浅谈医院科研档案的管理与利用

摘要：一套完整规范的医学科研档案既可以随时为研究者提供科研进展状况，又是科研管理规范化、科学化、信息化的一个重要标志。文章认为，要针对科研活动和科研档案形成的特点，在科研活动进行和科研档案形成过程中采取适当的管理措施，加以有效控制。

关键词：医院科研档案管理；科研进展；科研档案形成

中图分类号：G643文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）14-0090-02

医院科研档案是在科学研究活动中所形成的应当归档并具有保存价值的科研文件材料，是医院综合档案的重要组成部分。它在一定程度上反映了医院的医疗水平。为确保科研档案的质量和提高档案利用率，档案管理人员要切实转变管理理念，结合科研档案特点，有针对性地采取管理措施。

一、创新管理理念

要进一步解放思想，更新观念，努力培养档案管理现代化的管理理念与意识，充分发挥现代科技在档案管理中的作用，使科研档案工作在理论、制度和科技手段上创新，从而使档案工作与时俱进。树立科研档案利用的创新意识，充分发挥档案作用，实现档案自身价值，做好科研档案信息资源的开发、编研工作，为广大科研人员开展医学研究提供最新的科研信息资料，避免不必要的人、财、物的浪费，减少研究过程中的迂回和重复；另一方面，通过对科研档案的综合和归纳，为医院的决策群体提供决策依据，在制定科研投入、医院资源搭配实施必要的倾斜和扶持时做出合理与正确的决断；再有面向社会公众提供最新的反映医院医疗、科研活动的宝贵信息。特别是医疗科研成果，可以为疾病的防治提供依据；部分发病机制研究的成果，可以为疾病的诊断、治疗提供依据；直接使患者受益，充分体现档案信息的社会效益和经济效益。

二、集中统一管理

档案集中统一管理是档案工作发展的必然趋势，也是最基本的要求。《科学技术档案工作条例》中规定：“各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求”。因此，必须统一思想、统一组织领导，运用行政手段和法律手段对档案进行集中统一管理。各种档案材料由档案部门集中管理，不能由承办科室和个人保管，更不能据为己有。只有将档案实行集中管理，规范管理制度，建立科学的管理方法，才能保证科研档案的完整、安全，才能使科研档案得到更好的

开发利用。

三、全过程跟踪管理

根据医院科研档案工作的特点，在遵照医疗科技档案规范管理原则的基础上，从以下四方面抓科研档案质量：

1．立项指导。临床科研人员往往对档案收集的程序不熟悉，在科研立项时，由科教科的一名兼职档案员根据科研设计的内容，将科研项目的归档内容和要求书面告知项目负责人，并对其进行指导。将应归档的内容、形成材料的要求，形成书面要求分发各项目组，并指定一名兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的收集。

2．中期检查。在科研项目开展过程中，科教科的兼职档案员要及时了解和掌握科研项目进展的动态，针对开展项目的每一阶段应形成的原始材料进行检查，发现问题及时纠正，确保研究活动中原始材料形成的真实性和准确性。

3．参与验收。在科研课题结题验收前，项目负责人要将该项目的全部文件材料送科教科审核，科教科的兼职档案员应检查研究实施的原始资料、实验记载形成及管理情况、验收研究材料形成的质量，对档案不符合要求的科研项目不予结题验收。

4．审核鉴定。医院综合档案室档案员要对研究项目形成材料实行全程跟踪，确保材料的齐全、完整，保证科研档案的质量。科研项目结题后，科教科的兼职档案员将档案移交到医院综合档案室，由医院专职档案员按照科研档案的归档要求对项目的档案材料进行审核鉴定后，集中归档到医院综合档案室。各项目组课题申请上级验收、鉴定、申报科研成果都可以按规定程序向医院综合档案室借阅项目档案。

四、运用现代化管理手段

医院科研档案工作的根本目的是满足医务人员对档案利用的需要。对于现代医院科研档案来说，由于档案数量多，内容复杂，随着历史延续，档案数量也在不断增加，同时档案的载体、记录方式也出现多样化的趋势，从而产生了档案数量庞大与利用档案时特有的利用与需求之间的矛盾。解决这一矛盾的主要途径是改进档案存储和检索方式，采取电子文档、照片、病理切片标本等多种形式的存储，并利用计算机等工具，提供高质量、高效率的科研档案检索，提高科研档案的管理水平，做好服务工作，充分利用科研档案资源，更好地满足医院科研事业

日益发展的需要。

五、开发利用创新

档案的收集、保管以及所有技术支持都是为了档案信息资源的开发利用。利用创新是提高医学科研档案信息资源为科研服务、为医疗事业发展服务的重要手段，也是科研档案管理的目的。利用创新主要有两个方面，一是利用平台的创新。除了传统的文件查阅、复印外，可将科研项目档案首页的医学科学研究档案归档说明书内容逐项输入计算机，建立形式多样的档案数据库，借助计算机进行排序、索引、检索，提供形式多样的查询方式，满足不同的检索需求。另外还可利用医院内部局域网构建档案信息管理网页，实现远程检索、浏览、下载和传输。二是利用方式的创新。利用上述数据库对科研档案信息进行加工提炼，编辑各种形式的参考资料；根据科研档案的内在价值，编研医学科技发展的趋势和研究动态，为项目查新服务；利用科研成果资料，制作多媒体演示系统，为教学服务；举办成果介绍会、展览会，推广新技术、新方法，指导临床工作和促成成果技术转让；制作多媒体或网页，宣传科研新成果，树立良好的社会形象，提升医院竞争实力等。在提供检索性、介绍性、汇编性档案参考材料的基础上，开发系统性、综合性、专题性的科研档案信息材料，提高档案利用效率，发挥档案在科研活动中的作用。

参考文献

[1]陈作明．科学技术档案管理学Ⅱ[M]．北京：档案出版社，l989．

[2]刘燕清．医学科研档案管理存在的问题与对策[J]．现代医院，2005，5(1).

[3]蔡月仙，姚锡镇．浅谈科研档案的管理创新[J]．科技管理研，2003，(6).

作者简介：黄静虹（1975- ），女（壮族），广西钦州人，广东省茂名市人民医院助理馆员，研究方向：档案管理。