定期到各部门收集照片档案，使部门照片档案得到及时归档，减少照片档案感染电脑病毒的几率，提高照片档案的归档质量。

2．加强联系，及时收集重大活动照片档案。档案人员要经常与照片档案多的部门保持联系，了解单位重要活动动态，提醒部门有关人员及时做好照片档案归档的有关工作，及时到部门中收集重要活动照片档案，使重要活动照片档案能够及时得到收集和归档。

五、电子照片档案的归档做法

照片档案的归档工作要根据现实情况采取不同归档做法，才有利于提高工作效率。

1．档案人员归档法。即档案人员负责照片档案的收集、整理和集中归档，部门协助归档做法，具体步骤是：

1）收集。档案人员到部门电脑中找到“需归档照片”文件夹，将该文件夹下所有文件夹剪切，粘贴到U盘或移动硬盘中，使“需归档照片”文件夹为空，避免以后重复收集。2）归档整理。对每一组电子照片进行删减整理，将需归档的照片保留下来。3）分类存放。事先建立与照片档案分类相对应的文件夹存放电子相册软件和电子照片文件夹，再将每一组电子照片档案分类存放到相应文件夹下。对照片档案多的单位，照片档案建议按“全宗—保管期限—年度—问题”分类，建立“永久照片”、“长期照片”文件夹，并下设“xxxx年/问题1、问题2、问题3”等文件夹管理照片档案，形成的文件夹如下所示：

D:永久照片/xxxx年度/问题1/20080102、20080202、20080312等，问题2/…，问题3/…

D:长期照片/xxxx年度/问题1/20080203、200800802、20081211等，问题2/…，问题3/…

建立“电子相册”文件夹，下设“照片-永久- x册-年度”和 “照片-长期- x册-年度”文件夹，用于存放电子照片档案有关文件，如Digibook电子相册软件文件、照片档案目录文件和电子照片文字说明文件，“x册”也可表示多册，如“1、2、3册”。

对照片档案少的单位，建议照片档案省去“问题”分类，在 “xxxx年”文件夹下直接存放照片档案；建立“照片-永久-x册”和“照片-长期-x册”文件夹存放Digibook电子相册软件和其它电子照片档案文件，每册可以存放多年度的照片档案，对存放有多年度照片档案的电子相册，还要对每个年度建立对应年度的标签，以利于照片的查询利用。4）导入电子相册，并进行顺序整理。档案人员将分类目录下的照片档案按时间先后顺序导入到相应电子相册软件中，并对每一组的照片进行检查，调整照片顺序，确保归档照片的排列规范化。5）完整编写照片文字说明。根据照片文件夹名中体现的内容信息，对电子相册内的照片文字说明内容进行完整填写，对需要部门补充说明的照片在文字说明第一行照片编号旁录入部门简字作标记，如“办”“机”、“工”等字样代表办公室、机关党委、工会部门，然后找机会请相关部门人员补充完整。步骤2与步骤3可以不分时间先后进行。

有些照片档案少的部门可能没有建立专门文件夹规范管理照片档案，档案人员在收集这些部门照片时，要向部门有关人员询问照片档案的基本内容，录入到相应文件夹名称中。

2．部门预归档法。即部门有关人员完成部门照片档案的粗整理和预归档后移交档案人员再分类归档做法，具体步骤是：

1）粗归档整理。部门有关人员要先删除一些不归档照片，对照片进行一定的粗归档整理，避免不归档照片太多增加编写文字说明的工作量。精细的归档整理由档案人员来把握。2）安装电子相册软件并进行设置。档案人员到部门安装Digibook电子相册软件，对新建的电子相册按上述设置方法进行设置。3）导入电子相册，简化编写文字说明。将每组电子照片档案直接导入电子相册，按上述方法简化编写照片文字说明。4）移交档案室。Digibook电子相册软件文件中有一个专门存放照片与文字说明文件的文件夹，档案人员只要将该文件夹复制到U盘或移动硬盘中，并将该文件夹重命名，把关键词体现其中，如“外事-相册软件”。5）分类存放。档案人员对该“外事-相册软件”文件夹中的照片与文字说明文件按详细列表查看，根据文字说明文件与照片名的前缀相同这一共性，可对同一时间的照片和文字说明文件进行分离，建立以时间命名的文件夹进行管理，如在“外事-相册软件”下建立“20070430”、“20070516”等文件夹管理照片与文字说明文件，再将各拆分出来的文件夹直接导入到相应类别、相应位置的电子相册中，或汇总归入存放所有照片档案的文件夹下。6）归档整理。对每一组电子照片档案进行归档与不归档照片整理。7）导入电子相册，并进行顺序整理。方法与上相同。8）完整编写照片文字说明。方法与上相同。

