新形势下医院档案工作的问题与对策

王秀兰 关 巍 冯志红

随着医疗卫生体制改革的逐步深化和信息技术越来越广泛地应用于医院的各项工作,医院工作的领域和方式发生了重大变化。由于种种原因,医院的档案工作却并没有跟上医院发展的步伐,出现了不少问题和困难。在新形势下,查找问题,探讨对策,对做好医院档案工作会有裨益。

一、医院档案管理的问题

(一)重医疗轻档案。一是不少领域干部档案意识淡薄,认为档案工作是档案工作人员的事情,不重视档案工作,甚至认为可有可无,进而对加强档案工作有利的事情不支持、不赞同;二是中层管理干部和一般职工对档案的价值和重要性认识不够,认为档案工作与自己无关,从而对开展的档案工作不理解、不配合。在一些医院里提升全员档案意识和各科配合档案工作,仍然有许多的事情要做。

(二)重载体轻利用。这是医院档案管理的一种通病。档案收集、整理好了就沉睡在档案室里,无人问津。这样许多有价值的资料被埋没,许多重要的信息资源没有被开发利用。档案载体是“死的”,但通过编研等方式的开发利用,档案载体的信息内容却变成了“活的”。

“活的”档案才能真正体现档案工作的意义,体现档案工作为临床服务、为医院建设发展服务的宗旨。

(三)重经验轻法规。医院档案管理因为岗位人员流动性大,专业人员少,医院领域和工作人为了便于工作一般仅注重经验的传承,对相关法规的学习和贯彻不重视,致使医院档案工作总在旧模式、旧传统下运转,管理缺乏创新,工作没有动力,时常出现有法不依,甚至违反档案法规的事情。

(四)重人员轻素质。医院从事档案工作的人员不少,但兼职多专职少,年老多年轻少,非专业人员多专业人员少,人员流动多固定少,由此导致了档案从业人员素质普遍较低,使档案工作缺乏主动性而处于被动应付状态。另外,档案工作人员待遇偏低,外出业务学习培训和学术交流的机会很少,使其业务素质难以提升,工作比较消沉,最终导致档案工作远远落后于医院发展。

(五)重交接轻参与。《医药卫生档案管理暂行办法》第13条、第14条规定,医院的档案工作要与医院和各项工作紧密结合,实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,应该同时布置、检查、总结、验收档案工作;对科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目进行鉴定、验收时必须有档案部门参加。有关业务主管部门应该会同档案部门,对应该归档的文件材料进行检查,并签署意见。未经档案部门检查或经检查没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目,不能通过鉴定、验收,科研成果不予上报。目前的现状是医院档案工作与医院的各项工作是脱节的,只重视资料放载体的交接,档案工作人员只能被动的接受资料,并未参与(有些医院是不允许)项目的鉴定、验收。医院各科室和个人在从事各种职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,因为无有效的督促而出现个人据为己有的现象,以至有些宝贵的资料无法归档、丢失。

(六)重现状轻投入。医院领导和档案工作人员大多只重现状的维持而不重工作的提高,导致硬件和软件建设越来越不适应医院档案管理的要求。具体表现在档案专用设施和防护设备简陋,办公条件差,库房不足,无档案专项经费等,特别是不注重人员专业技能培训和素质的提高,使档案管理的现代化、数字化和规范化水平大大低于医院发展的整体水平,影响了医院档案、工作的功能和作用。

(七)重病历轻其他。病历不仅是医疗、科研、教学的依据和素材,而且在刑事和民事诉讼、基本医疗和商业保险、伤情和伤残鉴定等方面具有重要的作用,其利用价值是显而易见的,因此医院一般在人员、场地和经费等方面对病历管理给予足够的保障和重视。由于文书、科研、基建、设备、会计、人事档案的价值具有延时性和隐蔽性,一般不被看重,其管理和利用已经跟不上医院的发展和时代的要求。

二、解决现存问题的对策

(一)领导重视。在目前公立医院体制下,领导的重视和支持是做医院档案工作的关键。

(二)依法治档。法治社会在档案管理上的要求是依法治档。为了加强档案工作,提高档案科学管理水平,充分发挥档案的作用,国家制定并实施了《档案法》、《档案法实施办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《会计档案管理办法趴《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》等法规,因此医院七类档案管理完全有法可依。医院严格依法开展档案工作,同时,卫生和档案行政管理部门要从严进行执法监督,那医院依法治档水平会逐步提高,档案工作也将走向规范化和科学化。

(三)主动服务。档案工作可以默默无闻,却不能默默无为,档案管理人员必须提高认识,树立正确的价值观。档案管理人员必须变被动应付为主动服务,既要积极争取领导的重视和支持,又要主动为医院和职工特别是临床工作人员服好务。要积极主动争取将医院档案室建成为信息处理和利用中心,开展档案咨询,为领导决策服务,为医院的医疗、教学、科研服务。另外,还要主动与上级档案部门沟通联系,实现信息不同程度的共享,最大限度地方便职工查询有关的资料信息。

(四)提高素质。医院档案工作起决定作用的是人,特别是具有高素质的档案管理专业人员。这里高素质指的是熟悉掌握档案业务知识技能,了解医疗专业知识,通晓信息技术应用及档案管理。提高档案工作人员的整体素质,是做好医院档案工作的重要方面。为此,既要吸纳、引进高素质复合型的档案管理人才,又要重视档案工作人员的在职教育,着力抓好业务知识技能培训,鼓励在职自学和经验交流等形式的继续教育,不断提高其专业知识技术和管理水平。

(五)综合管理。医院七大类档案一般分别归所在科室管理,互不隶属,单独自成体系,未形成集中统一的管理格局,即使成立了综合档案室的一些三级医院,病历、人事、财务等种类档案也并未实质上进行集中统一管理,造成了医院人、财、物的浪费,不利于档案的开发利用和档案事业的发展。实行综合管理既可避免上述弊病,又能充分发挥档案的整合效能,其在结构形式上,要求医院成立综合的档案管理机构,将七大类档案集中统一管理,病历档案也不能例外;在实质内容上以研发利用档案信息资源为目标,逐步实现档案、信息和资料的一体化综合服务,使各类档案情报信息互为补充,构成医院情报信息的完整系统,从而更好地为医院建设和发展服务。□

(编辑/李舶)