对只涉及本单位人员的照片档案，部门已将活动的基本信息体现于文件夹名称中，档案人员已经能对大部分的照片档案进行完整说明，这类照片档案的归档适用由业务熟练的档案人员统一集中归档。对涉及外单位人员比较多的照片档案，档案人员无法根据照片基本的活动信息对大部分的照片作出完整说明，需要部门有关人员帮忙归档，这类照片档案适用部门预归档法。部门预归档法得以有效实施的关键在于Digibook电子相册软件的应用，部门有关人员可以灵活掌握工作时间填写照片文字说明，使有外单位人员参与的活动照片档案能得到及时预归档，防止时间久了某些照片档案的内容说明不准确问题。因此，对照片档案大部分只涉及本单位人员的部门，以及照片档案少的部门，可适用第一种做法。对照片档案大部分涉及外单位人员的部门，适用第二种方法。对照片档案涉及本单位人员与外单位人员都具有一定数量的部门，可兼顾两种做法。

六、纸质照片档案的归档做法

1.纸质照片的形成与装册。电子照片档案归档工作基本完成后，档案人员可利用已归档的电子照片冲印成纸质照片，具体做法是：将D：/电子相册/照片-永久（或长期）- x册-年度/Digibook/date下存放照片与文字说明的文件夹（以下简称文件夹1）进行复制，粘贴到某个路径下，再对文件夹1进行重整理，删除一些重复照片和不太重要照片，只保留归档所必须的、最少的电子照片，然后把这些精简过的照片冲印成纸质照片，最后依据电子相册中照片顺序将纸质照片装入相册。

2.纸质照片文字说明的形成和照片内容的数字化查询利用。纸质文字说明的形成步骤：一是建立word格式的纸质照片文字说明文档。二是插入文字说明文本文件。由于文件夹1中照片与文字说明文本文件的前缀名相同，只是后缀有区别，因此，在文字说明文档中可根据照片前缀名插入对应的文字说明文本文件，没有对应照片的文本文件不插入，说明该电子照片已被删除。同时，在插入每一册文字说明文本文件前，要先录入一行电子相册的标题，体现该册照片档案的全宗、保管期限、册号（及年度）等内容。三是文档格式设置。为使制作的文字说明与纸质相册中的文字说明卡片宽度相同，要对文字说明文档进行页面边距、纸型设置和分栏格式设置。例如页面设置为：上1，下1.28，左1.5，右1.5，纸型为A4。分栏格式设置为4栏。四是对文字说明进行顺序整理。按文字说明上的照片编号顺序调整文字说明。五是建立电子照片文字说明文档（将用于对每一张电子照片内容的数字化查询利用）。做法是：将纸质照片文字说明文档重复制，另存为“电子照片文字说明”，再将没有对应照片的文字说明文件插入到文档中，按照片编号顺序排列文字说明。六是对纸质照片文字说明文档中的文字说明从1起编流水号。七是制作文字说明卡片。将纸质照片文字说明文档中的文字说明用较厚的名片纸打印，裁剪成文字说明卡片。八是文字说明卡片装册。将文字说明卡片按编号顺序插入相册，对文字说明卡片过长的，可将超长部分置于照片下面，使照片档案美观。以后年度要制作纸质照片文字说明卡片时，可直接打开“纸质照片文字说明”文件，在文档尾按上述方法插入新的文字说明文本文件。

照片文字说明文档的建立将所有相册内照片对应的文字说明内容都集中在一个文档中，实现了对所有单张照片内容的数字化查询利用。如果需要更方便地查询，也可将该文件转化成Excel格式文件导入到档案管理软件中，档案管理软件比word格式文件的查询功能要强大得多。

3．照片档案目录的制作。按上述照片档案目录的制作格式和方法制作照片档案目录，将对应的照片档案目录打印出来，粘贴到相册中。同时将本年度所归档的照片档案目录打印存档。

以上照片档案的归档做法与传统方法相比具有以下几个独特优势：一是建立了电子照片文字说明和照片档案目录文件，可实现照片档案的数字化查询利用。二是电子照片的文字说明用电脑录入，使组内照片的文字说明相同内容可通过复制获得。三是电子与纸质照片档案中的文字说明只需录入一次。四是电子与纸质照片档案目录只需制作一份，并可实现互查。四是电子与纸质照片档案具有同一性（只有照片张号存在差异）。

参考文献：

[1]陈永成.专门档案管理[M].福州：海峡文艺出版社，2003.

[2]陈永成.档案人员岗位基础知识[M].福州：海峡文艺出版社，2003.

Exploreing the photograph file pigeonhole method with the Digibook electronicsphoto album software

JIANG Xian-ju

(Fujian social science academy,Fuzhou 350001)

Abstract: Numerical photograph can the one who pass save to lie the quality and networks to carry on the dissemination ambulation, can copy again and again, be free from the region restrict, obtain the speed quickly, give make use of provide biggest convenient, the numerical photograph file gets social more and more exploitationses.The current photograph file mainly is constitute by the paper qualityphotograph file and numeral( electronics) photograph file, the traditional photograph file returns back to file the method already unwell should the modern photograph file return back to file the method.The current social logarithmsword photograph and the paper quality photograph two combine of return back to file many problems of the work existence, for make more photograph file can drive return back to file, provide to make use of for society, this text investigates to put forward a set of have the higher and modern photograph file of actual possibility, work efficiency to return back to file the method.

Key words: Numerical photograph;paper photograph; file pigeonhole

（责任编辑/石银）